Getting Things Done (GTD) nos propone etiquetar las acciones con un contexto, una magnitud de tiempo y de energía para ayudarnos a seleccionar la siguiente acción a realizar cuando sea necesario. Los conceptos contexto y tiempo son comprensibles para todos pero el criterio de energía resulta un poco más difícil de comprender
No sabemos muy bien que significa Energía. Lo relacionamos con la vitalidad de la que disponemos para realizar la actividad o de la exigencia de la misma.
Me gustaría hablar del concepto energía, de que representa en la economía del conocimiento y cómo utilizarlo como indicador en nuestro sistema de productividad.
Que es la energía?
Cuando hablamos de energía hablamos de capacidad física o mental para realizar una actividad. Todos tenemos claro qué tipo de actividades requieren energía física, aquellas que van acompañadas de un verbo como cargar, trasladar, correr, caminar etc ..
En una economía del conocimiento son poco frecuentes si pensamos en actividades relacionadas con el trabajo pero no si pensamos en el ocio.
Aquí se abre un frente interesante, aplicar nuestro sistema GTD para administrar actividades de ocio, en especial las deportivas, lo que trato en mi blog a Men’s Health donde hablo de eficacia personal como estilo de vida …
En un entorno donde el conocimiento es el criterio rector son acciones con gran exigencia de las capacidades de cálculo, razonamiento y atención
Daniel Kahneman desarrolla en su libro “Pensar deprisa, pensar despacio” la idea que disponemos de dos sistemas de pensamiento. El primero basado en la intuición y el segundo destinado al cálculo y el razonamiento. El primero se ocupa de actividades que realizamos en “automático”, el segundo requiere de atención y concentración para completar la tarea demandada.
Clasificar las acciones
Clasificar las acciones con un nivel de energía es útil para identificar la carga de trabajo que supone la actividad en la selección de tu siguiente acción a realizar. Utilizamos tres niveles para etiquetar cada item presente en tus listas:
- Las acciones que requieren de un alto nivel de energía son aquellas que movilizan el segundo sistema, ya sea porque se trata de una labor exigente que requiere esfuerzo intelectual y atención para ser realizadas, o por ser de larga duración centrándose el esfuerzo en mantener la atención de forma continuada.
- Las acciones de bajo nivel de energía son aquellas que pueden ser realizadas de forma casual, prácticamente intuitiva o que no necesitan de nuestra vigilancia constante. Enviar un mail de respuesta sencilla, descargar un archivo de internet, preparar material para una posterior acción a realizar, la revisión diaria …
- En medio queda el gran grueso de acciones, las llamadas acciones normales. Las realizamos de forma consciente, recurriendo a habilidades y recursos que utilizamos de forma habitual pero sin que su ejecución requiera un nivel de concentración elevado.
Seleccionar la siguiente acción
El criterio de energía es un falso contexto. Si utilizas GTD para tu autogestión tratarla como un contexto es una herramienta de doble filo.
Te puede hacer caer en malas prácticas. Filtrar las acciones utilizando la energía como el primer criterio de selección te permite seleccionar las más exigentes en los momentos en que te encuentras en mejores condiciones y las menos comprometidas en los ratos de flaqueza o saturación.
¿Qué diferencia seleccionar la primera acción del día por el nivel de energía de trabajar con TMIs?
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Si dispones de una aplicación o soporte para tu sistema de listas GTD que permita ordenar o filtrar las acciones por este criterio es fácil que empieces el día creando una lista con las acciones de mayor nivel de energía con la intención de completarse una o varias.
¿Esto no es trabajar por TMI (Tareas Más Importantes) o Eat the frog first para sacarte las tareas más desagradables de encima a primera hora?
Trabajar por contexto rompe el condicionante de la herramienta o ubicación necesaria para realizar una acción. Por lo contrario el nivel de energía nos conduce a elegir el primer contexto a través de la primera acción.
Hago lo que he dicho que no haría:
- Empiezo filtrando/ordenando las próximas acciones para energía quedándome con las de nivel más alto.
- Entre todas ellas escojo una cuyo contexto esté mi alcance en este momento.
- Realizaré esta acción y seguir con el resto de acciones del contexto…
¿Qué opináis? Como GTDer todavía tengo mis dudas sobre el tema. ¿Qué hago cuando tengo varias acciones a realizar con un nivel de energía alto y diferentes contexto? ¿Agoto las acciones del contexto y salto a otro?