Si hay una capacidad que convierte una persona productiva en alguien realmente eficaz es la habilidad para terminar lo que ha empezado. La capacidad de resolución libera recursos como tiempo y atención, permitiendo dar una mayor velocidad a nuestro torrente de actividad.
Con el tiempo me ido convenciendo que se trata de una actitud más que de un aptitud. Creo que podemos trabajar ese aspecto para desarrollarlo.
Una historia habitual
Nos embarcamos en una gran variedad de batallas a lo largo de la semana, desde asuntos menores relacionados con cuestiones desconectadas de nuestra actividad principal pero que necesitan respuesta, hasta proyectos determinantes relacionados con objetivos o que aportan valor tangible.
¿Qué pasa después de la revisión semanal cuando has decidido en que trabajarás durante el nuevo ciclo de 7 días? Hay unas actividades que destacan – prioritarias para ti – aunque no las etiquetes de forma explícita. De forma inconsciente las acciones relacionadas captan tu atención en la lista de próximas acciones a realizar.
Pero empieza la semana, los imprevistos y temas menores surgen desplazando a un segundo plano lo importante.
Llegan las tensiones, desplazando el target fijado durante la revisión semanal a la actividad que ayude a aliviar el incendio provocado por una petición de un cliente, un imprevisto en forma de asunto mal cerrado o delegado por un miembro de tu equipo.
Una vez solucionado los asuntos extraordinarios vuelves al punto de salida pero ya estás quemado. No dispones de la energía que tenías al inicio de la semana, disminuye la motivación, la concentración y aumenta las posibilidades de autoboicot.
Es probable que sigas trabajando en temas importantes hasta la próxima revisión semanal pero que resuelvas de temas de menor importancia de forma ocasional para obtener la satisfacción de una recompensa inmediata y generar la sensación de que estás siendo productivo.
Cerrar asuntos
Cerrar equivale a resolver de forma satisfactoria un asunto. Este no nos volverá a ocupar tiempo ni…
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El asunto en cuestión puede ser una acción, un proyecto o un problema. Una acción es una actividad física indivisible pensada para ser resuelta en un solo ciclo, la empiezo y termino en el mismo momento en que me pongo con ella. No tiene mayor problema.
Un proyecto es diferente. Debemos satisfacer dos vertientes diferentes, definir de forma correcta el resultado a obtener y finalizar todas las acciones que vayan surgiendo para lograr ello. Hay que pensar en el propósito para definir y mantener un ritmo de trabajo para acabar con las acciones en un periodo de tiempo razonable.
No te marques una fecha límite que no sea objetiva, nada de imponerte tus propias fechas. Procura que el proyecto no se detenga, tenlo presente durante la revisión diaria y semanal. Utiliza la lista de proyectos.
El tercer concepto es el problema. Una actividad que se presenta de repente ya sea delegada o por un incendio súbito provocado por ti mismo. Un problema es inconcreto. Para hacerle frente busca concreción convirtiéndolo en uno – o varios – proyectos. Define los resultado/s necesarios para alcanzar su resolución.
Para conseguir cerrar de forma sistemática tus frentes abiertos…
- Concreta al máximo tu actividad al redactar la acción que quieres realizar o el resultado que quieres obtener en un proyecto.
- Trabaja por contexto. Concentrado en pequeñas listas de actividad para solucionar acciones de una misma familia (herramienta o ubicación).
- Sesiones especificas para desatascar la actividad. Si un proyecto no avanza dedica una tarde a resolver su actividad.
- Durante la revisión semanal elige un número reducido de proyectos a desarrollar. No puedes ganar guerras batallando en varios frentes.
Una cuestión de actitud
Cambia el chip y mira la actividad abierta (próximas acciones y proyectos) con la intención de detectar lo puedes o debes terminar.
No hablo de motivación. Debemos ser conscientes del estado de cada uno de nuestros proyectos, a fin de escoger aquellos que pueden cerrarse antes de la próxima revisión semanal.
Criterios de selección como fechas de entrega, actividad relacionada con tus objetivos que pasa por encima del resto o pequeños asuntos que ya hace demasiado tiempo que arrastras. Elige un criterio, selecciona un número reducido de proyectos de tu lista y acaba con ellos.
Un experimento para esta semana
Escoge una tarde y entra en un modo sin distracciones ni actividades inútiles. Aumenta tu capacidad para enfocar y dedica atención de calidad a acabar con asuntos concretos. Elige 2 o 3 proyectos para cerrar y no dejes de trabajar en ellos hasta conseguirlo.
Al final de la semana reflexiona un momento en cómo ha cambiado tu actividad este test