La entrada en vigor de la Ley Whistleblowing (Ley 2/2023 de Protección de Denunciantes) ha obligado a las empresas españolas de más de 50 empleados, tanto públicas como privadas, a implantar un canal de denuncias. La implantación de un canal de denuncias tiene por objeto reforzar la ética y la transparencia de las empresas. Sin embargo, una de las mayores preocupaciones a las que se enfrentan ahora las compañías en España es la de recibir reclamaciones o denuncias falsas que no sean consideradas delitos graves o muy graves en el ámbito de la ley, según Whistleblower Software, empresa nórdica de LegalTech y proveedora de la plataforma de denuncia de irregularidades mejor valorada en G2.
Esta creciente preocupación por parte de las empresas españolas deriva de tener sistemas de denuncia abiertos no sólo a los empleados de la empresa, sino también a cualquier persona, ya sea externa, como un proveedor o un cliente, o no vinculada directamente a la empresa. Esto puede llevar a un uso incorrecto o indebido de la plataforma.
Ante este hecho, Whistleblower Software, ha elaborado las siguientes recomendaciones para ayudar a las empresas españolas a filtrar aquellas quejas o reclamaciones que no sean gestionadas en su totalidad a través del canal de denuncia exigido por la Ley 2/2023, del 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas denunciantes de infracciones normativas y de lucha contra la corrupción:
- Proporcionar información adecuada, de forma clara y fácil de entender, sobre el uso correcto del canal de denuncia. Con una plataforma de denuncia adecuada, es posible colocar esta información en la página de inicio del propio portal de denuncia y proporcionar una amplia visibilidad desde el principio.
- El formulario del canal de denuncias puede utilizarse como mecanismo de filtrado para evitar el uso indebido del canal de denuncias. La funcionalidad de un canal de denuncias como el de Whistleblower Software incluye la opción de crear preguntas condicionales para guiar al denunciante si necesita presentar una denuncia, o si la naturaleza de la denuncia requiere que se dirija a otro departamento específico. Las preguntas pueden referirse a la categoría de la denuncia o a la comprensión de las condiciones de uso del formulario, donde en caso de duda o categoría errónea se proporcionará automáticamente al informante orientación adicional sobre dónde y cómo debe presentar la denuncia.
- Consultar a un asesor externo. El asesoramiento experto que ofrece la plataforma de denuncias hace posible que las empresas encuentren el apoyo profesional necesario para comunicar de la mejor manera posible el correcto funcionamiento y uso del canal de denuncias por parte de las personas que quieran denunciar irregularidades en la empresa.
Uso correcto e incorrecto del canal corporativo de denuncia de irregularidades
Con el fin de promover la transparencia, luchar contra la corrupción y cumplir con la normativa, las empresas españolas deben conocer bien la Ley Whistleblowing para poder aplicar una política de denuncia de irregularidades que garantice el cumplimiento de la normativa en sus operaciones. Para hacerlo correctamente, es importante que las empresas conozcan bien la Ley Whistleblowing. A veces es necesario consultar a expertos jurídicos, pero sin duda merece la pena, ya que los errores pueden costar mucho más que las horas de consultoría.
Para que el canal de denuncias funcione correctamente y sirva como herramienta para sacar a la luz cuestiones importantes, también es importante que los denunciantes conozcan el aspecto principal de la Ley Whistleblowing y para qué sirve el canal. Y esto es algo que las empresas deben explicar para garantizar el correcto funcionamiento del canal de denuncia de irregularidades. Puede lograrse mediante una política clara de denuncia de irregularidades, información detallada y fuentes facilitadas en la página de denuncias, y cursos de formación. El objetivo final es que los denunciantes conozcan sus derechos y sepan qué información puede considerarse una denuncia.
Por ejemplo, entre las informaciones que no califican para un caso de whistleblowing se encuentra la información sobre denuncias que hayan sido previamente desestimadas a través de un canal interno, la información relacionada con conflictos interpersonales o que constituyan meros rumores, los casos de hechos denunciados que carezcan de credibilidad o sean manifiestamente infundados y, en definitiva, todos aquellos hechos denunciados que no vulneren las leyes contempladas en el ámbito de aplicación de la Ley de Whistleblowing.
"Las empresas españolas se encuentran en la fase final de implantación de los canales de denuncia. Desde junio, todas las empresas con más de 250 empleados deben contar ya con un servicio que garantice la implantación de una herramienta de denuncias segura y que cumpla íntegramente con la Ley de Denuncias. Al cumplir con el RGPD y contar con certificados de estándares reconocidos internacionalmente, Whistleblower Software garantiza el más alto estándar de privacidad de datos en las comunicaciones a través de la plataforma", afirma Álvaro Blanco, country manager de Whistleblower Software en España.