Guía del planificador de eventos para la planificación del lugar de celebración

Pasos para encontrar el lugar perfecto para el evento

Decidir cuál es el mejor espacio para su evento o lugar de celebración es fundamental para el éxito general de su evento. Si bien la planificación del lugar requiere tiempo, no tiene por qué ser abrumadora. Para muchos planificadores de eventos profesionales y aficionados por igual, puede ser un desafío divertido.

Asumiendo que usted ya ha identificado el tipo de evento que está planeando y su propósito, hay muchos otros factores que deben ser considerados al comenzar el proceso de selección del lugar mismo. La siguiente hoja de ruta le ayudará a guiarse a través de los pasos para elegir el espacio perfecto para el evento.

Su público objetivo

Cuando se planifica un evento, uno de los datos más importantes que debe saber es quiénes serán sus invitados y cuántos esperan asistir. Si bien es cierto que el tipo de evento influirá en la elección del lugar de celebración, uno de los mayores factores limitantes de un espacio para eventos es su capacidad. Asegúrese de que conoce al menos una estimación precisa (puede ser un rango) del número de invitados, ya que esto limitará inmediatamente las opciones de la sala. También debe tener en cuenta a su público. Asegúrese de que el lugar refleje no sólo el evento en sí, sino también los gustos y expectativas de los invitados.

Fechas del evento

Revise su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluyendo el lugar de su elección. Después de su lista de invitados, la fecha de su evento será el siguiente factor limitante. Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, es posible que tenga que ser flexible con la fecha de su evento para obtener el lugar que desea o que tenga que ser flexible con la elección del lugar para obtener la fecha que desea. Usted debe comenzar a planear el lugar sabiendo dónde usted o el cliente son flexibles. Aquí hay algunas preguntas para considerar:

• ¿Cuándo es más probable que sus invitados estén disponibles para asistir según sus horarios?
• ¿Qué lugares tienen espacio apropiado y disponible para esos tiempos?
• ¿Cuál es el mejor momento para que su equipo directivo celebre el evento?

Calcule su presupuesto

Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planear un gran evento y tener una selección infinita de lugares de celebración. Pero lo más probable es que sus recursos financieros sean limitados, y usted debe estar consciente desde el principio de cuáles son sus limitaciones financieras - incluso si el presupuesto de su evento es simple, una estimación aproximada o un rango. Un planificador de eventos siempre puede planificar un gran evento dentro de un presupuesto razonable.

• ¿Están los locales dentro de los parámetros de su presupuesto para gastos de espacio, técnicos y de catering?
• ¿Ha negociado una tarifa favorable para los servicios y ha demostrado el valor de su papel?
• ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de las partidas excedan el plan?

Alcance Diferentes Lugares

Una vez que los números de la lista de invitados y las posibles fechas de los eventos se han reducido, es importante identificar los lugares donde se podría celebrar el evento. Hoteles y centros de eventos o conferencias son algunos de los espacios más populares para eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones. Este es un momento para ser creativo en su pensamiento. Considere lo siguiente:

• Basado en el tema de su reunión, ¿cuáles son los tres mejores lugares que le vienen a la mente?
• ¿Dónde preferirían sus invitados asistir a esta reunión?
• ¿Qué será lo más conveniente para sus invitados?
• Aparte de un hotel, ¿qué lugares inesperados podrían aumentar la tarifa de RSVP?

Encuentre el tipo de espacio adecuado

El lugar que usted elija debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que está planeando. ¿Su evento requerirá una pista de baile? ¿Necesitará un sistema de megafonía? ¿Qué tal el podio de un orador o la pantalla de un proyector? ¿Qué tipo de configuración de mesa necesita? Además de considerar este tipo de preguntas, aquí están algunas de las preguntas más importantes sobre la planificación del lugar de reunión que debe hacerse a sí mismo:

• ¿Cumple el lugar del evento con los criterios especiales de su programa o evento?
• ¿Puede el lugar acomodar sus necesidades de producción, entretenimiento, A/V, sonido y otras necesidades técnicas?
• ¿Refleja el estado de la instalación los altos estándares de su organización?

Considere los Servicios y Restricciones del Lugar

Además de encontrar el tipo correcto de espacio para eventos, usted querrá investigar los tipos de otros servicios ofrecidos por el lugar y decidir su valor para su evento. Algunos lugares también tendrán una lista de proveedores preferidos desde los cuales usted debe trabajar para encontrar proveedores para otros servicios. Otros lugares tienen restricciones en cuanto a la decoración u otros aspectos del evento en sí. Algunas de las preguntas a hacer incluyen:

• ¿Este lugar ofrece buenas opciones de estacionamiento o servicio de valet?
• ¿Este lugar ofrece seguridad?
• ¿Ofrece este lugar servicios adicionales como catering, arreglos florales, alquiler de ropa de cama y mesa, etc.?
• ¿Este lugar tiene un equipo de montaje y limpieza?
• ¿Este lugar restringe con qué otros proveedores trabaja?
• ¿Este lugar tiene comida y bebidas mínimas?

Considerar la reputación

La reputación de servicio de un lugar es crítica. Esta es a menudo la diferencia entre celebrar un buen evento y producir un gran evento. La forma en que un lugar administra sus instalaciones, su personal y sus clientes siempre serán recordados. Para tener una idea del valor de la reputación de un lugar, considere estas preguntas:

• ¿Cuál es el cargo del director de la conferencia, director de catering o chef ejecutivo?
• ¿La gerencia lo tratará como un cliente VIP o sólo como uno de los múltiples programas?
• ¿Cuánta flexibilidad está dispuesto a ofrecerte el lugar de reunión?
• ¿Tienen testimonios o revisiones disponibles?
• ¿Ofrece el lugar fotografías de eventos similares a los suyos?

Programar una visita

A menos que la logística y el tiempo lo impidan, todo planificador de eventos debe realizar una inspección del lugar antes de contratar cualquier lugar. Las fotos pueden ser extremadamente útiles, pero hay muchos aspectos que sólo pueden ser evaluados en persona. Solicite una visita guiada por el lugar, desde el aparcamiento hasta la entrada, pasando por el espacio para eventos y los baños. Te alegrarás de haberlo hecho.

Incorporar preferencias de cliente

Los organizadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de sede a su cliente (ya sea un cliente interno como los ejecutivos o la gerencia de la empresa o un cliente externo) y obtener aprobaciones. La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es si el cliente aprobará la(s) recomendación(es). Para poder responder a esa pregunta con cierta confianza, debe asegurarse de que entiende las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.