Una conocida empresa española de moda ha incorporado la Firma Digital en sus procesos de gestión documental de sus procesos internos de Recursos Humanos. Es la digitalización de Recursos Humanos
La firma española de moda Mango ha confiado en Vector ITC Group, grupo tecnológico 100% de capital español, la implantación de su solución Firma Digital para la gestión documental de sus procesos internos de RR.HH.
Gracias a la aplicación Firma Digital, integrada con la solución de recursos humanos de Meta4, todos los documentos que genera el departamento para tiendas y oficinas de la compañía se firman digitalmente: contratos, renovaciones, bajas, vacaciones, excedencias, cambios de tienda, cambios de horarios, etc. Hasta un total de 16 tipos de documentos diferentes pueden ser gestionados de forma automatizada desde tiendas y oficinas.
Ventajas de la Firma Digital
La firma digital automatiza los procesos documentales agilizándolos y proporcionando múltiples beneficios a la compañía:
- Reducción del tiempo de gestión, ya que se simplifica el proceso.
- Elimina los desplazamientos de personal y el absentismo derivado del desplazamiento de los empleados a la sede central de su ciudad para firmar los documentos
- Elimina el riesgo de pérdida documental.
- Disminuye los errores debidos al factor humano.
- Más espacio de almacenamiento.
- Reducción de costes de gestión en los sistemas TI.
- Mejora las comunicaciones.
- Proporciona una mayor seguridad al proceso y le dota de mayor validez con evidencias.
- Se puede aplicar a cualquier tipo de documento que se vaya a firmar.
- Evita el fraude y la suplantación de personalidad relacionado con la firma documental.
- Proceso auditable por entidades gubernamentales.
- Detecta manipulaciones indebidas de la información almacenada.
- Reutilizable en múltiples dispositivos de distintos fabricantes.
- Posibilidad de utilizarlo para otros procedimientos.
¿Por qué es segura la Firma Digital?
La aplicación Firma Digital se ha desarrollado con las máximas medidas de seguridad para evitar el fraude, la suplantación y la intercepción de información:
- El empleado no sólo debe firmar el contrato: Durante el proceso, el empleado no sólo firma el contrato sino que también debe realizar una locución de voz registrando en audio el proceso que va a realizar y hacerse una foto de su DNI, todo mediante el dispositivo electrónico habilitado para la operación.
- Control exhaustivo de todos los documentos firmados: Cuando se realiza una petición de firma se redirige automáticamente al responsable directo de la tienda o del departamento de recursos humanos que tiene que supervisar el proceso.
- Sellado temporal mediante un certificado de empresa: El proceso además es sellado temporalmente (timestamp) con un certificado de empresa emitido por una entidad certificadora homologada a nivel estatal e internacional y se certifica con este la información recogida: documento, firma, evidencias, timestamp.
- Generación de código de identificación unívoco para empresa y empleado: Para verificar la integridad de los datos recogidos y almacenados, el proceso una vez sellado y certificado con el certificado de compañía, genera un código de identificación unívoco que guardan ambas partes firmantes, compañía y empleado, de tal forma que si a posteriori se cambia alguna parte del documento, de la firma y de las evidencias recogidas, del certificado con el que se ha sellado temporalmente el documento o incluso del propio sellado, si se vuelve a generar el código de identificación unívoco ya no coincidirá con el original que tienen las partes firmantes, verificando y garantizando que la copia que se tiene en ese momento se ha visto alterada la integridad de sus datos almacenados.
- Proceso auditable por una tercera empresa: El proceso, al tener finalmente almacenamiento del documento firmado y certificado en el gestor documental de la compañía, permite que la información almacenada en el repositorio documental pueda ser certificada con el certificado de compañía del tercero de confianza y permite que el proceso sea auditable por una compañía tercera de homologación.
Ventajas de la aplicación Firma Digital
- Disponible en varios idiomas
- Acepta cualquier tipología de documento interno, es parametrizable a nivel de documento, multiusuario, es decir permite el acceso controlado por distintos roles y usuarios.
- Se adapta a cualquier plataforma de software, independientemente del sistema operativo: iOS, Windows 8, Android.
- Se puede personalizar de acuerdo con la imagen corporativa.
- Ofrece acceso multinavegador.
- Permite la integración bidireccional múltiple con distintos sistemas orígenes de información como ERP Meta4, ERP a medida realizado en Cobol o portales como la intranet corporativa, para realizar el proceso firma de los documentos que generen.
Imagen facilitada por FreeDigitalPhotos.net
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