Insightly es un CRM muy efectivo para la gestión de la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España. Como CRM inmobiliario facilita supervisar los procesos internos a nivel organizacional de la inmobiliaria, y permite al mismo tiempo gestionar las relaciones externas. Es una herramienta muy efectiva para aumentar el nivel de la productividad inmobiliaria en España.
Mediante Insightly, una inmobiliaria puede supervisar desde su cartera de potenciales clientes compradores hasta sus alquileres de propiedades; como también supervisar los vínculos externos con agentes inmobiliarios independientes (freelancers), colaboradores, socios en promociones inmobiliarias (promotores, constructores, etc), y proveedores de insumos para la oficina.
Las características básicas que ofrece Insightly como CRM inmobiliario son las siguientes:
- Gestión de contactos (internos y externos).
- Agenda de trabajo diario y planificación por calendario.
- Anexar de forma automática direcciones a la libreta de contactos.
- Planificar eventos y realizar su seguimiento.
- Creación de notas y comentarios.
- Personalizar los campos del CRM inmobiliario.
- Realizar búsquedas en la base de datos de la inmobiliaria.
- Compartir archivos (documentos de textos, fotografías de viviendas, vídeo inmobiliario, etc).
- Vincular la web inmobiliaria y/o el blog inmobiliario.
- Marcar tareas con etiquetas de seguimiento.
- Programar notificaciones automáticas.
- Vincular las relaciones directas entre los contactos, colaboradores, agentes inmobiliarios, proyectos, etc.
- Plantillas predefinidas para el email inmobiliario (marketing con newsletter).
- Gestión integrada de proyectos para la inmobiliaria.
Insightly permite integrar los proyectos de la inmobiliaria como si fueran tareas establecidas, y facilita supervisar todas las fases del proceso de venta de una propiedad ( captación de viviendas, gestión de la documentación, visitas realizadas a las viviendas en venta, etc). Los alquileres de propiedades también pueden ser integrados como proyectos, y al igual que la venta de viviendas, pueden ser controlados en todas sus fases del proceso.
Por otro lado, cada proyecto puede vincularse a diferentes roles (agentes inmobiliarios, colaboradores, clientes compradores, inquilinos, propietarios, etc); permitiendo realizar un seguimiento del desempeño profesional del agente inmobiliario y, al mismo tiempo, visualizando los niveles de productividad conseguidos.
La gestión de proyectos con Insightly como CRM inmobiliario permite:
- Marcar objetivos y establecer marcos temporales.
- Definir tareas vinculadas a diferentes roles.
- Enviar recordatorios automáticos por correo electrónico.
- Especificar los contactos por variables predefinidas.
- Realizar el seguimiento de los correos electrónicos intercambiados.
- Visualizar las tareas completadas y los eventos en desarrollo.
- Incluir los archivos asociados con el proyecto de la inmobiliaria.
- Consultar las tareas asignadas y los informes de eventos.
- Oportunidades de ventas para la inmobiliaria.
Insightly permite, mediante una funcionalidad especifica definida como "oportunidades de venta", analizar el potencial que ofrece cada propiedad para ser vendida; y también, realizando pequeños ajustes, definir cuáles viviendas ofrecen mayor potencial para ser alquiladas (tanto por temporada de verano como por larga duración).
Configurando de forma especifica dicha funcionalidad mediante las variables que ofrece el CRM, la inmobiliaria puede conseguir un diagnóstico de probabilidades de venta o alquiler de una vivienda.
Para conseguirlo las variables incluidas tienen ser muy precisas, y se deben contemplar todas las fases y elementos vinculados:
- Tipo de propiedad (apartamentos, bungalows, chalets, etc).
- Fecha de captación de la propiedad.
- Finalidad (vivienda en venta o en alquiler).
- Número de visitas realizadas con clientes (asociadas por calendario).
- Fechas vinculadas a cada acción realizada por los agentes inmobiliarios.
- Sistema de contacto (telefónico, email, visita en persona a la oficina de la inmobiliaria, newsletter inmobiliario, formulario de la página web o del blog inmobiliario, páginas social media de la inmobiliaria, etc).
