GESTIÓN POR PROCESOS
Una gestión adecuada de tu negocio requiere identificar la actividades que es necesario realizar para poder ofrecer y vender los servicios y productos. Este conjunto de actividades en su totalidad podemos decir que es el proceso global de tu negocio. Pero a nada que este negocio se complique un poco será conveniente desglosar este proceso global en procesos más fácilmente gestionables, y comenzar la GESTIÓN POR PROCESOS. Cada uno de estos procesos estará constituido por:
- Las actividades y su secuencia.
- El resultado final (producto o servicio final o intermedio).
- Elementos de entrada de los que se provee el proceso.
- Indicadores de control del funcionamiento del proceso.
- Procedimientos o instrucciones de cómo funciona el proceso.
- Personas que lideran, ponen en marcha y siguen el proceso.
- Recursos materiales y su mantenimiento.
¿que esto es muy teórico y no has entendido nada? Discúlpame, te pondré un ejemplo sencillo para comenzar a entender la gestión por procesos: Una máquina lava-coches es un proceso, cuyos elementos antes mencionados serían:
- Las actividades y su secuencia:
El coche se posiciona; tras meter la ficha de arranque comienzan los chorros de agua; se activan los rodillos; se activan los jets de jabón; avanzan los rodillos; abrillantado; arranca el secado; etc - El resultado final (producto o servicio final o intermedio):
Coche en unas condiciones de limpieza y brillo adecuadas - Elementos de entrada de los que se provee el proceso.
Coche sucio - Indicadores de control del funcionamiento del proceso.
detectores de presencia; indicadores de caudal de agua; contadores de tiempo; indicadores de presión de aire o velocidad de ventiladores; consumos de agua, jabón, electricidad, etc - Procedimientos o instrucciones de cómo funciona el proceso.
Instrucciones para el usuario de dónde conseguir la ficha de arranque, cómo posicionar el vehículo, los espejos, la antena, etc - Personas que lideran, ponen en marcha y siguen el proceso.
Encargados de la máquina, encargados de mantenimiento, el propio usuario - Recursos materiales y su mantenimiento.
Local, maquinaria, consumibles
Podremos avanzar aun mas en nuestro negocio cuando los procesos se diseñen desde un principio de forma óptima y su funcionamiento correcto esté garantizado. No deberemos preocuparnos entonces por el proceso, salvo para ponerlo en marcha cuando nos sea necesario. Y centraremos nuestros esfuerzos en diseñar nuevos procesos. Será este un proceso creativo, dentro de los ciclos de innovación. Y pasaremos de la gestión por procesos a gestionar por Proyectos. Pero eso es otra historia de la que te hablaré en otra ocasión.