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Cuando hemos de tomar decisiones sobre que hacer, entran en juego muchas variables que de algún modo resultaría complicado jerarquizar para disponer de un criterio correcto. GTD nos propone que usemos como variables todos los factores de compromiso posibles en cada una de las situaciones en la que nos podamos encontrar.
Nuestras Estrategias Cualquiera de nuestras elecciones debe esta siempre encaminada y vinculada a nuestras obligaciones identificadas en los niveles superiores de perspectiva, es decir, debemos desarrollar un pensamiento estratégico encaminado a conseguir los resultados que deseamos, tanto a corto como a largo alcance, equilibrar nuestras distas áreas de responsabilidad, dirigirnos hacia nuestra visión y todo ello mediante el uso de nuestro propósito y nuestros principios a modo de brújula. Esta forma de pensamiento nos permitirá mantener el nivel de enfoque necesario en cada momento. Antes de tomar una decisión a la hora de decidir que hacer nos preguntaremos: de entre estas opciones ¿cuál es la que me acerca más a alcanzar los resultados y la vida que deseo?
Factores límites Aun habiendo desarrollado de forma correcta todos los niveles de pensamiento, hay otras circunstancias que pueden condicionar la correcta elección en cada situación. Siempre van a existir factores límites que nos condicionen a la hora de elegir. El primer factor límite será el contexto, es decir, para llevar a cabo algo has de estar en un lugar concreto, disponer de las herramientas necesarias o estar en compañía de alguien de forma concreta. El segundo factor es el tiempo disponible. Esta limitación afecta directamente a la cantidad de tiempo de que dispones en el momento de tomar la elección. Si dispones sólo de 10 minutos, no tiene sentido elegir algo que puede llevarte 30 minutos. Y el tercer factor límite es el nivel de energía. Teniendo en cuenta que a lo largo de día nuestros recursos mentales, emocionales y físicos fluctúan en función de muchos parámetros, nuestro nivel de energía limitará nuestra toma de decisiones respecto a algún tipo de accion. Por ejemplo, si acabas de terminar dos reuniones de más de 90 minutos cada una, te sientes cansado ¿qué sentido tiene comenzar a redactar un informe que requiere mucha atención por tu parte? Lo más coherente ante esa situación es elegir algunas opciones que conlleven poca energía, como leer algunos artículos o bien enviar algunos correos electrónicos.
Opciones de actuación Por último, podremos introducir algunas variables más a nuestra función de toma de decisiones. En primer lugar trabajar sobre tus acciones predefinidas, es decir, aquellas que ya están en tu sistema. En segundo lugar, trabajar en aquello que surge de forma esporádica y por último podremos trabajar en definir nuestro trabajo, es decir, procesar y organizar todo el nuevo contenido que ha ido a parar a tus diversas bandejas de entrada. Nuestro día a día estará impregnado de incertidumbre por lo que incorporar estas variables a nuestro proceso de toma de decisiones resultará crucial para no caer el la sensación de pérdida de control que podría acontecer ante diversas situaciones.
El secreto del éxito reside en fluir de forma constante a través de todas y cada una de estas variables hecho que te permitirá mantenerte en movimiento.
¿Y las prioridades? Olvídate de ellas. No puedes gestionarlas, simplemente las tienes en cada momento. Tus prioridades irán cambiando en función de las diversas situaciones en las que te encuentres. Estar enfocado es lo que te permite estar alineado con tu camino y mantenerte siempre con la mirada en el horizonte.
Como puedes ver hay 12 variables que intervienen en la función de la acción. 6 para contrastar tu estrategia, 3 factores que te limitan y 3 posibilidades diferentes de hacer. Si introduces los parámetros correctos en la función de la acción, en cada una de tus situaciones cotidianas, encontraras de forma natural las mejores opciones para hacer en cada momento.