En nuestra época, son muchas las organizaciones que con el fin de aumentar la productividad, manifiestan una gran preocupación en potenciar el trabajo en equipo como solución a la mejora de resultados, calidad y beneficios.
Las empresas son conscientes que el éxito del trabajo en equipo pasa por un buen plan de comunicación perfectamente diseñado, capaz de unir sinergias generando esfuerzos en busca de unos objetivos previamente definidos.
Cada uno dentro de su área, posee unas responsabilidades y tareas perfectamente definidas. Pues bien , para trabajar en equipo es necesario contar con personas organizadas y guiadas por un líder que es el que va a asumir la responsabilidad de empujar y orientar al equipo hacia la consecución del objetivo.
Esta claro que a la hora de comunicar y más en un sector como es el de cajas, tenemos que tener una visión clara del proyecto a transmitir. La mayoría de las veces contaremos con un numeroso equipo y poco tiempo para dirigir esa información, que debe ser lo más cristalina posible, asegurándonos el feed-back correspondiente, de que lo transmitido ha sido entendido.
Como responsable de cajas, muchas veces me he preguntado por qué hay diferentes resultados al lanzar un mismo proyecto en distintos centros, si supuestamente comunicamos lo mismo, y tenemos claro la linea directriz a seguir para conseguir el objetivo.
La respuesta es obvia, las personas son distintas , pero también, las ganas, la forma, la pasión , el entusiasmo, de quien transmite ese proyecto. Estos factores son los que van a hacer que se conecte o no con el grupo. Si hemos sido capaz de despertar la atención, curiosidad e interés del colectivo, nos será mucho más fácil desarrollar nuestra labor y conseguir con éxito nuestra misión.
Centrándonos ya en el sector de cajas, la comunicación en este colectivo podríamos realizarla a través de:
- Briefing diario.
- Reuniones semestrales.
- Entrevistas de desempeño laboral.(Mínimo una al año)
1.- Briefing diario.
La información a transmitir debe aportar valor, por lo tanto será necesario seleccionar la información para estas personas, que más tarde se hará extensible al resto del equipo.
El briefing se deberá estructurar con poco contenido de información permanente, (salvo que sea relevante) y bastante información de planificación de tareas habituales o no habituales que necesiten una replanificación de la organización.
También podemos tener en cuenta las incidencias detectadas durante el día anterior, los trabajos a realizar en el día, así como anticipación de tareas de los días siguientes o comunicación de cómo realizar las tareas y que sirvan como soporte formativo para todo el colectivo.
Información recomendada a la hora de la elaboración del briefing:
- Acciones o eventos comerciales significativos que tenga el centro ese día.
- Felicitación al equipo por el trabajo bien hecho por ejemplo: resultados de productividad ,diferencias de efectivo, solución de incidencia con clientes etc.
- Reclamaciones, sugerencias o felicitaciones de clientes del día anterior.
- Dar la bienvenida al personal regresado de vacaciones, y felicitar personalmente al acompañer@ por su cumpleaños si lo hubiera.
- Incidencias de artículos o rupturas en folleto.
- Situación del estado de la linea de cajas y tareas pendientes de realizar.
- Asignación de tareas a personas concretas, previamente planificadas.
- Siempre terminaremos el briefing preguntando al equipo si hay alguna información del día que quiera transmitir, o si existe alguna duda sobre la planificación realizada.
- Recopilaremos en este briefing todos los comentarios e incidencias del personal que estimemos importantes, y que puedan afectar al desarrollo de su labor en cajas, con el fin de remediar y poner solución.
- Una vez finalizado el briefing colocaremos en un panel informativo el contenido de este, con el fin de que pueda ser visualizado de nuevo por todo el personal de cajas .
2. Reuniones Semestrales.
Otra forma muy recomendable y necesaria de transmitir información en el departamento de cajas, es a través de una reunión semestral con todo el equipo, donde pondremos de manifiesto los datos obtenidos en el sector durante los últimos meses, así como un avance de los nuevos proyectos e información de nuevas campañas estacionales.
Los temas a tratar podrían ser:
- Datos generales referidos a la productividad del sector de cajas.
- Datos generales de diferencias de efectivo en el sector cajas.
- Porcentaje de venta fidelizada.
- Numero y tipología de reclamaciones de clientes.
- Consolidado de opiniones de clientes sobre el trato y servicio recibido en linea de cajas . Información obtenida a través de sugerencias, reclamaciones, felicitaciones, reuniones de clientes , barómetro, encuestas telefónicas o cliente misterioso.
- Comunicación de nuevos proyectos que afecten al sector o centro.
- Campañas estacionales: Camping-jardín-libros vuelta al cole-juguetes navidad (dependiendo de la fecha de realización).
- Recordar los procedimientos y protocolos en cuanto a normas de seguridad y control.
3. Entrevistas de desempeño laboral.
Quizás la más directa, al ser una comunicación individual y cara a cara . Recomiendo leer el post entrevistas de desempeño laboral, las cuales debemos entenderlas como una oportunidad para conocer mejor a nuestros equipos, mostrando la importancia y el valor de sus procesos , fomentando de esta forma un buen clima social, que nos ayudará a tener equipos motivados, cohesionados, informados y con clara orientación al cliente.
En definitiva, no sólo se trata de comunicar por comunicar, sino de comunicar para proyectar una visión clara y general del departamento de cajas .Explicando el porqué de las cosas , motivando al equipo , agradeciendo y reconociendo sus procesos y esfuerzos para alcanzar los objetivos. Sobre todo empujando, estando presentes para servir a nuestro equipo, el cual tiene la difícil tarea de aunar esfuerzos para seducir y ser el elegido por el cliente, demostrando en todo momento profesionalidad ,atención, iniciativa y confianza.
Termino con una cita:
“El objetivo: que el cliente nos elija… la venta es el resultado de hacer bien nuestro trabajo.”
Víctor Torres Vázquez