En la actualidad, la innovación tecnológica ha conseguido unos métodos de gestión documental muy avanzados que permiten automatizar, clasificar y almacenar documentos digitalizados de una forma sencilla y muy efectiva. Todavía conviven con métodos de clasificación más antiguos, pero cada empresa debe encontrar cuál es el que mejor encaja con sus exigencias y objetivos.
Métodos más utilizados para gestión documental
- Clasificación simbólica: quizá sea el método más antiguo pero todavía se utiliza para la gestión documental. Se trata del clásico código de barras que, mediante un software de captura, es capaz de leerlo y enrutar el documento para clasificarlo según su función. Sin embargo, alguien tuvo que hacer el trabajo previo de generar el código de barras y relacionarlo con el documento en cuestión, por tanto es un método que requiere bastante trabajo manual para clasificar todos los documentos de una empresa.
- Análisis de la estructura gráfica del documento: este método consiste en clasificar los documentos por su apariencia e implica la comparación de un documento con los modelos introducidos en el sistema. La clasificación está automatizada, aunque funciona como lo haría un humano, tratando de determinar en qué se parece un documento para así averiguar su tipología. El sistema está basado en un algoritmo que compara distintos patrones: layout de los documentos, patrones de color, blancos y negros, etc.
- Análisis de la estructura gráfica con palabras claves: El sistema, además de buscar con distintos patrones, también utiliza palabras clave que definen el tipo de documento que es. Por ejemplo, una vez hecho el análisis de la estructura gráfica identifica las palabras clave que pueden dar la pista del tipo de documento, como una factura donde aparece la palabra “CIF”. Este método es más preciso y se basa en algoritmos estadísticos que comparan todas las probabilidades de que un documento pertenezca a un tipo u otro.
- Análisis con procesamiento de texto: el sistema analiza el texto para tratar de saber la tipología del documento y así clasificarlo con más precisión. Las técnicas utilizadas por el sistema extraen información relevante dentro del documento y van desde algoritmos Bayesianos, Support Vector Machines o árboles de decisión, hasta la técnica de “el vecino más cercano”, etc. Este método está basado en vectores con características que pueden definir el documento y su relevancia en base a las palabras que aparecen en él. Se aplican métodos probabilísticos para clasificar los documentos según la información que ofrecen los vectores.
Como hemos visto, no hay un método que sea perfecto para la clasificación de documentos. La mayoría de los sistemas combinan varios métodos para obtener la máxima precisión posible. Por tanto, a la hora de adquirir un software de gestión documental es importante conocer los mecanismos que utiliza para decidir cuál puede ser más efectivo.
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