Quizá esté simplificando mucho, pero en un departamento de tecnologías de información (o incluso en cualquier tipo de departamento) las actividades se podrían agrupar en dos grandes grupos:
-Proyectos: son esfuerzos temporales encaminados a conseguir un resultado único (producto o servicio), es decir, para cumplir unos objetivos con un inicio y un fin y unos recursos temporales (Cronograma, presupuestos, personas, afectados etc.)
Por ejemplo, definir la estrategia IT, un nuevo sistema de información, montar un centro de datos, una auditoría de seguridad, implantar una norma de calidad, certificar unos procesos, trasladar un departamento, realizar una reingeniería etc. podrían gestionarse como proyectos.
-Operaciones: se trata de funciones en la organización que efectúan permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un mismo servicio de manera repetitiva y que normalmente están asociadas a una disponibilidad de las operaciones y en la gestión de peticiones. (Horario de disponibilidad, número de peticiones en el tiempo, tiempo de respuesta etc.)
Soporte, formación, gestión del inventario, mantenimientos de aplicaciones, difusión de herramientas, gestión de comunicados, incidencias etc.
La forma de gestionar un proyecto y las operaciones es diferente ya que los proyectos finalizan, sin embargo, el fin de una operación habitualmente no tiene una fecha predefinida y suele ser más continuado en el tiempo. En mi opinión es importante conocer esta diferencia, ya que a veces se suele caer en el error de intentar gestionar operaciones como proyectos o proyectos como si fueran operaciones. No tiene sentido establecer un cronograma en una operación o establecer un tiempo de respuesta en las actividades de un proyecto que tienen sus propios hitos. Por ejemplo, un proyecto que no termina en el tiempo es un proyecto fallido o quizá deberíamos analizar si realmente es una operación. (Si los objetivos y las fechas cambian continuamente quizá deberíamos de reflexionar si realmente lo que estamos proporcionando es un servicio de recepción de peticiones que debiéramos de gestionar de otra forma)
Reseñar que en algunas organizaciones con grandes volúmenes de proyectos y operaciones, suelen existir dos tipos de oficinas con el objeto de diferenciar y marcar las diferentes pautas y buenas prácticas de gestión:
-PMO - Project Management Office (Oficina de Gestión Proyectos): Apoya en la estrategia, marca las pautas de gestión y coordinación de proyectos.
-SMO - Service Management Office (Oficina de Gestión de Servicios): Marca las pautas de gestión y coordina la gestión de los servicios de operación de IT.
En el presente artículo presento Redmine, una herramienta de software libre (GNU) bastante extendida y que en mi opinión es una opción bastante razonable, económica y de fácil aprendizaje que puede ayudar mucho en la gestión de ambos aspectos.
Proyectos con RedmineDe forma completa podremos gestionar múltiples proyectos e incorporar técnicas tan habituales como cronogramas Gantt, EDT, perfiles de usuarios, actividades relacionadas, estimaciones de presupuesto, gestión de los interesados, apoyo en la gestión del cambio etc.
Proyecto en Redmine
En Redmine se puede crear una estructura jerárquica de proyectos en varios niveles de tal forma que podremos crear subproyectos “hijos” que son proyectos en sí mismos y que pueden tener una gestión individualizada.
Configuración de un proyecto
Cada proyecto tendrá un inicio y un fin que vendrá marcado por un conjunto de tareas relacionadas que podremos ver en el cronograma de Gantt del proyecto. En el producto de base un proyecto puede tener asociadas Peticiones o Tareas, Gantt, Calendario, Noticias, Wiki y documentos. La configuración es bastante flexible y permite configurar que elementos queremos para nuestro proyecto.
El cronograma de seguimiento se genera con la información que recibe de las tareas y especialmente con las fechas, estado y % de realización.
Cronograma Gantt
A las actividades se le pueden añadir campos y estados personalizados. Un campo muy típico en la tarea podría ser el coste estimado que nos ayudará a realizar una estimación del presupuesto.No viene incorporado de base, sin embargo, existen plugins que nos permitirán añadir y generar Esquemas de Descomposición de Tareas EDT (WBS).
Pluging WBS para Redmine
Redmine te propone unos perfiles “estándares” en la gestión de proyectos y también permite crear perfiles personalizados para decidir que aspectos de un proyecto pueden visualizar. Un usuario tendría un perfil y un conjunto de proyectos en los cuales tendrá un rol. De ser necesario, se podría incluso perfilar a todos los interesados (stakeholders) del proyecto y proporcionar acceso a la herramienta para que por ejemplo un usuario clave pudiera ver el estado del proyecto, acceso a la documentación etc.
La documentación y los entregables pueden agruparse por categorías a nivel de proyecto (por ejemplo se podría tener en un proyecto de desarrollo de un sistema de información agrupada por Análisis, Diseño, Construcción, Implantación etc…). También pueden adjuntarse documentos específicos en una tarea del proyecto. Comentar que RedMine puede trabajar sobre una estructura de ficheros, sin embargo, lo común es configurarlo sobre repositorios de versiones de documentos y puede funcionar sobre herramientas de repositorios tan extendidas como Subversion, GIT, Bazaar etc… Asimismo se podría también activar la gestión de estas herramientas de forma independiente proporcionando un valor añadido en la gestión de versiones.
Documentos en Redmine
Operaciones con RedmineEn Redmine también es común gestionar operaciones, donde las tareas se registran cuando se solicitan y cada tarea puede tener datos como cuando se creó, cuando se inició, cuando de resolvió, quién la tuvo asignada etc. de tal forma que se puede hacer un seguimiento y medir el servicio de operación.
Por ejemplo, con las Wikis, foros y la parte de Documentos (asociados a una tarea) se podría gestionar una base de datos de conocimiento. Redmine tiene un buscador que puede resultar de gran utilidad para encontrar como se resolvió una tarea similar anteriormente.
Ejemplo peticiones de servicio
Aunque existen muchas otras herramientas de este tipo, posiblemente Redmine sea una de las herramientas de gestión de proyectos de software libre más extendida donde además se pueden encontrar muchos plugins para aumentar su funcionalidad, y su integración con otras herramientas, así como mucha documentación y foros de soporte. Creo que es bastante recomendable incluso para organizaciones grandes y puede ser usada de forma muy razonable tanto para la gestión de proyectos como para las operaciones de tecnologías de información, aunque siempre teniendo en cuenta que la herramienta es importante pero lo que determina una buena gestión son los procesos y la forma de usarse.
Página oficial de Redminehttp://www.redmine.org/
Aquí se puede descargar para su instalaciónhttps://bitnami.com/stack/redmineInformación acerca de los repositorios de Redminehttp://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/redminerepositories
Redmine: Puedes crear tus proyectos demo para evaluar posibilidadeshttp://demo.redmine.org/projectsPlugin WBS para Redmine (Work Breakdown Structure)https://www.redmine.org/plugins/wbs-pluginInteresante WEBMINAR: PMXPO 2018: Imagining the Future of PMOs (inglés)https://www.projectmanagement.com/videos/470953/PMXPO-2018--Imagining-the-Future-of-PMOs
Interesante artículo: “Redmine para la gestión de la contratación de un organismo”https://www.alvarotapias.com/2017/11/13/redmine-para-la-gestion-de-la-contratacion-de-un-organismo/
Buen blog acerca de gestión de proyectoshttp://richard-project-management.blogspot.com/ https://www.bloginnova.com https://www.bloginnova.com/english