Después de un par de post introductorios, hoy empezamos a meternos a fondo en las distintas partes de una Revisión Semanal.
Hay una serie de cosas que debes hacer en una Revisión Semanal y también hay un orden que seguir a la hora de llevarlas a cabo. No se trata de hacer según surja o de manera aleatoria. Como pasa siempre en GTD®, todo tiene un sentido y el orden es importante.
Vamos a ir recorriendo, paso a paso, el proceso de una Revisión Semanal estándar. Cuando cerremos la serie, ya te contaré que es recomendable diseñar una lista de verificación, o checklist detallado, para tu propia revisión. Ahora lo que vamos a ver es la estructura central.
La Revisión Semanal se divide en tres partes:
1 – Aclarar tus bandejas de entrada
2 – Revisar y poner al día el sistema
3 – Aplicar la creatividad
Hoy vamos a ver la primera parte.
Aclarar tus bandejas de entrada
Recopila material y papeles sueltos
De lo que se trata en este primer momento es de recopilar todos los materiales físicos que pueden haber quedado dispersos en tu «ecosistema» durante la semana. Acostumbra a pasar que en el fondo de nuestra mochila, cartera, monedero o bolso, nos queden papeles u otro tipo de materiales. También en alguna carpeta, o en medio de alguna libreta, puedes haber guardado algún trozo de papel con alguna nota interesante. Tarjetas de visita, catálogos, recibos, «flyers comerciales», memorandos o algún que otro Post-it, son ejemplos típicos.
Es en este momento cuando lo recogemos todo. No hace falta que pensemos en ello, lo recogemos y lo ponemos en una bandeja física.
No deberías tardar más de 5 minutos en llevar a cabo este paso. No se trata de hacer limpieza de tu despacho, ni de tu cartera. Si quieres hacer esto, hazlo antes o después de la Revisión Semanal.
Otra cosa que te puede estar pasando es que no tengas optimizadas tus herramientas de captura físicas. Recuerda que debes tener todas las necesarias pero las menos posibles. Si te encuentras papeles o materiales por muchos sitios dispersos, quizá tengas margen para llevar a cabo alguna mejora.
Vacía la bandeja de entrada
Este paso no tiene secreto, se trata de Aclarar todo lo que has recogido en el punto anterior, tal y como ya sabes hacer muy bien a estas alturas.
Haz también un recorrido por el resto de bandejas de entrada y acláralas, pero ten en cuenta que si aplicas GTD® correctamente, debería haber poca cosa, sólo lo más reciente. Puede pasar que tengas alguna cuenta de correo muy secundaria, y con poco movimiento, que no revisas frecuentemente… Venga, échale un vistazo, pero ¡cuidado!, no nos podemos quedar aquí atrapados.
Si tu bandeja de entrada está llena, porque no has podido aclararla últimamente con la frecuencia necesaria, añade una siguiente acción a tu sistema GTD® para aclararla en otro momento. Recuerda que la Revisión Semanal es para revisar, no para ponerte al día con el trabajo atrasado.
Vacía tu cabeza
Ahora vamos a dedicar unos instantes a hacer un Barrido Mental. Del mismo modo que hiciste al montar por primera vez tu sistema GTD®, dedica unos instantes a vaciar tu cabeza y escríbelo. Un Barrido Mental debe ser un momento tranquilo, así que aprovéchalo para apuntar cualquier idea o pensamiento que tengas rondando en tu cabeza.
Si tienes el hábito de la captura desarrollado, este paso probablemente de poco de sí. Ya que todo lo que haya llamado tu atención lo habrás capturado y aclarado en su momento.
Por el contrario, si vas «tambaleandote en la tabla» puede que tengas bastantes cosas en tu cabeza. Si este es tu caso, la Revisión Semanal es un buen punto de partida para recuperar la confianza y volver a «subirte a la tabla» y, en concreto, el Barrido Mental es clave.
Aclara todo lo que hayas recogido en este punto.
Principales amenazas a tener en cuenta en esta parte:
Si usas GTD® correctamente, llegarás al momento de la Revisión Semanal habiendo capturado todo lo que ha llamado tu atención. También llegarás con tus bandejas de entrada ya aclaradas. Si no es así, ya te anticipo que te vas a atragantar con este primer bocado, y difícilmente vas a llevar a cabo una buena Revisión Semanal. Recuerda que este punto de la revisión, a pesar del «título» que tiene, no es un «mega-aclarado», todo lo contrario, cuanto menos tengas por aclarar y te entretengas aquí, mejor.
Aunque en menor grado, otra cosa que te puede pasar es que te dejes llevar por las ganas de «hacer limpieza» y empieces dispersarte ordenando tu despacho, mochila o tus carpetas. Esto tampoco forma parte de la Revisión Semanal.
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