- Resultados obtenidos con las acciones (presenciales u online).
- Feedback de los clientes (precio de venta de la propiedad o del alquiler, opiniones u observaciones generales, etc).
- Informes detallados de las gestiones y de los procesos.
El sistema de "informes heredados" incluye nueve tipos de reportes, los cuales permiten a la inmobiliaria analizar cada fase del proceso de venta o de alquiler de una propiedad. El sistema del CRM inmobiliario también permite elaborar informes precisos sobre la captación de viviendas, las acciones online implementadas (web inmobiliaria, blog inmobiliario, páginas social media, etc), y el desarrollo de cada tarea asignada (asociada a un agente inmobiliario, incluyendo fechas y resultados obtenidos).
Los informes generados por el CRM inmobiliario incluyen gráficos básicos, y se pueden configurar de acuerdo a las necesidades organizacionales y empresariales de la agencia inmobiliaria. También se pueden implementar filtros, asignar categorías para cada apartado de dichos informes, y programar alertas inteligentes que serán enviadas de forma automática (funcionalidad solo disponible en las versiones de pago).
- El CRM inmobiliario vinculado a las plataformas social media.
El sistema de integración social media del CRM inmobiliario permite, mediante la dirección de correo electrónico de un contacto, detectar sus perfiles en las diferentes plataformas y visualizar su actividad pública. Dicha funcionalidad hace que la inmobiliaria pueda acceder a la actividad de cualquiera de sus contactos en , FourSquare, Google Plus, Picasa, , Klout, , StumbleUpon, y otros servicios similares.
No es una funcionalidad diseñada con fines ilegales, al contrario, lo que pretende dicho módulo del CRM inmobiliario es acceder a los perfiles social media de sus contactos para establecer sinergias positivas. La funcionalidad Social CRM no accede a la información privada de los contactos registrados en la base de datos, solo accede a la información pública y a la actividad compartida de igual modo. Por ejemplo, el Community Manager inmobiliario, puede utilizar dicha funcionalidad para reforzar los lazos empresariales o encontrar nuevas oportunidades de negocio para la inmobiliaria.
- Accesibilidad e integración del CRM inmobiliario.
La aplicación Insightly móvil permite acceder al CRM inmobiliario desde cualquier tipo de dispositivo tecnológico (iPad, Google Nexus, iPhone, smartphones y tablets con sistemas Android, etc). Al mismo tiempo, el CRM se integra con diferentes aplicaciones, las cuales potencian el aumento de la productividad inmobiliaria. Los niveles de integración son diferenciales, dependiendo de la aplicación en particular y de otras variables, aunque el sistema contempla las herramientas más frecuentes de ser utilizadas por una inmobiliaria en España:
- Google Apps: correo electrónico, calendario, almacenamiento, etc.
- Microsoft Outlook: contactos, calendario, documentos, email, etc.
- Atención al cliente: SupportBee (sistema automatizado de soporte a clientes).
- Gestión e intercambio de documentos: One Drive, Dropbox, Google Drive y Box.
- Base de datos y migración: Data2CRM, Dedupely, Import2, Neatly y PieSync.
- Email marketing: DirectIQ, Gmail, Boomerang, Inibox y MailChimp .
- Productividad inmobiliaria: Evernote, Flow XO, Hubstaff (tareas en tiempo real), Ninja Forms (WordPress), TimeCamp y Zapier.
- Reportes: Microsoft Power BI.
- Herramientas diversas: Facebook Ads, Google Hangouts, PandaDoc, Plus23, Proposable, Quotient y Wishpond.
Las funcionalidades básicas de Insightly para ser utilizado como CRM inmobiliario son muy efectivas, y aunque la versión gratuita presenta algunas limitaciones funcionales respecto de las versiones de pago, no deja de ser una buena opción a tener en cuenta.
Para una pequeña o mediana agencia inmobiliaria en España, acceder a un CRM inmobiliario de forma gratuita y con las características anteriormente descritas es una buena alternativa. En siguientes publicaciones analizaremos las funcionalidades avanzadas de Insightly, y las características ofrecidas con las distintas versiones de pago del CRM.