Gran parte de la información que recibimos cada día es material de referencia: cosas que no son una acción pero que tienen —o tendrán— valor para nosotros. El libro Getting Things Done habla más que nada de material de referencia en papel y explica cómo podemos crear un archivador usando un cajón de carpetas. Hoy en día, gran parte del material que recibimos es digital y nuestro archivador digital es el más importante. Incluso hay gente que escanean todo el papel para guardarlo en su archivador digital.
El flujo de trabajo para material de referencia
Si tratamos material de referencia, siempre seguimos estos tres pasos:
Capturar
El material digital nos llega en muchos formatos —notas de texto, documentos PDF, audio, video— y desde muchos sitios —e-mail, páginas web, teléfono…—. Lo primero que tenemos que hacer es capturar el fichero. Algunas de las soluciones de que hablo en este artículo tienen un sistema de captura incorporado, que deja los ficheros nuevos en una bandeja de entrada.
Clasificar
En este paso analizamos el fichero, rellenamos los meta-datos como el título, los etiquetas, la fecha, etc. y guardamos el fichero en una carpeta.
Usar/Exportar
Toda la información en nuestro archivador sirve para ayudarnos con nuestro trabajo. Algún día tendremos que buscar el fichero para leer la información o sacar una copia del fichero del sistema de referencia para, por ejemplo, enviarlo a un contacto.
Utilizaré estos tres pasos para revisar las soluciones más comunes:
Carpetas locales
La manera más sencilla para gestionar el material de referencia digital es mediante una serie de carpetas en el disco duro.
El gran beneficio de este método es que no depende de ninguna aplicación y la posibilidad de guardar ficheros está incorporada en el sistema operativo. Para sincronizar material de referencia entre varios ordenadores o el móvil, podemos usar una aplicación como Dropbox.
El segundo paso, clasificar, tendremos que hacerlo manualmente. Mi consejo es crear una estructura de carpetas por temas en orden alfabético y, si es posible, evitar subcarpetas. No es fácil etiquetar los ficheros con palabras clave.
Todos los sistemas operativos modernos tienen un buscador de acceso rápido para encontrar el fichero para poder consultarlo y usarlo.
Evernote
Si necesitamos más funcionalidades, creo que Evernote es la aplicación más popular para gestionar el material de referencia.
La gran ventaja de Evernote es la multitud de opciones para capturar información. Hay aplicaciones para todos los sistemas operativos para ordenadores y teléfonos, además cuenta con plugins para muchas aplicaciones externas. Una opción muy interesante es la OCR de las fotos para identificar texto dentro de la imagen. Evernote no hace esto localmente, pero envía el fichero a sus servidores.
Todo el material capturado llega automáticamente a la carpeta por defecto en todos los dispositivos y desde allí podemos añadir los meta-datos y las etiquetas y guardar el fichero en una libreta de Evernote.
Podemos buscar la información por carpeta, por etiqueta, por fecha e incluso combinando estos datos para consultar y modificar el fichero. Un problema de esta aplicación es que convierte todos los ficheros a formato PDF y HTML para poder acceder a ellos desde cualquier sistema operativo. Esto hace que Evernote no nos sirva si queremos enviar los documentos originales a nuestros contactos.
OneNote
Microsoft Office también contiene una aplicación para gestionar el material de referencia: OneNote.
OneNote no solo está disponible para Windows, sino también hay una versión para iOS y Android. De este modo siempre podemos capturar información nueva. Al añadir un imagen, OneNote para Windows también usa OCR para encontrar textos, sin necesidad de estar conectado a internet. Obviamente, OneNote está completamente integrado en las demás aplicaciones de Microsoft Office.
La estructura de OneNote es un poco más complicado y consiste de tres niveles: cuadernos, pestañas y notas. Cada pestaña puede tener un diseño diferente y permite la libre ubicación de las notas en la página.
También OneNote cuenta con un potente buscador para encontrar la información. OneNote guarda los ficheros como documentos adjuntados a las notas.
DEVONthink
DEVONthink es la aplicación menos conocida, pero tiene unas características muy interesantes.
Antes de todo, la aplicación sólo está disponible para OS X, con la posibilidad de complementarla con una app para iOS. Igual que las demás opciones, DEVONthink cuenta con varias maneras de capturar información y ficheros.
El beneficio principal de esta aplicación es su motor de inteligencia artificial que ayuda a clasificar la información capturada. En una barra lateral muestra su propuesta de carpetas para archivar el fichero y además muestra una lista de ficheros similares. La versión más cara de DEVONthink incluye la opción de aplicar OCR a las imágenes.
Este mismo motor de inteligencia artificial está disponible al buscar información mostrando también documentos relacionados a tu búsqueda. En lugar del buscador incorporado, también puedes encontrar los ficheros usando el buscador del sistema operativo, porque DEVONthink guarda los ficheros en el disco duro.
Conclusión
Existen más aplicaciones para gestionar el material de referencia, pero creo que estas cuatro opciones son las más interesantes. Mi consejo es usar, si es posible, la solución más sencilla: las carpetas locales. Si necesitamos más opciones de captura, podemos elegir Evernote. OneNote es la mejor opción para los usuarios de Microsoft Office. Finalmente, si procesamos grandes volúmenes de información en OS X, podemos beneficiarnos de la inteligencia artificial de DEVONthink.