Imagen vía Chris Campbell bajo licencia Creative Commons
Este es un post para todos aquellos que estáis empezando a implementar GTD, o que estáis leyendo y aprendiendo sobre el tema. Unos comentarios para tener en cuenta durante las primeras etapas del viaje. Marcarse una meta, elegir la primera implementación, aunque no sea la más cómoda, aprender a revisar y desarrollar el sistema en su totalidad, son cuatro consejos bastante evidentes, pero que sirven para mejorar el proceso de aprendizaje que todos vivimos al empezar. Puedes ampliar los conceptos a los que hago mención, a través de los vínculos que encontraras dentro del post.
Saber lo que buscamos
Antes de lanzarnos a implementar GTD, debemos tener claro con qué finalidad lo hacemos. Ya sea para gestionar nuestro trabajo con más eficiencia, para disponer de un sistema que nos ayude a materializar nuestros proyectos, o para intentar reducir la carga de trabajo descartando todo lo que está fuera de nuestras áreas de responsabilidad y de nuestras metas. Debemos conocer la motivación que nos empuja. Materializar un objetivo a medio-largo plazo evitará que abordemos el nuevo reto como algo meramente funcional, que incorporamos a nuestra rutina. Buscamos una motivación y la transformamos en un cambio de hábitos orientado a nuestra gestión, evitando que se convierta en una simple herramienta de listas donde anotar nuestras tareas.
Una de las plusvalías obtendremos -si estamos dispuestos a buscarla – es el salto a la proactividad. Si somos personas reactivas, que reaccionan una vez se generan los problemas, cambiará nuestra actitud.
La primera implementación
Usemos una implementación en baja tecnología. No nos dejemos arrastrar por el ‘glamour’ de aplicaciones informáticas, que pueden aligerar ciertos procesos pero también crear malos hábitos. En fase de aprendizaje no hacer correctamente la recopilación, el proceso de las tareas o la organización en listas, puede ser un handicap en un futuro. Por ejemplo, al aumentar la cantidad de información a gestionar. Nuestro objetivo debe ser conocer y entender correctamente todos los pasos de GTD, así como los conceptos básicos, e implementando los mismos tal y como recomienda David Allen en su libro.
De esta forma asimilaremos los conceptos tal y como son, no como nos los muestra un software específico. Creamos los hábitos de recopilar y procesar, entendemos todos y cada uno de los mecanismos del método porque los hemos de hacerlo todo a mano, apuntar las tareas, pasarlas de una lista a otra, organizar nuestros proyectos … Más adelante ya buscaremos la eficiencia de la automatización.
Utiliza un bolí y una libreta para recopilar. Una de las bases de GTD es la captura de todo lo que tenemos en mente. Podemos utilizarla para gestionar nuestras listas y no olvidar nuestras ideas. La parte de delante para recopilar, la trasera para administrar las listas y nuestros proyectos.
No te olvides de revisar y auditar
Sin revisión semanal no hay GTD, quizás tengas listas con acciones apuntadas pero será otra cosa. Crear el hábito de revisar semanalmente nuestras listas, proyectos y otros asuntos, como por ejemplo preparar la actividad de la semana siguiente, evitará la erosión del sistema, y nos mantendrá en guardia ante las tareas y potenciales problemas a los que tengamos que hacer frente. Tan importante como mantener la periodicidad, lo es encontrar la forma correcta de hacerlo. Elegir el lugar y el momento, pero sobretodo entender que se trata de una de reflexión y no de un trámite.
Nuestro GTD no será nunca estático, ha de estar siempre en continua mejora. Utilicemos nuestro sentido crítico para auditar y pulir nuestro sistema. Preguntémonos que es lo que no acabamos de hacer bien y cómo podríamos corregirlo. Más adelante-al utilizar software- nos permitirá valorar como utilizamos nuestra herramienta, como podemos sacarle más partido, o si ha llegado el momento de pasarnos a otra…
Desarrolla el sistema completamente
GTD no es sólo un sistema de listas, pero son muchos los que se quedan ahí. Acciones y proyectos y ya está. Creemos un sistema de archivo simple, por orden alfabético, para nuestros documentos y material de consulta. Otra parte importante es la del archivo de seguimiento, la parte del método encargada de ayudar a sincronizar nuestras listas con la agenda de actividades. Vuelvo a recomendar la serie GTD para Dummies del blog el Gachupas para hacer una aproximación completa a todos los componentes de GTD.
Hay muchos conceptos que nunca se llegan a asimilar y que son parte esencial del sistema. Los objetivos a diferentes alturas marcan el camino a seguir más allá de las acciones y proyectos más inmediatos. Entender el sistema de áreas de responsabilidad ayuda a segmentar nuestra vida, ya distribuirlos tratarse nuestros asuntos de forma clara.
Seguro que se me escapa algo. Si eres practicante sénior de GTD ¿qué conceptos añadirías el post? Los Rookies podéis recurrir al apartado Cuestióname para plantearme las dudas que le surjan, o compartirlos con los lectores vía comentario.
Puedes seguir mi actividad en mi cuenta de twitter @davidtorne, donde comparto mis lecturas y comentarios sobre productividad