“El celular, aunque reconocido como una herramienta útil en casos de emergencia, se ha convertido en un “esclavizador” de usuarios y, en ocasiones, constituye una distracción que impide se puedan realizar las labores en forma segura, eficiente, con calidad y que se ofrezca un servicio de excelencia, tanto a los clientes internos como externos. Es por las razones y riesgos anteriores, que se establece como política el uso restringido de los celulares, teléfonos inteligentes y/o dispositivos móviles como tabletas electrónicas propiedad de las personas que laboran en la organización”.Así inicia la primer política de uso restringido de celulares y dispositivos móviles personales, que COVIRE ha desarrollado para uno de nuestros Clientes.
En los últimos 8 años, el uso de celulares se ha transformado de ser “importante” a “no poder vivir sin ellos” y aún falta mucho por ver. Los efectos que la interacción desde el interior de las organizaciones hacia el exterior a través de los cada vez más versátiles dispositivos de comunicación, son día a día más impactantes en aspectos como la atención, el servicio al cliente, la seguridad, la productividad y, en una palabra, en la competitividad.
Esto se ha convertido en una preocupación para muchas organizaciones; algunas establecen mecanismos de prohibición de acceso de dichos dispositivos a las áreas de trabajo; otras se limitan a señalar y disciplinar por evento.
Las principales causas por las que se debe considerar establecer una política de uso restringido de celulares son:
Seguridad: La falta de atención y desconcentración provocada por atender una llamada, responder un texto o ver la última publicación en la red social; es fuente de incidentes laborales y, desafortunadamente, de accidentes que han terminado en tragedias. El alcance de los riesgos no se limita a la práctica de atender el celular al conducir un vehículo (mismo que puede tratarse de un montacargas); sino a golpes, machucones y cortadas, ya sea de la persona que atendió el celular o de las personas a su alrededor.
Productividad: Si bien los dispositivos móviles amplían la posibilidad de respuesta rápida a una comunicación negocio; es un hecho que la proporción de tiempo dedicado a a atender aspectos del trabajo, es mucho menor que el dedicado a la navegación, el entretenimiento y a la “sociabilización”. Incluso la expectativa de una respuesta a través del dispositivo, hace que las personas pierdan el enfoque en las tareas de valor agregado para la organización. La desatención en las reuniones de trabajo, pueden provocar desde una falta de compromiso a los acuerdos, la pérdida de elementos clave para la toma de decisiones; hasta provocar acuerdos “light” con el fin de terminar la reunión y poder “atender al dispositivo”.
Atención a los Clientes: La falta de atención a los Clientes, tanto internos como externos; han provocado quejas que afectan la imagen de las organizaciones; en especial de aquellas en las que el servicio al Cliente es un factor clave de negocio; así como afectación de las relaciones entre los miembros de la organización. Este aspecto es el que ha originado en países como España y Uruguay, entre otros a establecer normas legales que prohíben el uso del celular en centros de trabajo.
Clima Laboral: Es una realidad que las relaciones entre los miembros de una organización se ven afectadas por el uso excesivo o la falta de consideración hacia los demás al utilizar los dispositivos móviles. La falta de consideración va desde la falta de atención cuando una persona habla, hasta el utilizar el reproductor de música sin audífonos. No tener en cuenta estos elementos, pueden generar altercados y hasta riñas entre los miembros de una organización.
En COVIRE consideramos que la mejor forma de administrar y generar conciencia organizacional con respecto del uso de los dispositivos móviles personales, debe hacerse a través de una política formal, documentada y específica que permita a las personas, conocer lo que está permitido y cuándo; entender los porqués de las restricciones, y tomar las decisiones de actuación, con pleno conocimiento de las consecuencias en caso del incumplimiento.
Nuestra premisa fundamental es tratar a los miembros de la organización como adultos, para que, en reciprocidad, se comporten como tales.
Encontrar el equilibrio que permita la convivencia positiva y productiva entre los miembros de la organización y las tecnologías de comunicación, es parte de las ocupaciones fundamentales de las organizaciones del siglo 21.
Si tienes dudas de la forma de establecer una política de uso restringido de celulares y otros dispositivos móviles, contáctanos, será un honor contribuir a agregar valor a tu organización.