1. Iniciación: Para realizar un nuevo proyecto, debemos de haber definido lo más posible además de haberlo presentado a la compañía para su aprobación oficial. Normalmente, empieza con una valoración por parte de nuestra compañía de forma más económica que otra cosa, describimos los objetivos, el propósito y los posibles resultados del proyecto que proponemos. Identificamos los Stakeholders, o partes interesadas, también identificamos los requisitos preliminares, documentándolos en caso de no estarlo. Estas claves incluyen una mínima planificación y si tenemos una viabilidad del mismo la debemos de incluir.
2. Planificación: En esta fase debemos de desarrollar un plan de proyecto ya de modo integral, describiendo un presupuesto, el alcance, las duraciones, los resultados y la calidad necesaria, las comunicaciones, las métricas, los riesgos y los recursos que vamos a emplear.
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3. Ejecución: Tenemos ya el proyecto listo para empezar. Aquí el director del proyecto utiliza una reunión de lanzamiento, kick-off meeting, para presentar las tareas más importantes y los hitos al equipo, milestones, y se discute el proyecto en detalle.
4. Supervisión: Esta supervisión o monitoreo, se realiza a la vez que la ejecución del proyecto. Se utilizan los KPI, Key Performance Indicator ó Indicador Clave de Rendimiento, y otras métricas definidas en el plan del proyecto, el administrador del proyecto supervisa el progreso y el rendimiento para evitar problemas con el alcance.
5. Cierre: Una vez que el proyecto ha terminado, se realiza un examen para documentar las lecciones aprendidas para proyectos futuros.
Dependiendo del tamaño y sobre todo de la complejidad del proyecto, se necesita personalizar cada una de estas fases debidamente.
Analicemos la primera fase, Iniciación, en más profundidad.
FASE UNO: INICIACIÓNComo se puede entender, es la base del proyecto, el director del proyecto necesita establecer las pautas comerciales asegurando que en estas negociaciones el resultado que se propone, este tiene que estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Además, se prepara un presupuesto inicial con su correspondiente cronograma, involucrando a las partes más relevantes interesadas y a los miembros del equipo.Las pautas comerciales o propuesta de proyecto deben explicar muy claramente los objetivos, el propósito y los entregables del proyecto; identificar los riesgos potenciales y describir los recursos imprescindibles para completar el proyecto. Esto también puede incluir el proceso de selección para un director de proyecto adecuado. Como el proceso de aprobación para un proyecto nuevo varia de una organización a otra, es importante confirmar e incluir todos estos detalles.Una vez que está aprobado el proyecto, estas pautas comerciales se informarán a los encargados del proyecto, que documentará todo esto a los involucrados, sobre las limitaciones del mismo, los enfoques para la gestión de cambios y toda la información relevante. Mediante este documento también se debe especificar las tareas clave y un programa propuesto para ayudar en la fase dos: Planificación.Después de haber identificado a todas las partes relevantes, toca la involucración de los mismos. Ganar el apoyo de los interesados es vital para el éxito del proyecto. Asegurándose que las partes sepan y entiendan lo que necesitaría de ellos desde el principio.Finalmente se debe organizar una reunión del equipo para revisar y recopilar todas las aportaciones relevantes para la fase de planificación.
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FUENTES Y REFERENCIAS
Five phases of Project ManagementPMI: What is Project Management?OBS: ¿Cuáles son las etapas de un proyecto?EOI: Las 5 fases en Gestión de ProyectosIEP: Las fases de la gestión de un proyectoConsultores Documentales: Las fases de la ejecución de un proyectoCreación de Proyectos: 5 Etapas que todo Proyecto debe tener