Saber que tienes que hacer en cada momento es una de las claves para ser eficiente. Más allá de clasificar las siguientes acciones en contextos, niveles de energía, tiempo y prioridad, hay formas de trabajar que te pueden ayudar a aumentar tu precisión al preparar tu sesión de trabajo. Como mencionaba en el anterior post, una de las trampas más comunes en escoger tu próxima acción es la de escoger una más fácil o agradable de ejecutar, que la que correspondería en realidad.
Para evitarlo, y para complementar lo expuesto anteriormente de una forma práctica, en las siguientes líneas os presento un sistema que podéis utilizar para reducir el margen de error al elegir la próxima acción a realizar.
Imagen vía andercismo bajo licencia Creative Commons
La lista auxiliar
Crear una lista auxiliar, aislada de la lista de siguientes acciones. Se trata de una lista que puede confeccionar sobre papel, en un bloc o un postit, con las tres o 4 acciones que realizarás a continuación. La idea es centrarse en estas pocas acciones olvidando el resto, comprometiéndote a no consultar la lista de siguientes acciones hasta terminarlas.
Puedes usar el sistema para definir el trabajo de toda una jornada de trabajo. Yo lo utilizo los fines de semana para avanzar en mis proyectos. Creo lotes de 3-4 tareas en diferentes hojas de mi bloc de notas. Sigo la filosofía de la lista auxiliar y cada vez que acabo uno de estos lotes de acciones aprovecho para tomarme un descanso o realizar una actividad de ocio antes de pasar al siguiente lote.
Con este sistema, y esta actitud, conseguiremos focalizar sobre las tareas de la lista B reduciendo considerablemente la tentación de saltar a cualquier otra acción siguiente que nos motive más en ese momento.
A tener en cuenta
Si se trata de un tipo de acciones que no te motivan especialmente evitará que las demores (durante días o semanas). Marcas lo que tienes que hacer en este momento, y hasta terminarlo no puedes pasar al siguiente lote.
La otra gran ventaja es que me permite establecer un límite máximo de acciones a realizar durante la jornada de trabajo. Fíjate un máximo de lotes de acciones al día, sin planificar todo el tiempo del que dispones, evitarás frustración si se retrasan las tareas, y si no tendrás margen para tu esparcimiento.
Crear contextos más específicos
Otra medida efectiva consiste en aumentar la granulidad de nuestros contextos. Si tu trabajo te obliga a trabajar muchas horas delante del ordenador, haciendo diversos tipos de actividades, puede que ya no sea suficiente el contexto @ordenador, y hayas de diferentes tipos como @online: para actividades que necesiten conexión en internet, @offline: para aquellas que realizas con una aplicación de escritorio o @email: para responder los correos y gestionar su organización.
En mi GTD recientemente he añadido tres contextos de trabajo que ilustran perfectamente este concepto:
- @Escribir: Ubicar las acciones relativas a los posts que tengo que escribir durante la semana. Mantener el flujo de trabajo y de creatividad me permite reducir el tiempo empleado en el proceso de escritura.
- @Paper_i_llapis: Para todas aquellas tareas que me gusta realizar ante una hoja de papel en blanco. Desde una planificación natural de un proyecto a una reflexión o análisis de mis asuntos (escribir me permite asentar las ideas).
- @E-lecturas: Todas aquellas lecturas que realizo desde el eReader. Contexto incorporado al sistema desde la adopción de esta herramienta. Me permite reservar tiempo para la lectura. El hecho de crear una tarea y etiquetarla en este contexto implica un gesto formal, un compromiso, que facilita encontrar tiempo para dedicar a la lectura.
El espíritu de esta customización de contexto tiene el mismo espíritu que el de la lista auxiliar, crear una división más precisa de tareas. Mientras que la lista B lo hace agrupándolas por prioridad, los contextos específicos agrupa por la tipología de la tarea.
A tener en cuenta
Como comentaba en un anterior post sobre el tema, debemos estar totalmente seguros de que será un contexto que se utilice habitualmente. Crear contexto sin sentido cargará el sistema GTD, aumentará la complejidad y por tanto la dificultad para trabajar.
A pesar de ser usuario de GTD seguro que hay veces que tienes la sensación de que las actividades importantes no avanzan. ¿Qué haces cuando quieres focalizar en algo concreto a hacer? ¿Recurres a sistemas similares que te permiten aprovechar tu lista de siguientes acciones, o utilizas otros métodos? Déjame un comentario, y háblame de sus ventajas. Seguro que me estoy perdemos algo que me puede ayudar a ser más eficiente.