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Definición: Herramienta destinada a gestionar todas aquellas acciones siguientes que hemos de llevar a cabo en un día concreto, bien a lo largo del día o una hora fijada, así como cualquier información necesaria que necesitemos durante una jornada concreta. Como uso alternativo podrá emplearse también como herramienta de incubación.
Formatos: Cualquier tipo de calendario bien en formato analógico o digital, que disponga de la capacidad de gestionar acciones vinculadas a fechas y horas concretas e información a modo de notas.
Tipo de acciones que se gestionan con esta herramienta: Con esta herramienta se gestionaran sólo acciones siguientes con fecha de caducidad o bien recordatorios a modo de activadores de decisiones en caso de usarla como herramienta de incubación. Estos últimos elementos se denominan en GTD como inicios diferidos agendados.
La potencialidad de esta herramienta radica en que te proporciona rumbo y dirección en todo momento del día, de ahí la importancia de actualizarla de forma permanente. Imagina un día cualquiera. Lo primero que has de hacer es mirar tu calendario. Resulta que tienes una reunión fijada de 10:30h a 11:30h de la mañana con un cliente. Que de 13:30h a 14:00h tienes una cita con el tutor de tu hijo en el colegio y que de 19:00h a 20:00h tienes dentista. En este caso, el calendario te está indicando los compromisos concretos que tienes para el día y el tiempo que dispones para, bien definir el trabajo, es decir, procesar tus bandejas de entrada y organizar dicho material, trabajar sobre el trabajo ya predefinido, es decir, trabajar sobre tus listas de acciones siguientes o bien realizar cualquier trabajo imprevisto con carácter urgente.
El calendario sólo deberá contener los elementos indicados. En cualquier otro caso no estará desempeñando la función para el que fue diseñado en GTD. Si incluyes menos de los elementos definidos, tu mente procurará rellenar todos los espacios vacíos que dejes. Otra de las ventajas que tiene el buen uso del calendario es que si en algún momento recibes un encargo inesperado de hacer algo, con un simple vistazo serás capaz de decidir si puedes o no responder a dicha petición.
EL CALENDARIO COMO HERRAMIENTA DE INCUBACIÓN
En este caso su uso pasa por gestionar todos aquellos elementos que quieres valorar o iniciar en algún momento concreto futuro. Si recuerdan los lectores, la otra alternativa sería usar un archivo de seguimiento. En cualquier caso, se trata de determinar con cierta precisión en que momento queremos que se nos recuerden estos elementos, con objeto de establecer los debidos desencadenantes en el sistema. Algunos ejemplos podrían ser los activadores de decisiones, información sobre eventos a los que nos podría interesar asistir, recordatorios de proyectos que te gustaría poner en marcha, etc.
Aunque el uso del calendario como herramienta de incubación queda englobado dentro de las posibles funcionalidades de esta herramienta, convendría no contribuir a la sobrecarga de la misma con un exceso de elementos incubados que se podrían gestionar perfectamente con la lista algún día, tal vez.
Recuerda, el calendario representa tu mapa, tu guía y el rumbo que has de seguir en tu día a día. Hazlo parte de ti y tu productividad se vera desatada de forma increíble.