Por fin llegó el momento de ponerle las manos encima a GTD, el momento que todos estábamos esperando. Y lo hacemos con el primero de los hábitos fundamentales, la recopilación, que no es más que el uno de los principios productivos puesto en acción: el principio de confiabilidad. Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar qué es lo que hay que hacer, es simplemente colocar recordatorios de las cosas que tenemos que hacer en un lugar de confianza –después veremos lo que significan y cómo traducirlas en acciones.
Es importante tener claro que GTD no impone una forma particular de recopilación, simplemente nos dice que debemos sacar de la cabeza todos nuestros compromisos y cosas pendientes tan pronto como seamos consciente de ellos, y colocar recordatorios de ellos en unos pocos lugares fijos que tengamos controlados. Cómo saquemos las cosas de la cabeza, y dónde las pongamos, es cosa nuestra –David Allen menciona algunas formas de hacerlo, pero solo a nivel ilustrativo; es decir, las herramientas que menciona no forman parte de GTD.
La recopilación, como casi todos los demás hábitos que forman parte de GTD, es muy fácil de entender y de llevar a la práctica: si un compañero de la oficina te pide algo, lo anotas en algún lado que luego puedas revisar, y sigues haciendo lo que estabas haciendo. Pero no debemos dejarnos engañar por esta aparente sencillez.
El reto de la recopilación es doble: por un lado desarrollar el hábito de la recopilación de manera consistente, en todo momento y lugar, y por otro facilitar el posterior análisis y transformación de esos recordatorios en acciones reales que podamos llevar a cabo.
Por eso es muy importante prestar mucha atención a nuestras costumbres, forma de trabajar y preferencias personales, y elegir las herramientas de recopilación de acuerdo a ello.
La forma más sencilla –y una de las más comunes– de recopilar es utilizar una bandeja de entrada de las que se usan en los escritorios. Esta herramienta es excelente para recopilar todo lo que llega a nosotros en forma de papel, como facturas por pagar, informes por leer, documentos para archivar, notas hechas a mano por nosotros mismos, etc. Y también para recopilar objetos que representan cosas que tenemos que hacer, como un cartucho de impresora vacío –que tenemos que sustituir–, una tarjeta de presentación –que tenemos que pasar a la agenda y/o archivar en un tarjetero–, etc.
La cosa se complica porque casi nadie puede “sobrevivir”, productivamente hablando, con sólo una bandeja de escritorio. La bandeja está muy bien para los papeles y objetos físicos, pero ¿qué sucede con las tareas que nos llegan por correo electrónico, con las ideas que nos asaltan en la consulta del doctor, o con las cosas que son más fáciles de ver que de describir, como el bote de suavizante que te encargó tu mujer…?
La idea es que, si nos acordamos de que tenemos que llevar el perro a vacunar cuando estemos conduciendo, podamos recopilar esa tarea inmediatamente –grabando una nota de voz en nuestro teléfono móvil, por ejemplo. Es decir, necesitamos tener siempre las herramientas adecuadas cuando las necesitamos –principio de contexto–, o no podremos recopilar adecuadamente.
Así pues, debemos seleccionar tantas herramientas de recopilación como necesitemos, en función de nuestras preferencias, nuestra forma de vida y nuestro entorno: no es lo mismo pasar el día sentado frente a un ordenador en tu oficina, que pasar la mayor parte de tu tiempo en la calle visitando clientes; hay quien prefiere herramientas de “baja tecnología” –papel y lápiz–, y quien prefiere trabajar online. Y al mismo tiempo, debemos mantener el número de estas herramientas reducidas al mínimo –principio de simplicidad–, o será muy difícil adquirir el hábito del procesamiento, que veremos en próximos artículos.
A modo de ejemplo, mis herramientas de recopilación son las siguientes:
1. Una bandeja de entrada. Bueno, en realidad son dos, una en la oficina y otra en casa. Y en realidad son más que sólo bandejas de entrada, pero eso lo veremos más adelante en otros artículos.
2. Una libreta. Se trata de mi famosa libreta recopiladora ecológica, que me sirve para desarrollar ideas, hacer mapas mentales, tomar notas en las reuniones y muchas otras cosas. También tengo dos, una en la oficina y otra en casa.
3. Mi teléfono móvil. Donde puedo tomar fotos, grabar notas de voz y anotar rápidamente ideas y pendientes en una lista de tareas, una especie de bandeja de entrada virtual –para los curiosos, la aplicación que utilizo es Things para iPhone, pero a efectos prácticos cualquier lista de tareas simple puede funcionar si sabes utilizarla.
4. El correo electrónico. De nuevo tengo dos, uno para mis asuntos personales y otro para los asuntos de trabajo. Por suerte –alguno diría por desgracia– cada vez más tareas nos llegan por este medio, así que es fundamental tener una cuenta de correo electrónico y saber manejarla de manera correcta.
Puede parecer que son pocas, pero os aseguro que son las únicas que necesito. Insisto, el problema no es que se necesiten herramientas complicadas o que la recopilación suponga un esfuerzo intelectual enorme. El secreto reside en elegir las herramientas adecuadas, y utilizarlas con consistencia.
En próximos artículos profundizaremos en la manera de utilizar estas y otras herramientas de recopilación. Ahora es vuestro turno de aportar ideas, compartir vuestra experiencia y presentar las dificultades que habéis encontrado –si es que lo habéis intentado alguna vez.
¿Qué herramientas de recopilación utilizas o podrías utilizar según tu situación personal? ¿Cuáles has utilizado y no te han funcionado? Compártelo con nosotros en un comentario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por Capture Queen (via Flickr)