Hace unos meses, en una de las charlas que mantenemos periódicamente, mi colega William Elliot me comentaba la gran diferencia entre motivo y excusa.
William —GTD® Master Trainer de Sudáfrica— me explicaba que le gusta plantear en sus formaciones de GTD® la siguiente pregunta: «What’s the difference between a reason and an excuse?».
El motivo por el que la hace es provocar una reflexión en las personas participantes sobre cómo pequeños detalles pueden generar grandes cambios.
En particular, sobre cómo aplicar sistemáticamente la metodología GTD® puede aportar enormes ventajas, con un mínimo esfuerzo, a tu día a día.
A mí me provocó también una reflexión adicional sobre la utilidad de abarcar un periodo amplio al revisar el «calendario futuro» durante la Revisión Semanal de GTD®.
Mi intención en este post es profundizar sobre el valor que aporta esta reflexión, y otras relacionadas, a la gestión de tus compromisos.
La gran diferencia entre motivo y excusa
Cuando te comprometes a algo estás —consciente o inconscientemente— asumiendo el riesgo de incumplir ese compromiso.
Digo riesgo porque cumplirlo o incumplirlo no depende únicamente de ti. Sabemos que los imprevistos están ahí. Son «parte del paisaje» en el trabajo del conocimiento.
Por muy bien que te organices, o por mucho que intentes prever qué puede pasar, lo cierto es que siempre existe la posibilidad de que ocurra algo inesperado.
Por otra parte, detrás de cada compromiso incumplido hay, al menos, una causa.
Que esa causa sea un motivo o una excusa va a depender de lo proactivo o reactivo que sea tu comportamiento en relación a ello.
Porque, como ya habrás imaginado, la gran diferencia entre motivo y excusa es el tiempo.
Si explicas la causa por la que vas a incumplir el compromiso antes de incumplirlo, estás dando un motivo.
Si, por el contrario, explicas la causa después de haber incumplido el compromiso, estás dando una excusa.
Hay otra gran diferencia entre motivo y excusa, y es cómo afecta a tu capacidad de reacción.
Cuando das un motivo por el que prevés que vas a incumplir el compromiso aún estás a tiempo de renegociarlo y evitar incumplirlo.
Por el contrario, cuando das una excusa, ya has incumplido el compromiso y no hay vuelta atrás.
La importancia de Ejecutar para convertir las excusas en motivos
Como dice el maestro Allen, «solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces».
Si aplicamos esto al campo de los compromisos que adquirimos, podríamos decir que «sólo puedes convertir las excusas en motivos cuando sabes qué compromisos vas a incumplir».
Tanto para saber lo que no haces como para saber qué compromisos vas a incumplir solo necesitas una cosa: revisar tu sistema con la frecuencia necesaria.
En GTD® esto tiene lugar en los dos últimos pasos, Reflexionar y Ejecutar. Empecemos por el último.
Si de verdad usas la metodología, ya sabes en qué consiste Ejecutar, el paso peor entendido de GTD®.
Para una persona que aplica el paso Ejecutar de manera adecuada, va a resultar muy fácil detectar proactivamente cualquier compromiso a riesgo de ser incumplido.
Y es esa proactividad la que le va a permitir utilizar esa información —la causa del incumplimiento— como motivo, abriendo también la puerta a poder renegociar el compromiso en lugar de incumplirlo.
Por el contrario, una persona que no aplica bien el paso Ejecutar tiene muy difícil esta detección proactiva.
Lo más normal es que se encuentre con el problema una vez ya incumplido el compromiso, lo que inevitablemente convertirá la causa en excusa.
La Revisión Semanal: cuando Ejecutar bien no es suficiente
La Revisión Semanal es otra excelente práctica que nos ayuda a detectar proactivamente los compromisos a riesgo de incumplirse.
Este hábito es particularmente útil cuando se trata de asuntos que, por la carga de trabajo que conllevan o por su complejidad, van a dejarnos poca capacidad de reacción si los detectamos tarde.
En este sentido, la revisión del «calendario futuro» durante la Revisión Semanal resulta particularmente útil, sobre todo si el periodo que revisamos es suficientemente amplio.
GTD® no te dice cuántas semanas a futuro conviene revisar como parte de esta revisión del «calendario futuro». Es lógico, ya que las necesidades dependen de cada persona.
Si cada una de tus semanas es prácticamente idéntica a la anterior, y la probabilidad de que aparezca algo inesperado es escasa, probablemente con revisar una o dos semanas a futuro sea suficiente para ti.
En mi caso nunca ha sido así. Por eso, desde que empecé a utilizar GTD®, he revisado qué compromisos tengo en mi calendario en las próximas cuatro o cinco semanas.
Esta revisión proactiva me ha permitido detectar con antelación suficiente temas que, de haberlos detectado con solo una semana o dos de antelación, habrían sido candidatos seguros a excusa.
Conclusión
Convertir las excusas en motivos es algo muy sencillo y está completamente a tu alcance.
Revisar en amplitud tu «calendario futuro» durante la Revisión Semanal es solo cuestión de un par de minutos.
La tranquilidad y confianza que obtendrás a cambio es impagable.
Lo mismo ocurre cuando revisas frecuentemente tus listas al Ejecutar.
Saber en todo momento lo que no estás haciendo te transmite una sensación de control enorme.
Y es que, al final, cumplir tus compromisos es cuestión de perspectiva.
¿Qué mejor para obtenerla que revisar tu sistema con la frecuencia y amplitud que tenga sentido?
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