Herramientas de organización en GTD 10: La lista de proyectos

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Ya casi llegando al final de esta serie dedicada a las distintas herramientas de organización en GTD, le llega la hora a la herramienta que usaremos para gestionar el primer nivel de perspectiva, mediante el cual gestionaremos nuestro proyectos. Recordad que en GTD se denomina proyecto a cualquier resultado que deseemos alcanzar y que requiera de más de una acción para llevarlo acabo. Para gestionar estos resultados usaremos lo que se denomina la lista de proyectos.

DEFINICION Herramienta destinada a albergar todas las obligaciones o los resultados que requieren más de una acción para llevarse a cabo.

FORMATO Podrá usarse cualquier tipo de lista en sus distintos formatos o bien cualquier herramienta, como por ejemplo un mapas mental que nos permitan hacer una revisión sencilla de todos los proyectos que tenemos activos y por tanto en seguimiento.

TIPO DE ACCIONES QUE SE GESTIONAN CON ESTA HERRAMIENTA Ninguna. La función de esta herramienta es simplemente tener un inventario lo más actualizado posible de todos los proyectos que tenemos en marcha con objeto de que puedan ser revisados con frecuencia y sencillez.

La lista de proyectos no está pensada para contener los planes ni los detalles de los proyectos. Tampoco debe mantener un orden determinado. Se trata simplemente de un índice amplio de frentes abiertos.

¿Han de clasificarse o subdividirse los proyectos en distintas listas?. Como ya he comentado en alguna entrada anterior, el concepto de lista es muy amplio. Clasificar los proyectos puede ser útil según cada persona. Hoy en día la mayoría de herramientas que se suelen usar permiten hacer clasificaciones bien mediante carpetas o etiquetas. Podrían clasificarse vinculados a nuestras distintas áreas de responsabilidad, proyectos relacionados con el trabajo, por tipos de proyectos, etc. La idea principal es que cuando los revises no se quede ningún estancado. Si usas un formato analógico, podrías disponer de varias listas de proyectos, dedicadas cada una de ellas a una tipología.

¿Y qué ocurre con los subproyectos? David Allan recomienda tratarlos como si fueran proyectos y anotarlos de igual forma en la lista de proyectos. Esto de nuevo es algo muy personal y dependerá mucho de la tipología de proyectos que suelas tener y de la herramienta que uses para gestionarlos.

El punto fuerte de esta herramienta es disponer de forma clara de información acerca de todos y cada uno de los proyectos que tenemos abiertos y así poder asegurarnos que tememos acciones definidas para cada uno de ellos. Hay que tener cuidado con los proyectos short range o de corto alcance dado que han de ser revisados más a corto plazo para que no se queden sin acciones por lo que puede ser recomendable dejar algún indicador junto a la denominación del proyecto o bien usar una etiqueta específica. Los proyectos long rang o de más largo alcance, suelen gestionarse bien desde la revisión semanal. El éxito dependerá en gran medida de la frecuencia de revisiones de tu sistema.

¿Cómo denominar los proyectos? A la hora de anotar cada uno de los proyectos en nuestra lista y con objeto de conseguir enfoque, resulta de vital importancia hacer una correcta denominación del mismo orientada en todo momento a la consecución del resultado. Si tenemos que preparar un taller para algún tipo de evento, no es lo mismo definir dicho proyecto como PREPARAR TALLER PARA LAS JORNADAS que TALLER PARA LAS JORNADAS | PREPARADO. La segunda opción sería más correcta permitiéndote conseguir un mayor enfoque. Por otro lado resulta muy útil añadir al principio la fecha de cuando procesaste el proyecto en formato día/mes 23/02 | TALLER PARA LAS JORNADAS | PREPARADO. Esto te permite tener controlado el tiempo que tardas en conseguir cada resultado.

Según comenta David Allan, cada persona puede tener entre 30 y 100 proyectos que se ha comprometido a terminar durante el año en curso. Esta herramienta es fundamental para tener todos estos elementos bajo control y poder tomar decisiones sobre ellos en cada momento.

Recuerda, la lista de proyectos es la herramienta destinada a albergar todas las obligaciones o los resultados que requieren más de una acción para llevarse a cabo. De ninguna forma está pensada para contener los planes ni los detalles de los proyectos. Tampoco debe mantener un orden determinado. Se trata simplemente de un índice amplio de frentes abiertos ¿Cómo gestionas el inventario de tus proyectos?