Las nuevas obligaciones fiscales cambian los modelos de gestión en la empresa

La Cámara de Comercio de Sevilla me pidió recientemente que escribiera un artículo para su revista en el que diera mi visión sobre los cambios que estaban suponiendo para los modelos de gestión en las empresas las nuevas obligaciones tributarias, especialmente las derivadas de la utilización de los medios electrónicos, y en particular, el mundo de las notificaciones electrónicas. Me pareció un tema muy interesante del que se puede hablar largo y tendido, por lo que me puse manos a la obra y en este mes de enero ha salido publicado en el último número, que os reproduzco literalmente a continuación:

“Cuando en el año 1999 la Agencia Tributaria empezó a obligar a las grandes empresas a presentar telemáticamente sus declaraciones tributarias, nadie podía pensar que esa decisión adoptada por su cúpula directiva llegaría a cambiar los sistemas de gestión de las empresas. Esta es al menos la conclusión a la que yo llego tras analizar la evolución que ha sufrido la normativa durante todo este tiempo, así como el modo en que se ha ido introduciendo la tecnología en nuestras vidas y en el mundo de la empresa, y de manera especial Internet.

Fue sin duda un gran paso el que se dio, a pesar de que en un primer momento no gustara a la gran mayoría de las empresas debido a la novedad que suponía la transición del papel al medio telemático o electrónico, y también, por el cambio de mentalidad que supuso para muchas personas que tendrían que empezar a olvidarse del papel y de la estampación de sellos acreditativos de las presentaciones en los mostradores de las oficinas tributarias.

Desde entonces hasta hoy hemos sido testigos de la introducción de nuevas obligatoriedades a la hora de utilizar el medio electrónico. Primero en la presentación del modelo 190, que después se amplió a los modelos 180, 184, 188, 193, 198, 294, 295, 296, 345, 347 y 349. Más tarde la obligatoriedad alcanzó al Impuesto sobre Sociedades y al de Renta de No Residentes así como al Impuesto sobre Matriculación de Vehículos. Luego le tocó el turno al pago telemático de las declaraciones trimestrales y/o mensuales de las sociedades anónimas y limitadas que presentaran como resultado a ingresar. En 2009 afectó a la presentación del modelo 340 para los obligados tributarios inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), obligatoriedad que, en el caso de las sociedades anónimas y limitadas no inscritas en dicho Registro, se ha pospuesto en varias ocasiones, hasta llegar a la última llevada a cabo a través del Real Decreto 1615/2011, de 14 de noviembre, que lo ha dilatado hasta el año 2014.

Toda la regulación que permitió la introducción de este régimen de obligatoriedad tuvo lugar al margen de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, debido a la singularidad de que goza la materia tributaria de acuerdo con su Disposición Adicional 4ª, aunque no obstante, se guarda una total correlación entre las normas tributarias y el contenido de esta Ley en lo referente al régimen de obligatoriedad. Pero quizás lo importante de todo esto ha sido el cambio que ha supuesto de mentalidad y la aceptación por parte del mundo empresarial de la utilización del medio electrónico a la hora de relacionarnos con la Administración Tributaria. Ya prácticamente nadie se cuestiona el llevar a cabo un trámite de forma electrónica. Nadie quiere perder el tiempo comprando impresos, imprimiendo papel y haciendo largas colas para presentar documentos en una oficina cuando puede hacerlo por Internet desde su despacho, de forma fácil, cómoda, con todas las garantías jurídicas y tecnológicas y en un minuto escaso.

El hecho de que la utilización de estas técnicas informáticas y telemáticas haya sido asumida de forma generalizada por la gran mayoría de los obligados, unido a las circunstancias actuales que requieren una restricción en los costes de gestión, motivó que la Administración se planteara la necesidad de empezar a obligar a determinados colectivos a recibir notificaciones electrónicas, y así se hizo. Aunque hubo un amago de intento que quedó reflejado en el borrador de la norma que aprobó el REDEME, no fue hasta la publicación del Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, cuando se reguló por primera vez y para el ámbito tributario la obligatoriedad de recibir notificaciones exclusivamente en formato electrónico y para determinados colectivos, una obligatoriedad que aunque entró en vigor el pasado 1 de enero de 2011, si bien, su exigibilidad se sigue haciendo todavía de forma gradual. Esta obligatoriedad se materializó a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), que se aprobó por Orden PRE/878/2010, de 5 de abril.

Pero la A.E.A.T. no ha sido la única en aplicar este régimen de obligatoriedad. Otras Administraciones también han optado por esta posibilidad contemplada en la referida Ley 11/2007, como son Tráfico y la Seguridad Social, de hecho la regulación de la Dirección General de Tráfico en esta materia (Ley 18/2009, de 23 de noviembre) fue anterior a la de la Administración Tributaria, e incluso la entrada en funcionamiento de la Dirección Electrónica Vial (25 de noviembre de 2010) también fue anterior.

