Utilizamos lista Algún día / Tal para almacenar todo aquello de lo que no nos podemos ocupar al momento - la rutina se nos come – y lo guardamos, prometiéndonos en voz baja que lo recuperaremos cuando tengamos margen. Creo que se impone un repaso a cómo gestionar la lista más poblada de GTD para no acabar creando un pozo de deseos, en lugar de un repositorio de creatividad, inventiva e ilusiones.
El concepto
La gestión de nuestra actividad nos permite alejarnos del estrés, no sólo a través de obtener el control, también desarrollando actividades que nos realicen. El hecho de recopilar sin utilizar el sentido crítico, acumulando ideas ‘locas’ y cosas que te ilusiona hacer, aunque pienses que no dispones de tiempo ni recursos, de verlo como algo remoto o de no quererlo admitir ante terceras personas… registrarlo y guardarlo en la lista Algún día te permite conservar la esperanza de hacerlo
Descartarlo al momento es una renuncia, una forma de perder valor en forma de idea desaprovechada, o decirte a ti mismo que no puedes cuando la dejas de lado. Es una reserva estratégica con todo lo que te importa, con lo que quieres hacer y aún no le has asignado una prioridad.
La organización
Para no caer en el caos y convertirlo en un pozo sin fondo donde se vaya acumulando todo sin ningún tipo de criterio, lo primero es establecer un sistema con el cual sea sencillo organizarla y estructurarla. Yo gestiono mi GTD con una aplicación informática, pero puedes aplicar la siguiente idea a un sistema de baja tecnología, siempre que te permita clasificar las acciones/notas con tags (o similares). Clasifico cada una de las anotaciones en una etiqueta del tipo #idea, #proyecto, # algundia para agrupar la información dentro de la lista y hacerla más accesible. Hace unas semanas hablé del tema en el blog de Facilethings (click aquí para leer).
Otro punto importante es aplicar revisiones periódicas sobre la totalidad de la lista. Durante la revisión semanal puedes dar un repaso a las últimas que se han enviado. Yo me impongo un límite de 2-3 semanas de anterioridad. Pero necesitas una revisión a fondo para repasar cada acción y verificar si esta correctamente clasificada, y si es susceptible de ser eliminada o no en función de:
- Ya ha sido realizada.
- Es algo que se ha integrado en otro proyecto o actividad.
- Lo has descartado y ya no te interesa.
Cuidado con los criterios que aplicas, te recomiendo crear una clasificación especial tipo #verificable o #en_quarentena, que revises una vez al año, por ejemplo al iniciar tus vacaciones, y focalizar únicamente en esta categoría. Si ves que ya no casa con tus intereses, o ha pasado remoto a imposible, puedes borrarlo.
De la idea a la acción
Hay dos movimientos que empujan las acciones fuera de la lista Algún día para convertirlas en una realidad. El primero durante la revisión semanal, recuperando acciones que no tocaba en el momento de ser procesadas y han quedado a la espera de ser implementadas. Utilizamos la lista como pivote de la actividad corriente, ubicando fuera del horizonte más inmediato la actividad necesaria pero a la vez en un segundo plano.
La otra gran corriente para recuperar actividad ‘en cuarentena’ son las épocas con mayor margen de tiempo libre, generalmente vacaciones y cuando acabamos de alcanzar un objetivo a uno o dos años vista. Son momentos donde nos podemos regalar una experiencia, o un proyecto que nos motive y que se salga de nuestra línea habitual.
En el caso de las vacaciones conviene no dejarse arrastrar por el entusiasmo. Si volcamos un torrente de actividad sobre los días de descanso, perderemos la oportunidad de dejar de lado lo que habitualmente nos satura, hacer un cambio de aguas y pasar tiempo con los que vale la pena estar. Soy partidario de sacar lotes de acciones o proyectos de 3 en 3, y repetir la acción tantas veces como se tenga ganas. Lo prefiero antes que crear una lista de ejecución inacabable que lleve a terminar los días de descanso sin terminarla, provocando desgana, frustración y estrés! (El colmo vaya).
Durante las vacaciones: Priorizamos acciones diferentes al trabajo ordinario, los proyectos personales, más vinculadas a la faceta personal.
Durante la revisión semanal: Un repaso a las acciones enviadas durante la semana para no perder de vista ninguna.
Ahora que estamos cerca de las vacaciones estivales toca priorizar lo que quieres hacer, por delante del que tienes que hacer. Después de la lectura del post envía a tu inbox la acción revisar la lista >lgún día / Tal vez. Si aún no lo has organizada este es tan buen momento como cualquier otro, una vez clasificadas acciones y proyectos, a disfrutar haciendo lo que lleva tiempo esperando.
Imagen vía Luca Pedrotti bajo licencia Creative Commons