Tras unos meses de espera, bienvenidos de nuevo a la guía de logística básica.
Vamos a por ello y a por el almacén, eso que todas las empresas tienen pero no se atreven a enseñar.
¿Qué es un almacén?
Podemos definir un almacén, como un espacio físico o virtual, por qué también se puede almacenar información, donde se acumulan de manera ordenada productos y mercancías, en espera de ser seleccionadas para su envío o utilización y que necesita una gestión del almacén estructurada.
Un almacén es un espacio necesario que cumple una función de localización y acumulación de mercancías en favor de poder servirlas a los clientes o a fábrica, evitando esperas gracias a la disposición de stocks, en los mismos. Cumplen una función de aprovisionamiento, que ya hemos visto, proporcionando seguridad gracias a la rápida disposición de stock.
Los almacenes tienen su parte positiva, que acabo de describirte, pero también su parte negativa y esta es la relacionada con los costes que generan. La mercancía almacenada no genera valor ninguno, por el contrario genera gastos de almacenaje y perdidas por daños, caducidad u obsolescencia y gestión de medios, personal e instalaciones.
¿Qué sentido tiene un almacén?
El echo de que no es posible definir exactamente la demanda del mercado o de la cadena de producción, ni tampoco librarse de los efectos colaterales del sector en el que trabajemos, obliga a mantener una determinada cantidad de mercancía almacenada para evitar fallos de suministro.
En muchas ocasiones, el aprovisionamiento de materia prima u otros tipos de mercancía suele hacerse aprovechando las ventajas de comprar volúmenes grandes, lo que obliga a almacenar en grandes cantidades.
En definitiva, el almacén y el almacenaje son necesarios pero a la vez no deseables, lo ideal es fabricar y vender sin tener que almacenar, pero eso es otro cantar.
Qué tipos de almacenes podemos encontrar
Los almacenes son tan variados como variada es la mercancía a almacenar.
Pero entre los más numerosos podemos encontrar:
- Materias primas: En los primeros eslabones de la cadena de producción, madera, fundición, arenas, etc..
- Materias semi elaboradas: el paso intermedio, bobinas de acero, sacos de plástico, etc.
- Producto terminado: los más conocidos y numerosos.
- Almacenes logísticos, reguladores, del transporte, de distribución.
- De diseño convencional: con estanterías y muelles.
- Automáticos: con la gestión de las mercancías automatizada.
- Y muchos más... (te toca a ti buscarlos).
Stocks
En los almacenes se trabaja con Stocks.
Los stocks, representan las cantidades de mercancía que tenemos disponible en cada momento. Imagina que Pascual, jefe de almacén de Sartenes SA. tiene un almacén donde va posicionando las cajas de sartenes que le llegan de fábrica, además tiene almacenado un cargamento de mangos para sartenes que su jefe compró muy barato, un cargamento de tornillos y otro cargamento de planchas de acero en bruto para hacer sartenes (estamos viendo lo que se explica al principio del post ¿qué sentido tiene almacenar?).
En el caso de Pascual, ¿cuál será su stock?
Como puedes ver en el gráfico, el stock es la cantidad de mercancía de cada clase, referencia o tipo que tenemos disponible, tanto en el almacén como fuera de el, puede ser que en fábrica también haya stock disponible. Tal y como hace Pascual, antes de enfadarse y hacer que el teléfono eche chispas, comprueba que hay existencias de manera feaciente y además tiene en cuenta lo que no está en el almacén.
¿Cómo se realiza la gestión del almacén?
Hay una serie de cosas que es imprescindible que conozcas antes de ponernos con la gestión del almacén:
- Siempre hay que dar de alta un producto, cuando llega al almacén.
- Siempre hay que dar de baja un producto, cuando sale del almacén, si no, nunca sabremos lo que tenemos.
- Siempre hay que advertir o introducir en el sistema, cualquier cambio de ubicación o incidencia con la mercancía.
- Las estanterías están para almacenar y el suelo para andar y no al revés, lo que se deja en el suelo depositado se olvida, rompe y pierde.
- La mercancía siempre bien embalada y mejor etiquetada, si a un golpe de vista puedes saber qué es y cuánto hay, todo será más fácil.
- Los inventarios están bien, pero mejor está advertir cuando se está acabando un producto.
- Todas las empresas tienen un sistema de almacenamiento, es necesario conocerlo y seguir sus instrucciones.
- La comunicación con el resto de departamentos es la base de la coordinación, sin coordinación el almacén se convierte en el depósito de todos.
- Un almacén limpio y ordenado es una almacén, lo demás no son almacenes son acumuladores de trastos.
- Un almacén se respeta, no se ignora o se deja como la última instalación que no merece nada. Una empresa que cuida el almacén es una empresa coherente.
Ahora que ya sabemos que hacer y como tratar la gestión del almacén y su mercancía, vamos a gestionar.
La gestión de stocks tiene como objetivo controlar, contabilizar y optimizar el movimiento de mercancías de un almacén.
Pascual, hace algunos años, le restaba importancia al tema de contabilizar las entradas y salidas de mercancía, muchas veces llegaban a sus instalaciones el producto terminado de fábrica y se limitaba a colocarlo donde tenia sitio, también se le olvidaba apuntar cuantas cajas entraban de cada referencia y conforme le llegaban los pedidos iba preparándolos hasta que se daba cuenta de que ya no le quedaban más cajas. Eran tiempos de crisis y había poca faena, así que Pascual capeaba el temporal, hasta que los pedidos regresaron y entonces nuestro amigo entro en pánico, cuando se dio cuenta de que no tenía ni idea de cuanta mercancía tenía, mientras producción, sus clientes, la dirección y los comerciales le apretaban por todos lados, pobre Pascual, si hubiera contabilizado las entradas y salidas, si hubiera posicionado de manera ordenada y atendiendo a unos critérios la mercancía, si hubiese llevado un control diario y mediante un Excel de su actividad, ahora no tendría que quedarse durante una semana hasta las 12 de la noche haciendo inventario. Se entiende verdad...
Ahora que ya sabemos lo que es la gestión de stocks y para que sirve, ¿Cómo se hace?
Pascual hizo un curso de Excel aplicado a la gestión de stocks y gestión del almacén y se ha convertido en un verdadero fiera de la gestión. Ciertamente esta es una herramienta muy común que requiere un cierto entrenamiento, pero que funciona de maravilla. Sus posibilidades de adaptación y configuración dependen de las manos que lo gestionen, así que la formación en Excel y el el paquete Office en general es la que marca la diferencia, ya sabes lo próximo que tienes que estudiar.
Por otro lado encontramos el apoyo informático, programas específicos como los SGA, ERP, SAP, etc. son herramientas que pueden integrar la función de gestión de stocks y la gestión del almacén, entre otras muchas, son sistemas imprescindibles en empresas donde se manejen miles de referencias o empresas con esta concepción informatizada de la gestión.
Como ves el almacén y la gestión del almacén van de la mano. Si tenemos un almacén, hay que gestionarlo, tanto a nivel gestión de stocks, como a nivel de gestión de las actividades, personas y recursos adscritos al mismos, es una tarea complicada pero necesaria, si quieres hacer mejoras es imprescindible que contemples todo este conjunto de factores, ya que están todos inter-relacionados, al igual que la cadena logística, como vimos y la relación entre los departamentos de las empresas, aquí te lo explico.
Nos volvemos a ver en la próxima entrega.
¡Gracias por seguirme y si te ha gustado compártelo y que ayude a cuantos más mejor!
Jose Carlos Gisbert
Director y formador en FPL Logística.com