Al contrario de lo que pudiera parecer, lo más difícil a la hora de procesar es posponer las cosas –quién lo iba a decir ;-) Y es complicado porque debemos asegurarnos de que, una vez fuera de la bandeja de entrada, el trabajo que representan debe seguir estando controlado.
En esta segunda parte dedicada al procesamiento vamos a ver cómo manejar las cosas que posponemos. Aunque no hagamos mención a ello, asumiremos que ya hemos aplicado el filtro de las 5 preguntas que vimos en el artículo anterior, y que no hemos podido eliminar, archivar, delegar o hacer la cosa en cuestión en menos de 2 minutos. Es hora pues de posponer.
De nuevo, para posponer eficazmente algo, debemos hacer un análisis rápido y responder mentalmente a una serie de preguntas –y de nuevo, este proceso es mucho más rápido en la práctica de lo que parece al explicarlo.
1. ¿Es una tarea compleja? El criterio para responder esta pregunta es muy simple: si la tarea requiere una sola acción física para concluirla –por ejemplo, hacer una llamada para concertar una cita–, entonces será sencilla; si requiere varias acciones físicas –por ejemplo, averiguar dónde hay un taller de laminado, y luego llevar el coche para arreglar–, entonces será compleja.
Como vemos, no nos referimos aquí a dificultad en su ejecución, sino en el número de pasos que debemos dar para dar la tarea por terminada. Las tareas que aquí llamamos simples, David Allen las denomina próximas acciones, y las complejas él las llama proyectos.
Si se trata de una tarea compleja –un proyecto– lo único que tenemos que hacer por el momento es añadir un recordatorio en una lista de proyectos. Esta lista la utilizaremos para dar seguimiento y repasar de un vistazo los frentes que tenemos abiertos en un momento dado. Es muy importante hacer hincapié en ello: no se trata de una lista de tareas ni de acciones, es simplemente un recordatorio de los resultados a corto o medio plazo que queremos conseguir: organizar las vacaciones, entregar el presupuesto de ventas, hacer el cambio de oficina, etc.
Como resulta obvio, cada proyecto de esta lista generará unas pocas –o muchas– próximas acciones.
2. Si es una próxima acción, ¿qué necesito para llevarla a cabo? No todas las acciones pueden llevarse a cabo en el mismo lugar, o con los mismos elementos. Por ejemplo, no podemos cortar el cesped del jardín cuando estamos en la oficina. Así que debemos clasificar las acciones según el contexto en que debemos realizarlas.
Generalmente tendremos al menos 3 contextos: casa, oficina y en la calle –o recados. Casi siempre se trata de contextos físicos, pero a veces puede haber otro tipo de contextos –por ejemplo “internet”, si es que sólo tenemos internet en un lugar y tenemos cosas que sólo podemos hacer estando conectados.
Para cada contexto tendremos una lista distinta, o si decidimos utilizar una sola lista, al menos debemos ser capaces de filtrar rápidamente las acciones de un contexto determinado –por eso no resulta práctico implementar GTD con papel y lápiz, aunque ciertamente es posible.
Ser capaces de filtrar las acciones de un solo contexto es fundamental para ocultar todas las acciones que no podemos llevar a cabo en este momento, y centrarnos exclusivamente en lo que sí podemos hacer. Ello facilitará enormemente la toma de decisiones cuando estemos en modo “trabajo”.
3. ¿Qué otros criterios condicionan la próxima acción? Poca gente considera este tercer punto a la hora de poner en práctica GTD, y sin embargo es uno de los aspectos que considero más potentes del método de David Allen.
Casi siempre clasificar las acciones por su contexto es más que suficiente para tener un adecuado control del trabajo. Pero a veces conocer otros factores nos puede ayudar a mejorar nuestra eficiencia considerablemente. Me estoy refiriendo a cosas como el tiempo estimado que tendremos que dedicar, o el nivel de energía que será necesario aplicar.
No siempre tenemos 2 horas seguidas para trabajar en cualquier cosa de la lista, y desde luego es probable que no tengamos la misma energía mental a primera hora de la mañana que a última hora de la tarde.
Conocer estos factores, al menos para algunas de las próximas acciones, nos permitirá “afinar” todavía mucho mejor nuestras decisiones a la hora de elegir qué haremos a continuación.
Como vemos, procesar se reduce a 4 cosas: eliminar lo que no sirve, archivar lo que queremos guardar, hacer rápidamente algo, o añadir un entrada a una lista –ya sea de cosas delegadas, de proyectos o de próximas acciones. Las listas de cosas delegadas y de proyectos son simplemente listas para dar seguimiento; las listas de próximas acciones son el trabajo que realmente tenemos que llevar a cabo lo antes posible.
Antes de pasar a ver cómo utilizar estas listas para hacer el trabajo real –incluida la gestión de las interrupciones–, en el próximo artículo de la serie veremos cómo procesar un tipo muy especial de bandeja de entrada que ya se ha vuelto imprescindible en nuestro trabajo: el correo electrónico.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por westy48 (via Flickr)