En este post sobre las 3 etapas del aprendizaje de GTD explico cuáles son, qué abarcan y cuál es la secuencia adecuada para abordarlas.
Probablemente habrás notado que utilizamos con frecuencia la expresión «el camino para dominar GTD®».
Esta metáfora, además de representar el proceso de aprendizaje de la metodología, es también un recurso útil para reflexionar sobre sus particularidades.
Por ejemplo, no puedes llegar al kilómetro nueve sin haber pasado antes por el seis, al que tampoco puedes llegar sin haber pasado por el tres.
Esta obviedad es habitualmente ignorada por muchas de las personas que se acercan a GTD y se empeñan en llegar al kilómetro nueve sin recorrer siquiera los primeros tres kilómetros del camino.
Este error grave —que yo también cometí— complica y alarga considerablemente el proceso de aprendizaje de GTD, una metodología extraordinariamente sencilla cuando se hacen las cosas bien.
El camino para dominar GTD
Si lees habitualmente este blog, la frase «cuanto menos mejor y todo lo necesario» te resultará conocida.
A día de hoy, y con la experiencia disponible, parece que definir tres etapas en el proceso de aprendizaje de GTD es lo que tiene más sentido.
Cuando llegas a GTD tu gran reto es cambiar. Dejar de hacer mal todo lo que haces mal (que suele ser mucho) y empezar a hacer las cosas bien. «Bien» o «mal» desde la perspectiva de la efectividad, claro.
Porque si no cambias, todo lo demás dará igual. Mientras tus hábitos sigan siendo los que tenías antes de GTD, tu sistema GTD será un adorno que sólo te dará más trabajo, por muy «pro» que sea su aspecto.
Cuando por fin hayas cambiado tus hábitos, entonces tendrá sentido profundizar en tu sistema, haciéndolo aún más completo y fiable.
Pero cuidado, porque mantener esa fiabilidad depende, sobre todo, de que tengas los hábitos necesarios para ello.
Sólo cuando «completo y fiable» se hayan convertido en características habituales de tu sistema tendrá sentido ir más allá y personalizarlo.
Pero personalizarlo con criterio, desde la experiencia que has acumulado usando bien un sistema completo. Tocar sin saber no es personalizar, es romper.
En resumen, primero los hábitos, luego un sistema completo y, finalmente, personalizar GTD.
Por desgracia, la mayoría de las personas lo hace justo al revés y así es imposible que GTD funcione.
Nivel 1: cambiar para ganar estabilidad
Cuando las personas se acercan a GTD, la mayoría de sus hábitos son la expresión pura de la inefectividad.
En lugar de gestionar su atención, permiten que sea su entorno quien la gestione, dejándose llevar por lo último, lo más llamativo o lo más ruidoso.
Se preocupan, sí, pero no se ocupan de sus cosas, es decir, ni piensan sobre su significado ni deciden sobre ellas.
Y usan su memoria o, peor aún, alarmas, para gestionar sus recordatorios en lugar de utilizar un sistema externo de confianza.
Aunque la lista es mucho más amplia, estos ejemplos dejan claro a qué me refiero.
Esta primera etapa del aprendizaje de GTD es la más dura y difícil. Cambiar nos cuesta una barbaridad y son muchos cambios y muy profundos.
Por eso, en esta parte del camino, el sistema GTD es secundario. Necesario, sí, pero secundario.
Ahora sólo necesitas un sistema GTD mínimamente funcional. Si tu sistema tiene más de lo imprescindible, sólo servirá para dificultar tu proceso de aprendizaje.
Resumiendo, lo importante en esta primera etapa es centrarte en el cambio de hábitos, porque son los hábitos los que te van a proporcionar la estabilidad necesaria para poder seguir avanzando.
Ya le prestarás atención detallada al sistema más adelante.
