Permítanme que empiece al revés, ¿puedo gestionar mi empresa sin objetivos? Una empresa sin objetivos es como un barco a la deriva; se mueve a merced del viento, las mareas y las olas sin un rumbo fijo, con lo cual puede embarrancar o hundirse en cualquier momento. No dirige su destino.
Estoy seguro que no es esta la imagen que desea de su empresa. Hay que agarrar el timón, consultar el mapa, la brújula, comprobar que disponemos de combustible y víveres suficientes y marcar un destino al que llegar en un tiempo determinado. Es decir, hay que establecer objetivos y asignar los medios necesarios para conseguirlos.
Es necesario definir objetivos ya que muchas empresas y personas están más preocupadas en trabajar que en producir resultados.
Vale la pena recordar que cuando no se tiene un objetivo el trabajo puede ocupar todo el tiempo disponible. La Ley de Parkinson afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”
¿Qué es un objetivo?
Es un compromiso con la finalidad de obtener un resultado concreto en un momento determinado.
¿Cómo deben ser los objetivos?
Los objetivos deben ser SMART
S: Específicos (Specific)
M: Medible (Measurable)
A: Alcanzable (Achievable)
R: Realista (Realistic)
T: Temporizados (con un plazo de ejecución) (Time-related)
Además, deberían ser: Pertinentes, Motivadores, Comprensibles y Comprometedores.
Es decir, un objetivo NO sería: “vender más” sino “Durante el 2013 vender un 10% más que en el 2012, manteniendo la rentabilidad por cliente por encima del 10%”
A la hora de fijar un objetivo debemos responder, entre otras, a las siguientes preguntas: ¿Qué se debe hacer? ¿Cómo mediré los resultados? ¿Cuál es la fecha para lograr los objetivos?
Los objetivos deben constituir un reto y una innovación. Debe existir un sistema de incentivos ligado a los objetivos. Para poder llevar un seguimiento cada objetivo debe tener de, al menos, un indicador. Los objetivos son un elemento fundamental para el compromiso de las personas con la organización y no olvidemos que el resultado se garantiza a través del compromiso de las personas.
En los objetivos se deben definir tanto los aspectos cuantitativos como cualitativos. La ética debe estar por delante del premio. Es decir, el objetivo no debe ser un fin en sí mismo. Hay que considerar los medios utilizados para alcanzar le fin.
¿Qué es un sistema de Administración Por Objetivos (APO)?
APO es un sistema de gestión y planificación de la actividad orientado a resultados. Nos obliga a reflexionar sobre hacia donde nos dirigimos y cómo vamos a conseguir alcanzar las metas establecidas, a corto, medio y largo plazo. Más importante todavía, nos obliga a concretar numéricamente los pasos a realizar para llegar a la meta. Consigue mejorar la eficiencia de la organización ya que elimina duplicidades y canaliza todos los esfuerzos en una misma dirección. APO hace la organización coherente y actúa de instrumento de motivación y participación.
APO pretende mejorar los objetivos de la empresa alineando los objetivos personales con los objetivos generales de la organización. Es imprescindible el compromiso de la Dirección y que la empresa posea una estructura de responsabilidades bien organizada.
Mediante APO se pretende mejorar el rendimiento de la organización a través de la alineación de todos los esfuerzos. Hay que controlar que el sistema de incentivos no llegue a corromper la cultura empresarial, ni fomente el deterioro de las relaciones interpersonales, ni promover comportamientos faltos de ética.
Como cualquier sistema de incentivos se ha de controlar la perversión del mismo. El ciclo de vida de cualquier sistema de incentivos está en relación directa al grado de control sobre el mismo. Hay que encontrar el equilibrio justo y tener en cuenta que ningún sistema de incentivos se mantiene incorrupto por mucho tiempo.
Hay que tener en cuenta que APO es un sistema de dirección, no un sistema de retribución. El sistema de retribución ha de ser una herramienta de APO, no un fin.
Con la crisis, APO es más necesaria que nunca ya que las empresas deben enfocarse en unas prioridades concretas y alinear todos sus recursos en ellas.
Esquema de APO
- La Dirección define objetivos estratégicos a largo y corto plazo. Los transmite al resto de departamentos. También define las reglas del juego. Es decir, como se controlarán los objetivos, como se asignarán los recursos, como se gestionarán las incidencias, como se premiarán o penalizarán los resultados, etc.
- Cada Departamento define y acuerda sus objetivos, los cuales deben estar alineados con los Objetivos Generales.
- Periódicamente se controlan y gestionan las desviaciones, decidiendo las medidas a tomar. Hay que tener en cuenta que los objetivos no deben ser inamovibles.
Según Peter Drucker, creador de APO a mediados del siglo XX, un sistema de Administración por Objetivos debe medir:
- La posición de la empresa en el mercado, en función del mercado potencial que dispone.
- La innovación de productos, servicios y procesos.
- La productividad.
- La rentabilidad.
- El rendimiento y la actitud de los trabajadores.
- La responsabilidad social de la empresa.
Si no utilizamos APO la organización repite esfuerzos, deja de alcanzar objetivos y se distraen recursos en actividades y tareas no relacionadas con la finalidad del sistema.
Espero que este artículo te haya servido para reflexionar acerca de la importancia de los objetivos en el éxito de tu negocio.
Autor Enrique Álvarez Negosheva - info@organizapymes.com – Consultor OrganizaPymes
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