Otra particularidad, es que la documentación mayormente se encuentra guardada en contenerdores como paquetes, cajas, folderes o sobres, por lo cual será necesario hacer la identificación respectiva de esos contenedores antes de proceder a la organización de la documentación, como una toma del momento previo a la organización. Es necesario saber de donde se extrajo dicho material ya que, posteriormente, en el trabajo archivístico, la norma ISAD-G nos pedirá llenar un campo con la signatura antigua.
Haciendo la salvedades respectivas, procedemos a indicar los pasos para la organización del material documental, utilizando inventarios y catálogos:
1. Proceder a abrir los contenedores, extrayendo la documentación a organizar. Con identificadores (hojas de papel dobladas y colocadas alrededor de cada pieza documental), se procederá a escribir la caja de donde fueron extraídas y el tema tentativo al que hacen referencia y el número de folios, por ejemplo: economía, sociedad, siglo XX, caja de impuestos, ayudas económicas, año 2009, información para revista 2, visita a Madrid, etc. Para este paso es necesario saber la historia de la institución que las generó, así como sus funciones y la rama a la que se dedicó; así un archivo de hospital será distinto al de un archivo personal. Este paso es importantísimo pues nos ayudará a idear como será la clasificación de la documentación.
2.
Clasificar la documentación por temas, pieza por pieza, identificando a qué categoría o tema pueda ir cada documento.3. Generar tablas temáticas a partir de la identificación anterior.
4. Clasificar la documentación por fechas, identificando el material que necesitará ser llevado a conservación.
5. Una vez identificada toda la documentación ser procederá a elaborar un INVENTARIO.
6. Proceder al almacenamiento de dicho material dentro de cajas, paquetes o contenedores a los que se identificará con una nueva nomenclatura. Por ejemplo: Caja A, sobre 08.
7. Posteriormente, se procederá a la descripción de cada pieza documental por medio de un catálogo. Para lo cual se recomienda el uso la norma ISAD-G (General International Standard Achival Description).
Siguiendo estos pasos podremos organizar archivos utilizando las normas archivísticas idóneas, facilitando su consulta y protección, con lo cual le damos una nueva vida a la documentación. Este trabajo recoge los años en la experiencia archivística, que esperamos pueda ser de ayuda en la organización adecuada de los archivos. Para consultas y organización de archivos llamar a los números:
MUCHAS GRACIASNO OLVIDES DEJARNOS TUS APORTES Y CONSULTAS EN LOS COMENTARIOS, LOS LEEREMOS EN BREVE.