Utiliza los ‘hangouts’: verse las caras favorece la atención y por tanto el resultado. Es la manera más fácil, barata y efectiva para poder llevar a cabo reuniones rápidas. Aún hay personas que tienen miedo que sea menos efectiva que una reunión ‘tradicional’, pero hoy en día las herramientas y las conexiones permiten alcanzar altos niveles de satisfacción en éste tipo de reuniones.
Compartir los éxitos: queda demostrado que en las reuniones, hacer partícipes a todos de los avances de la empresa, favorece la productividad y motivación. Es importante dedicar un rato a este propósito.
Prepara la agenda por avanzado: una reunión sin orden del día ni objetivos tiende al fracaso absoluto. Enviar previamente el plan favorece la preparación que resulta en un mayor cumplimiento de objetivos y reduce la duración de la reunión.
Focalízate en el objetivo: todo lo relativo a lo que se está trabajando será bienvenido. Todo lo que no, debe ser evitado y redirigido donde toca o a una próxima reunión. Evita que la reunión entre en derivas innecesarias.
Aprovecha las reuniones para motivar: romper la monotonía para asistir a una reunión con otros compañeros, compartir experiencias y situaciones, tiene que ser motivador, si no lo es, la reunión resta y no suma, para evitar esto haz que las reuniones sean provechosas, dinámicas y divertidas. Si son vistas como una obligación y/o pérdida de tiempo, algo estás haciendo mal.
Cada reunión en su día o momento: experimenta con la variación en la programación de reuniones, los resultados serán distintos en una reunión en viernes que en lunes.
Concreta el plan de acción: evoluciona del acta tradicional al listado de acción, resume los acuerdos y compromisos en una ‘to-do list’. Es más efectivo y facilita el seguimiento.