Nivel 2: completar para ganar claridad
Si observas la Matriz del camino para dominar GTD, abordar el Nivel 2 tiene sentido cuando ya estás al menos en la fase de Implementación para los hábitos fundamentales.
Si aún no has llegado a esa fase, fracasarás al intentar completar tu sistema. Y completarlo es fundamental si quieres tener la mayor claridad posible a la hora de elegir con confianza qué hacer en cada momento.
Completar tu sistema significa, entre otras cosas, que contenga todos y cada uno de tus proyectos, no sólo los evidentes.
Porque cuando avanzas por la parte inicial del camino, tu lista de Proyectos suele estar muy incompleta y, por lo general, sólo contiene los Proyectos que «te vas encontrando» sin necesidad de buscarlos.
Pero los Proyectos son como un iceberg; lo que se ve es poco en comparación con lo que no se ve. Así que la mayoría de tus Proyectos permanecen invisibles a primera vista.
Por eso buena parte del Nivel 2 de la formación GTD® oficial se dedica a aprender y practicar diversas técnicas de minería para aflorar todos estos proyectos ocultos.
Completar también significa identificar las Revisiones de Orientación y los Mapas de Orientación necesarios. Los checklists, por ejemplo, forman parte de estos últimos.
Sin olvidar la Planificación Natural de Proyectos, otra técnica indispensable para que tu sistema esté completo.
El problema en esta etapa del aprendizaje de GTD es que todo lo anterior carece de utilidad si no dispones de los hábitos fundamentales.
Da igual los muchos o pocos checklists o las muchas o pocas Áreas de Enfoque y Responsabilidad que tengas. Sin los hábitos fundamentales sólo te servirán para presumir.
Nivel 3: personalizar para ganar coherencia
Una vez has alcanzado la fase de Implementación para los Niveles 1 y 2 es cuando tiene sentido abordar el Nivel 3, donde, entre otras cosas, tiene lugar la personalización de tu sistema.
En esta etapa del aprendizaje de GTD te das cuenta de hasta qué punto la herramienta que utilizas es irrelevante y de que lo realmente importante es aplicar sistemáticamente todas las buenas prácticas de la metodología.
Y, una vez dejas atrás las anécdotas operativas, GTD adquiere para ti una nueva dimensión y deja de ser algo que usas para convertirse en parte de quien eres, de tu naturaleza.
Sólo desde esa sintonía es posible la verdadera personalización.
Las buenas prácticas han dejado de suponer un esfuerzo o una obligación y simplemente están ahí, fluyendo. Los nombres se difuminan para dejar paso a la esencia.
¿Qué diferencia real hay entre un contexto y un checklist? ¿Hasta qué punto sabes cuáles son tus verdaderos contextos? ¿Qué es lo verdaderamente importante para ti?
En este Nivel 3 aprendes técnicas para gestionar aún mejor tu atención, proyectándola más allá del corto plazo.
La personalización en este nivel de dominio es un proceso natural y sin riesgos; una personalización que refuerza y potencia en lugar de romper y sobrecomplicar.
Se establece además un círculo virtuoso: personalizarlo hace tu sistema más coherente y esa coherencia te ayuda a personalizarlo mejor.
A partir de ahí, la mejora es tan sutil como infinita.
Lo importante es entender que cualquier punto del camino es tan bueno como cualquier otro. Olvida las prisas y asegúrate de avanzar sobre cimientos sólidos.
La mayoría de la gente que se acerca a la metodología rara vez llega a la fase de Integración del Nivel 1, por muy «pro» que parezcan sus sistemas y por mucho que hablen de GTD con gran aplomo.
La receta del éxito es sencilla: humildad y perseverancia. Humildad para saber qué no sabes y aprender de quien sepa más que tú y de tus propios errores. Perseverancia para subirte de nuevo a la tabla tantas veces como haga falta.
Porque, como dice el maestro Allen, «dominar el juego del trabajo y el negocio de la vida es un esfuerzo enriquecedor y para toda la vida».
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