Gestión del almacén: vamos a planificar y mejorar, para luego comprobar los resultados.
En el anterior post sobre gestión del almacén y la implicación de los responsables, quedó claro el importante papel que juega esta figura y el hecho de que, en muchas ocasiones, el responsable de un almacén prioriza las tareas sobre la gestión, es más importante, en ocasiones, completar las operaciones diarias, que el almacén funcione y los pedidos salgan, sobre la gestión del stock y su influencia sobre los costes. La gestión del almacén implica el punto de vista operacional y el control técnico de las cifras que arroja.
En este post sobre la gestión del almacén, vamos a ver la planificación de las operaciones, entre otras cosas muy útiles.
Manutención y manipulación del almacén y las mercancías.
Las operaciones que se realizan dentro de un almacén, son procesos que requieren de tiempo, recursos y esfuerzo, es decir que se alimentan de los recursos disponibles. Si estos recursos no son suficientes o no están bien equilibrados , las operaciones se van a desvirtuar, encontrándonos con un takt time excesivamente largo, desviaciones en el control de stocks, daños en las mercancías o problemas de índole laboral con los trabajadores.
Para que nuestros recursos estén equilibrados, tendremos que observar y controlar cómo se realizan las distintas operaciones y cómo se maneja el personal con ellas. Atendiendo a las siguientes recomendaciones:
- En la gestión del almacén, tareas como la carga/descarga de mercancías, ubicación, picking y sus indicadores, consolidación/des-consolidación, y la manipulación manual o mecánica en general, deben ser un punto de atención constante. El deterioro de las mercancías debido al trabajo en malas condiciones, los tiempos excesivos en la preparación de pedidos o los re-trabajos serán nuestros objetivos a mejorar.
- La plantilla debe responder al las exigencias del trabajo con capacidad de adaptación y flexibilidad. Lo ideal es que todos los trabajadores sepan hacer de manera correcta, todas las operaciones, de manera que la reducción de personal por cualquier motivo no sea un impedimento para mantener la normalidad. Una buena opción es formar a los empleados y estandarizar los procesos de manera que si contratamos personal, la curva de aprendizaje se acorte lo máximo posible.
- Si de la gestión del stock hablamos, te remito al primer post de esta serie, aquí. En la gestión del stock intervienen las personas, que realizando su actividad de manera estandarizada y continuada contribuyen a disminuir el error y a facilitar que la diferencia entre el stock físico y el teórico sea mínima.
Planificación en la gestión del almacén.
Hablar de gestión del almacén es hablar de gestión de stocks y esta, no se puede concebir sin una buena previsión de la demanda.
Por lo tanto, una de las primeras operaciones que debemos planificar es la de gestionar los stocks según la previsión que tengamos o que nos hayan pasado, junto a la previsión de la demanda deberíamos poder comprobar con el área de producción el cumplimiento de dicha previsión para no encontrarnos con sorpresas y ver posibles incidencias que puedan afectar a la logística.
En torno a la demanda, hay que mirar hacia la variabilidad de la misma, seguro que te has oido hablar del famoso efecto látigo o "bullwhip effect" en la cadena de suministros, también podemos hablar de la estacionalidad de nuestros productos o de las campañas y nuestra incapacidad para prever el comportamiento del cliente. Todo ello me hace reflexionar sobre un indicador: los picos en demanda. Es posible que podamos prever la demanda de una manera general o que tengamos claro que si somos estacionales debemos ser consecuentes con ello. Hasta donde podemos controlar y anticipar podemos plantear soluciones, pero que pasa con lo que no podemos controlar, con lo que aparece de repente como un Tsunami.
La pregunta es: ¿está nuestra organización preparada para absorber estas contingencias? dentro de la planificación de las operaciones debemos reservar un espacio para ello, si o si, podemos llamarlo plan de choque, plan "b" o como quieras, pero tener claro lo que tenemos que hacer en estos caso ayuda bastante a capear el temporal y a alcanzar un nivel en el que el ruido externo no nos afecte. .
Por otro lado, y en el día a día, debemos tener claros cuales son nuestros sistemas de trabajo y cual es el flow de mercancías: habitual, concreto y excepcional; todo ello para planificar las operaciones en función de estos parámetros: sistemas de trabajo, flujo de mercancías y recursos disponibles. Estos parámetros serán afectados por la variabilidad de la demanda y las circunstancias internas o externas de la empresa.
Todo ello con el sentido o enfoque de una planificación que lleve a un flujo continuo vs picos en operaciones, ergonomía y economía en la manutención, estandarización de procesos y disminución de los costes de movimiento y almacenaje.Este sería el enfoque.
Como hemos visto en el post anterior (), la herramienta de implementación y control es el responsable del almacén y su equipo. Todo pasa por segmentar sus funciones y administrar la dedicación a cada una de ellas. Cuanto mas motivado esté el equipo y más estandarizadas las tareas, menos recursos y tiempo tendrán que ser invertidos, lo que llevará a una gestión del almacén más competitiva y eficaz.
Indicadores
Existen indicadores para todos los gustos, enfoque u objetivos, pero sin duda me quedo con el indicador del nivel de servicio, este indicador en si, está formado o es el resultado de otro indicadores relacionados con nuestra capacidad para entregar al cliente su pedido en las condiciones pactadas o asumidas y a que además, el cliente repita y lo haga con confianza. Es necesario que revisemos las incidencias, reclamaciones, devoluciones y demás sucesos, de manera global y particular; particular, para poder dar solución al problema concreto de un cliente en concreto y global para controlar y monitorizar el estado del nivel de servicio que ofrecemos, poder localizar fallos concretos o fallos que afectan procesos, familias de productos, zonas de envío, proveedores, distribución, embalajes, calidad de producto, atención al cliente, etc.
Espero que este análisis de la gestión del almacén y de la gestión logística, en estos tres artículos haya sido de tu interés.
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Director de FPL Logística
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