Convocatorias protocolarias: la anti optimización de reuniones
“Yo utilizo las reuniones para cubrir la necesidad de pertenencia de mi gente y que se sientan parte del equipo”
Por pura inercia o incluso para no herir sentimientos, a veces nos cuesta excluir de una convocatoria a una o dos personas a quienes realmente la reunión no aporta ni afecta en absoluto. Pero al convocar al resto del equipo... tememos lesionar susceptibilidades y el clima es lo primero!!!. El resultado es un participante que en general no tiene nada que aportar y que está pensando en el trabajo que le está esperando y en la pérdida de tiempo que para él supone estar allí. Y tiene razón!!!
Pero si no le convocamos, corremos el riesgo de ofenderle “no sé qué hacen, se han reunido todos y a mí no me han dicho nada…” (a leer en tono melodramático…).
La mejor alternativa es hablar previamente con él y explicarle asertivamente el motivo por el cuál no se le convoca, pero indicándole que si tiene alguna aportación o sugerencia está invitado (no convocado).
En la mayoría de las ocasiones, la persona agradecerá nuestro gesto y sólo acudirá si realmente su interés o aportaciones lo justifican. De este modo todos salimos ganando :
- Si no acude: él tiene la sensación de haber ahorrado tiempo y nosotros evitamos la presencia de un asistente “irrelevante”.
- Si acude: lo más habitual será que se esfuerce en justificar su presencia, lo que suele redundar en un enriquecimiento de la reunión.