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Llega el momento de tratar dentro de esta serie dedicada a las herramientas de organización en GTD, aquellas destinadas a la gestión de los resultados o proyectos. Si recordamos bien, proyecto es todo aquel resultado que queremos conseguir y que conlleva mas de un paso. Para la gestión de estos elementos dotaremos a nuestro sistema de dos herramientas sencillas: La lista de proyectos para la gestión del nivel de 3.000 m de altitud y el archivo de material de apoyo para proyectos el cual definimos a continuación:
DEFINICION Herramienta destinada al archivo de todos aquellas fuentes de información que pueden servirnos de apoyo a la hora de realizar cualquier de las acciones relacionadas con un resultado que deseamos alcanzar.
FORMATO Dada la gran variedad de posibles tipos formatos de información a los que nos vemos sometidos hoy en día, esta herramienta puede adoptar diversas formas. Carpetas analógicas o digitales a modo de contenedores de información o bien el uso de herramientas informáticas a tal fin como pueden ser Evernote, Dropbox, Google Drive o Skydrive.
TIPOS DE ACCIONES QUE SE GESTIONAN CON ESTA HERRAMIENTA Ninguna. Las próximas acciones relacionadas con los proyectos se gestionarán en la lista de acciones siguientes
Algunos ejemplos de elementos típicos que pueden constituir el material de apoyo de un proyecto son notas, ideas, correos electrónicos, bases de datos y como no la planificación del proyecto. Guardar elementos activables y sin procesar en esta herramienta supondría una pérdida de control, lo cual tendría un efecto nocivo sobre nuestra productividad. Nunca deberá usarse esta herramienta a modo de recordatorio de que tenemos que hacer algo al respecto.
Realmente existe una línea muy delgada entre lo que se considera archivo de referencia y archivo de material de apoyo. Ambos contienen materiales de consulta que pueden hacernos falta en algún momento en concreto. La idea de diferenciarlos surge de la necesidad de hacer una revisión mínima a la semana de como marchan los proyectos. El material de apoyo debe estar siempre visible cuando trabajamos sobre nuestros proyectos con objeto de poder revisarlo siempre que sea necesario. Mi sistema de archivo es completamente independiente. Uso los soportes originales que suministra David Allen para sostener las carpetas correspondientes a cada uno de los proyectos que tengo activos en cada momento y siempre están a la vista. Por otro lado el archivo de referencia queda dentro de una cajonera. Siempre a mano pero no tan a la vista.
En ocasiones hay también acciones simples que necesitan algún material concreto para poder llevarlas a cabo. Imagina por ejemplo contestar un mail o bien por ejemplo consultar un libro. Algunas aplicaciones de gestión permiten adjuntar notas a tus acciones, puedes usar una bandeja física para depositar todo ese material de soporte para acciones o bien usar una carpeta en movimiento.
Recuerda el material de apoyo sirve para contener todas aquellas fuentes de información que pueden sernos útiles para conseguir un resultado deseado. ¿Cómo gestionas tu material de apoyo?