Uno de los momentos más tediosos al realizar mi actividad es darme cuenta que debo dedicar tiempo a reajustar alguna de las cuestiones ya tratadas con anterioridad, ya sea acción, proyecto, o en otro plano más elevados los objetivos que tienen que ver con mi visión.
Más allá de los comprensibles reajustes debidos al cambio de las circunstancias, dedicar tu atención más de una vez a un mismo asunto denota algún problema en la planificación o preparación de la actividad.
El siguiente post plantea tres situaciones típicas y tópicas en la que todo usuario de Getting Things Done se ha encontrado alguna vez, así como la forma para su prevención.
Reducir el campo de atención a lo imprescindible
“Identifico bien mis primeras tareas del día, las importantes, pero una vez realizadas me pierdo en mi lista de siguientes acciones. La reviso una y otra vez y me acabo quedando con alguna más sencilla, como ‘descanso’ prometiéndome que después volveré a lo que tengo que hacer de verdad…
Trabaja por contexto. Es imprescindible redescubrir el valor de recursos mencionados miles de veces en las páginas de los que hablamos de productividad personal. Filtrando por contexto, tiempo y energía no solo escoges que vas a hacer, también reduces tu ventana de atención para no dispersarla en algo que no puedes hacer.
Si no eres usuario de GTD consulta este post para saber cómo procesar/aclarar tu actividad antes de trabajar con ella.
Te lo explico mejor: Si en lugar de intentar gestionar tu lista de próximas acciones entera (de 50 a 100 acciones) llevas a rajatabla la costumbre de filtrar por contexto te enfrentarás a una lista de unas 10 acciones, mucho más manejable y abarcable de un vistazo. Si además filtras por tiempo y energía se reducirán a 2,3 o 4… Focalizando tu acción en pocas cuestiones aumentarás tus ganas y motivación para ponerte con las manos en la obra enseguida y terminarlas.
El escenario contrario, trabajar con la lista de próximas acciones entera, te empuja a repasar todas y cada una de ellas, por lo menos las de al principio de la lista, o hasta donde llegues con un primer vistazo. Te dispersas, te distraes, te agobias, lo que favorece las interrupciones causadas por uno mismo… internet, móvil, pausas injustificadas…
Procesar es aclarar tus asuntos, no solo puntearlos
“A veces creo que mi actividad me puede. Sé que tengo que hacer, lo recopilo pero cuando confecciono mi lista de próximas acciones me juego malas pasadas. Tengo que demorar acciones porque no cuento con el material adecuado, o no consigo terminarlas porque requieren alguna acción previa que no ha sido bien definida. Intento procesar bien pero me resulta extenuante aclarar la actividad de todas mis inbox, fraccionarla en pequeñas acciones y seguir el diagrama de flujo de GTD con todos sus pasos y preguntas al pie de la letra”
Ninguno de los cinco pasos de GTD (Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar, Hacer) es una actividad ligera. Necesita atención y tiempo para su ejecución, no solo para crear el hábito sino también para llevar acabo las actividades requeridas.
Procesar es algo sencillo de entender y de llevar a cabo, lo que nadie dijo nunca que fuera fácil ni rápido.
Si practicas GTD es importante dedicar tiempo a redactar y etiquetar bien tus acciones (contexto tiempo y energía) para facilitar el posterior filtrado al buscar tu siguiente acción. Un redactado preciso evita tener que volver a ‘rediseñar’ la misma acción por temas logísticos omitidos – material necesario o sujeto implicado no disponible- una vez ya procesada y presente en el sistema de listas.
Dedicar atención en pensar el verbo de la acción, QUE y QUIEN implica te sugiere acciones vinculadas para preparar detalles previos a preparar u otras cuestiones que te ayudarán a trabajar con acciones físicas indivisibles.
Así enviar un mail con la tarifa de otoño a mi cliente se convierte en…
… preparar un Excel para enviarlo a la persona de contacto de mi empresa cliente… pero también en:
- Recuperar de la tarifa de precios de artículos de fontanería de otoño 2015 los precios de grifería para baños #oficina
- Buscar el mail de mi contacto en la empresa #ordenador
- Enviar el correo antes del viernes 16 de octubre #mail
No es lo mismo afrontar la tarea anotada previa a este desglose que realizar el escandallo de acciones posterior. Por poderlas realizar por separado pero también porque sabes que no te vas a encontrar con sorpresas ni vas a sentirte engañado cuando veas que no la puedes terminar y tienes que replantearla enviando nuevo material relacionado a tu bandeja de entrada o editando la descripción en la herramienta que utilizas para gestionar tus listas (Cuando eso me sucede es uno de esos momentos en que me doy cuenta de que he fallado).
Desenmarañar la complejidad en mi actividad
“Doy bandazos en mis proyectos, no por falta de decisión, me pongo manos a la obra en seguida pero a menudo me veo obligado a volver a pensar en que tengo que hacer. Se acentúa en esos proyectos complejos, que se extienden durante meses, la actividad en si me mantiene ocupado pero o me olvido de algo o me da la sensación que me falta algún detalle, que hay algo que se me va…”
La planificación natural es una de las armas de productividad masiva que cualquiera de nosotros, practicante de GTD o no, debería saber utilizar y aplicar sistemáticamente. Más allá de tratarse de un sistema estructurado para dar salida a un proyecto en toda su amplitud y profundidad, estructurando actividad y aclarando propósito, nos permite desenmarañar esa complejidad oculta escondida en todos los proyectos de cierto volumen.
Invirtiendo 2 o 3 horas en realizar una planificación natural en condiciones, consigues descubrir el propósito real de tu proyecto, definir unos límites concretos del mismo y aquello que debes cumplir para convertir tu actividad en un éxito. Al final dispondrás de un mapa donde se definirá toda la actividad a realizar.
Reduces el riesgo de encallarte a causa de olvidos o de la omisión de actividad poco evidente, o que no consideraste relevante en su momento. Los golpes de timón durante la ejecución del mismo se reducen a situaciones muy puntuales.
Cuando no estás acostumbrado es tedioso y cuesta pero vale la pena poner sobre la mesa todo lo que el proyecto implica para no caer en la trampa de afrontar su planificación en pedacitos según vas avanzando. Eso te condena a una visión parcial y sesgada de lo que quieres llevar a cabo, obligándote a redirigir tu atención actualizando tu planificación y actividad de forma progresiva al avance del proyecto, aplicando correcciones frecuentes en un proceso de prueba error.
Son tres casos en los que caemos repetidamente, y en el fondo, gran parte de las solución pasa por afrontar las situaciones tal y como nos comenta el Sr. Allen y el Sr. Bolívar en sus libros… súmale detenimiento, atención al paso a realizar y repetición… Con el tiempo diluirás estas situaciones convirtiéndolas en anécdotas.
Son muchas más y algunas cómo el uso de la planificación natural deben ser tratadas con más detenimiento, lo que me gustaría saber son las situaciones que como las mencionadas te tienen encallado. ¿Quieres hablar de ellas? Deja tu comentario