Durante las últimas semanas no consigo que los días tengan tantas horas como necesito para gestionar de forma adecuada mis proyectos profesionales, estoy metido en una boragine diaria de reuniones, correos, llamadas, presupuestos, objetivos , clientes, formaciones y continuos viajes, ha llegado un momento en el cual he decidido parar y analizar como he establecido mis prioridades, ¿son las correctas?, debo intentar abarcar menos, o ¿ sólo debo simplificar mi forma de hacer las cosas y descargar un poco agenda?.
Nuevamente me enfrento a ese problema que hoy en día todos tenemos que es la gestión del tiempo, y es que vivimos en un mundo laboral donde la velocidad del entorno a la que se enfrentan las empresas es vertiginosa, cuestión que exige que los profesionales seamos multidisciplinares y nos adaptemos rápidamente a los cambios, eso y que vivimos en una era en la cual estamos intoxicados por una sobresaturación de información y el filtrado de la misma llega a ser fundamental para ser realmente productivos.
Hace unos años aprender a manejar la Gestión del tiempo me resultaba necesario y realicé algunos cursos, leí libros sobre la materia, estudié diferentes sistemas de gestión del tiempo, e incluso creé mi propio sistema GTD que es actualizado y modificado a lo largo de los años y las nuevas necesidades que me van surgiendo, porque ¿donde reside la clave para una gestión del tiempo adecuada?, ¿de una buena planificación?, ¿ de un sistema para priorizar tareas?, ¿de hacer foco en lo que consideramos mas importante y desechar el resto? ¿en apoyar nuestras planificaciones en herramientas que nos ayuden a organizarnos? pues sinceramente creo que es una mezcla de todo, pero lo principal es que seamos lo suficientemente inteligentes para pararnos a observar si el tiempo que empleamos en nuestro trabajo está optimizado o tenemos margen de mejora en nuestra planificación y productividad.
¿ Que podemos hacer para mejorar la Gestión del tiempo ?.
- Realizar listas diarias de nuestras tareas, ordenadas por prioridad de mas importantes a menos.
- Establecimiento de pequeñas metas (objetivos) diarios, semanales y mensuales.
- Evitar distracciones e interrupciones cuando estemos realizando alguna tarea, establecer una franja de tiempo en nuestra jornada para atender imprevistos.
- Utilizar herramientas que nos ayuden a elaborar la planificación, Google Calendar, Evernote, etc.
- Revisar al final del día la planificación de tareas y ver si hemos cumplido con los objetivos marcados, posteriormente crear la planificación del día siguiente.
- Revisar los procesos de nuestras tareas diarias y simplificarlos al máximo, optimizar nuestros tiempos y analizar que tareas realizamos que no son productivas o podemos eliminar de nuestra planificación.
- Aplicar el teorema de Pareto, el 20 % de nuestros acciones producen el 80% de nuestros resultados y el 80 % de nuestras acciones producen el 20% de nuestros resultados, teniendo esto en cuenta intentemos potenciar el 20% de las acciones que nos aportan el 80% de los resultados.
- Aprender a decir NO, es el ejercicio más útil para mejorar nuestra productividad, a lo largo del día nos vemos sometidos a muchas peticiones e interrupciones que nos quitan tiempo y no son realmente importantes, muchas veces tenemos que aprender a decir NO, dado que nuestra planificación debe estar por encima de estos ladrones de tiempo que normalmente van guiados por falsas urgencias, debemos asumir que nuestra planificación es la guía de nuestra productividad y si nos necesitan realmente esperarán al momento al que podamos atenderles focalizando nuestra atención al 100% en lo que nos solicita.
Tal vez estos consejos ya los hayas puesto en practica, incluso puede que tu planificación sea muy completa, pero hoy en día el bien mas preciado que tenemos es el propio tiempo, ya que el dicho "el tiempo es oro" es una de las verdades universales, por lo que pararse a pensar como optimizar nuestro tiempo debe ser una de las acciones mas productivas en las que podemos emplear nuestras energías.
Fuente http://www.jcarivera.com/gestion-del-tiempo/