Otro aspecto que nos ha llevado a utilizar el medio electrónico ha sido el de las notificaciones por comparecencia, entre las que se encuentra la comparecencia en sede electrónica (como la de Tráfico o la Seguridad Social) y también la publicación por edictos en Boletines oficiales y en tablones edictales. Todos recordamos esos enormes suplementos del B.O.E. que la Agencia Tributaria publicaba periódicamente en la que incluía todas las notificaciones que no habían podido practicarse tras dos intentos y que permitían el poder continuar con el procedimiento, ya que con personación o no del interesado transcurrido el plazo, tenía la consideración de notificación. Estas publicaciones siguen vigentes para otras Administraciones que, dependiendo del ámbito competencial o de actuación, se publican bien en el B.O.E., o bien en Boletines Oficiales de la Provincia, y en determinados supuestos incluso en tablones de edictos de Ayuntamientos y otras entidades.

Sin embargo la tecnología ha llegado también a estos ámbitos. La criticada y polémica Ley 2/2011, de Economía Sostenible, habilitó mediante modificación del art. 112 de la Ley General Tributaria, que la Agencia Tributaria pudiera crear su propio tablón edictal electrónico, lo que se llevó a término con la publicación de la Orden EHA/1843/2011, de 30 de junio, y así, desde el pasado mes de julio, la publicación en el B.O.E. se sustituyó por la publicación de los edictos en la propia sede electrónica de esta Administración. De la misma manera hicieron Tráfico con su Tablón Edictal TESTRA (Orden INT/3022/2010), la Seguridad Social (Orden TIN/831/2011), y más recientemente, el Ministerio de Trabajo e Inmigración con su Tablón Edictal de Resoluciones de Extranjería TEREX (Orden TIN/3126/2011).

Además de todos los supuestos expuestos, los obligados tributarios quedan afectos a otras instituciones que, aunque de momento de forma voluntaria, también tienen implantadas plataformas propias de notificación por medios electrónicos como, por ejemplo, la Junta de Andalucía (www.andaluciajunta.es/notificaciones), la Comunidad de Madrid, determinadas Diputaciones, e incluso algunos Ayuntamientos. Muchas de estas Administraciones han mostrado interés en implantar también sistemas de notificación de carácter obligatorio así como la creación de sus propios tablones edictales, y ya han empezado con los preparativos para su puesta en marcha.

Si hacemos un resumen de lo expuesto hasta ahora, nos encontramos que un obligado (normalmente sociedad anónima o limitada), ha de utilizar el medio electrónico para darse por notificado (de forma obligatoria y/o voluntaria) en los siguientes supuestos:

• En la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), para recibir las notificaciones obligatorias de la A.E.A.T. y, de forma voluntaria, de treinta y seis entidades más.
• En la Dirección Electrónica Vial (DEV), para recibir  las notificaciones obligatorias de Tráfico.
• En la sede electrónica de la Seguridad Social, para recibir las notificaciones electrónicas obligatorias de este organismo.
• En el B.O.E. para los edictos publicados por otras Administraciones de ámbito estatal que no dispongan de Tablón Edictal Electrónico.
• En los Boletines Oficiales Provinciales, para otras Administraciones cuyo ámbito sea provincial.
• En los correspondientes Tablones Edictales Electrónicos ubicados en las respectivas sedes electrónicas, para aquellas administraciones que dispongan de él (A.E.A.T., Seguridad Social y Tráfico).
• En las propias plataformas de notificación que tienen creadas algunas Comunidades Autónomas, y
• En las correspondientes oficinas virtuales/sedes electrónicas que tienen creadas ya algunas Diputaciones y Ayuntamientos.

Las previsiones por tanto apuntan a que “todas” las Administraciones Públicas (de ámbito estatal, autonómico y local) van a seguir la misma línea que las anteriores, lo que va a originar importantes inconvenientes para los administrados. Lo que hasta ahora podíamos calificar como un sistema ventajoso y cómodo para el usuario, se va a convertir en un grave problema de gestión administrativa, puesto que una empresa o un asesor que tenga un ámbito de actuación amplio, y que  en consecuencia tenga que relacionarse con Administraciones de los tres ámbitos, va a tener que dedicar un trabajador en exclusiva a gestionar diariamente las notificaciones que pueda recibir de cualquiera de estas Administraciones. Ello nos lleva sin más remedio a tener que hacer uso de la tecnología y apoyarnos en sistemas automatizados basados en plataformas informáticas que nos gestionen de una manera eficaz y segura nuestras propias notificaciones, o las de nuestros clientes, en el caso de los asesores fiscales.

El futuro está aquí y afortunadamente, existen en la actualidad sistemas que permiten gestionar todas nuestras notificaciones desde nuestro PC, desde cualquier portátil que se encuentre fuera del ámbito de seguridad de la empresa, e incluso desde dispositivos móviles que pueden ser ejecutadas tanto en forma local como desde la nube.”