En Anagrama Comunicación nos gusta reciclarnos continuamente, seguir aprendiendo. Es una de las claves para seguir creciendo. Por este motivo, habitualmente hacemos cursos y asistimos a conferencias. Ayer por la tarde nos acercamos a ESIC Sevilla para aprender más sobre la gestión eficaz del tiempo.
¿Qué sería de una agencia sin una buena coordinación y control de plazos? Nosotros somos mucho de hacer plannings semanales y de reunirnos los lunes para saber qué trabajo le corresponde a cada uno esa semana y de qué tiempo disponemos para hacerlo. Gracias a estas reuniones, no sólo conseguimos que todo el equipo esté al tanto de lo que hay pendiente y ver de qué manera podemos apoyarnos entre nosotros para que todo salga incluso antes de lo previsto. Muchas veces, estas reuniones también se convierten en verdaderas tormentas de ideas que nos permiten mejorar los proyectos que tenemos abiertos y dar pistas sobre nuevas propuestas. Pero, ¿lo estamos haciendo bien?
Compartimos con vosotros algunas de las ideas que vimos ayer durante la ponencia Gestión eficaz del tiempo. Por cierto, la impartió Mariano Muñoz, experto en este tema y Socio Director de ETEO Business Intelligence.
Ladrones de tiempo
¿Sabías que somos esclavos de los ladrones de tiempo? ¿Que qué es eso? Pues todo aquello que te impida realizar tu trabajo. Pueden ser personas, actos o hábitos. Por ejemplo: atender llamadas (especialmente las no urgentes), ser desordenados, no saber decir NO, tener reuniones improductivas, debatir sobre algo en la oficina… Si cronometrásemos el tiempo que dedicamos cada día a estas cuestiones, nos sorprenderíamos. Debemos marcar un tiempo a estos asuntos. En el caso de las llamadas, agrúpalas y agilízalas, ve al grano. Lo mismo sucedería con los emails, si no son urgentes responde en otro momento, haz que el texto sea conciso, elimina spam o aquello que ya no necesites, organiza tu bandeja de entrada y crea carpetas por clientes. También es importante evitar a toda cosa el uso de Whatsapp entre compañeros y clientes. Centra la comunicación en un único canal.
Organízate y prioriza
La clave para una gestión eficaz del tiempo está en priorizar y en los ritmos de respuesta. Planifica tu jornada, da un plazo a tus tareas y cúmplelo. En primer lugar, presta atención a lo urgente y, después, a lo importante. Es decir, prioriza. ¿Cómo? Mariano Muñoz nos daba un truco: apunta en media cuartilla qué es lo que quieres hacer durante la semana, ponle una fecha a cada cosa y haz una lista de prioridades. De ese modo, sabrás qué es lo que tienes que resolver sí o sí durante esos días. Respetando este planing, siempre deberás tener tiempo para la tarea más importante.
Reuniones
Como sabrás, las reuniones son una parte fundamental de cualquier trabajo. También sabrás o habrás comprobado que muchas veces no son productivas: se acaba discutiendo sobre temas que no vienen al caso, terminan siendo demasiado largas… Si quieres organizar la reunión perfecta, toma nota:
- Deben ser preparadas por todos los asistentes.
- Importantísimo fijar una hora de inicio y fin (y procurar respetarla).
- Marca un orden del día cuando te reúnas con clientes: fecha, asistentes convocados, contenidos… Será una buena manera de evitar desviaciones y, por tanto, que acabe prolongándose innecesariamente.
- Una persona se deberá encargar de dirigir y gestionar la reunión.
- Tras la reunión, prepara un documento con conclusiones, tareas que quedan pendientes y tiempos de ejecución. Luego, envíalo a las partes implicadas para que tengan conciencia de ello.
Cosas a evitar: reuniones espontáneas e improvisadas, que sean muy largas, a las que asistan más personas de las necesarias, que carezcan de una lista de contenidos.
Delegar tareas
Hay veces que se hace cuesta arriba terminar un trabajo en el tiempo previsto. Bien porque ha surgido alguna urgencia o contratiempo o porque, realmente, no preveíamos que nos llevaría más de la cuenta. En casos como este, delega. Pero delegar no significa evadir tu responsabilidad. Asegúrate de que la persona que va a apoyarte ha entendido bien lo que tiene que hacer, márcale un plazo, los recursos que tiene que utilizar, está atento y corrige cualquier desviación. Si quien ha acabado ejecutando no lo ha hecho bien, la responsabilidad será de quien ha delegado por no haberse explicado o por no haber avisado.
Estrés
Muchas veces, las prisas, los nervios o el agobio pueden provocar que acabemos gestionando mal nuestro tiempo. No te quejes, ni hagas perder tiempo a los demás quejándote: ocúpate, no te preocupes. Si hay una tarea especialmente difícil que te tenga en tensión, resuélvela primero. Verás cómo, superado ese bache, el resto será coser y cantar.
Exceso de información
La información nos quita tiempo. Sé un ignorante selectivo, selecciona lo realmente importante e ignora el resto o posponlo. No interrumpas a tus compañeros, o acabarás convirtiéndote en un ladrón del tiempo. Que haya algo que te preocupe a ti, no significa que al resto también. No les hagas parar innecesariamente.
Presentismo
El teletrabajo es una opción muy recurrente en nuestros días. Si no estás cómodo en la oficina y en tu empresa están abiertos a esa opción, organízate y trabaja desde casa. No estarás incumpliendo ningún deber si tu tarea está bien hecha y en plazo.
Después de comparar los consejos de Mariano Muñoz con nuestro sistema de trabajo, estamos bastante satisfechos, aunque hay alguna cosilla que aún podemos mejorar. Aparte de lo que hemos visto, ¿te guías por algún otro consejo para gestionar mejor tu tiempo? Cuéntanos. Estaremos encantados de saber más
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