Por Manuel Díaz Aledo
En este limitado trabajo para esta web, vamos a tratar de poner de relieve las diversas actitudes, planteamientos y formas de comportamiento de los asistentes a reuniones de trabajo, con la finalidad de obtener, por contraste, algunas conclusiones para la mejora de éstas. Se trata de que, optimizando el tiempo de los asistentes, se pueda obtener una mayor eficacia en ellas
Permítaseme acudir a mi amplio historial de reuniones de trabajo desde que, en lejana fecha, comencé mi trabajo en el mundo profesional, tras dejar atrás las aulas de la Universidad. No es una mera divagación, ni un irme por las ramas. Es para centrar mejor el tema.
Por supuesto que nos referimos a reuniones de trabajo en sentido amplio: con más o menos asistentes, de dirección de la empresa o de departamentos y secciones, con asistencia de “los grandes jefes” o sin ella… Siempre que varios empleados, normalmente ejecutivos, directivos, jefes de departamento y de sección o similares, se reunen en una sala para tratar temas de la empresa, estaremos ante reuniones de trabajo. De éstas vamos a tratar.
SITUACIÓN A) Nos reuníamos semanalmente, todos los lunes a primera hora de la mañana, los principales jefes y mandos de una empresa, perteneciente a una importante multinacional de las telecomunicaciones. La presidía el Director de la Empresa. Imperaba un silencio sepulcral y los asistentes acudían, por lo general, nerviosos y a la defensiva, pendientes siempre de lo que pudiera pasar. Es decir, bronca o llamadas de atención para alguien. Como siempre era fácil encontrar algún fallo, real o imaginario, objetivos no totalmente alcanzados o resultados del control de calidad mejorables, el caldo de cultivo estaba encima de la mesa preparado. La incógnita era saber quien o quienes serían las víctimas cada semana.
En esas circunstancias, trabajo en equipo: casi cero. Compañerismo: resquebrajado por el sálvese quien pueda. Y cada uno a lo suyo, zigzagueando entre los diversos “pelotaris”, “trepas” y “aduladores del Gran Jefe”. Con este ambiente es fácil suponer por donde irían las reuniones de cada semana. Los enfrentamientos surgían con facilidad, aunque reprimidos por los protagonistas y alentados, más de una vez por el propio Jefe.
SITUACIÓN B) En unos conocidos astilleros españoles nos reuníamos, de vez en cuando, el Jefe de un importante departamento con algunos de sus colaboradores y mandos intermedios. No había periodicidad en las reuniones. Se celebraban cuando el Jefe tenía ganas o se le ocurría. Llegaba al lugar de la reunión, rodeado de una pequeña corte de “aduladores”, quienes revoloteaban de continuo a su alrededor para hacerse notar y, casi siempre, para aplaudir sus ideas. Pero no todos, ya que algunos de los mandos asistentes no jugábamos a eso. Una vez sentados en la sala de juntas del departamento, generalmente con el montón de planos que portaban los de la “cohorte”, el Jefe exponía “ex –cátedra” sus ideas sobre algún asunto o, más generalmente, sus propias ocurrencias. Por medio, chistecillos fáciles y frases simpatiquillas, reidas largamente por los acompañantes del Jefe. Con frecuencia, algunos mandos tratábamos de poner sentido común, lógica y racionalidad en aquellas ideas expuestas. Esto provocaba a la par que surgieran opositores de inmediato entre los de la “cohorte” y el enfado del Jefe. Al final, o callábamos, ocultando nuestro malestar y nuestras ideas al respecto o íbamos a la guerra, con las previsibles consecuencias.
SITUACIÓN C) En una determinada organización l de mi “gremio” profesional, formaba parte del grupo que la dirigía, del Comité Directivo. Todos los meses nos reuníamos en Madrid, llegados de varias ciudades españolas, a lo largo de una mañana. El tiempo era escaso para la cantidad de temas a tratar en el Orden del día. Se empezaba ya tarde, porque con frecuencia varios de los asistentes tardaban en llegar y una vez llegados, se perdía un largo rato en saludos, chismorreos y chistecillos del personal. El Orden del día, junto a las carpetas de documentos, esperaba encima de la mesa, mientras algunos de los llegados de “provincias” bramábamos por dentro pensando en el viaje en avión realizado, el tiempo perdido, lo que estaría pasando en nuestros propios despachos y la poca prisa de algunos, la mayoría con residencia en Madrid.
Por fin, la reunión comenzaba. Varios móviles sobre la mesa eran indicio de interrupciones seguras. Algunos en efecto, sonaban de inmediato con llamadas de una secretaria con no se qué urgencias o asuntos a comentar. ¿Necesidad? ¿Simple exhibición de un alto nivel de ocupación personal? Los asuntos avanzaban penosamente, máxime porque en cada uno de ellos varios de los presentes se empeñaban en adornar sus intervenciones para opinar, discrepar o discutir, con largas peroratas, con frecuencia subiendo por las más altos “cerros de Úbeda”. La moderación era escasa e intermitente, con arranques y paradas al hilo de las intervenciones. Y también de las salidas de la sala para hablar por los móviles o para llamar a los despachos. El quórum iba y venía como “el Guadiana”. Y de pronto, con las manecillas del reloj sorprendentemente clavadas en las dos de la tarde, estallaba por doquier: “Ay que darse prisa, se han visto tres asuntos del Orden del día y quedan diecisiete. La comida está encargada en el restaurante “tal” para las dos y cuarto”. A esto seguía el susto, el desasosiego, las prisas y el nerviosismo. “Hay que acabar, no nos enrollemos” decía la Presidencia. Y las dos y media nos sorprendían, atacados ya por el hambre, deliberando con el tema último tras saltar por encima de los anteriores o enumerarlos a velocidad de vértigo.
SITUACIÓN D) En varias ocasiones, hace años, acudí a la sede en Madrid de una determinada patronal de cierto sector de la industria, acompañando a mi Jefe. Por supuesto, nuestra empresa pertenecía a dicho sector. A ellas acudían una veintena de personas en representación de otras tantas empresas españolas. Por tanto, se trataban los temas de la defensa de ese sector y asuntos de colaboración y actividades comunes.
Los asistentes pertenecíamos a empresas grandes y pequeñas. No existía una presidencia propiamente dicha. En teoría se hablaba de igual a igual. Pero en la práctica no era así. Estaban en juego, por debajo de la mesa, los intereses particulares de cada uno y esto marcaba siempre la reunión. Con frecuencia, las discusiones se eternizaban. Primero en tono amable y educado para ir subiendo de nivel, al hilo de los desacuerdos y los citados intereses cruzados. Los representantes de las dos o tres empresas “punteras”, siempre acompañados de algún experto en leyes, daban vueltas y vueltas para convencer a los otros, a los pequeños. Unas veces pacientemente, diríase que paternalmente. Otras, con enfado y malos modos. En ocasiones, coléricos o amenazadores. Un poema.
La mañana transcurría, embarrancando en múltiples escollos, en especial a la hora de establecer las cuotas de la “asociación”. Los grandes se las apañaban para pagar proporcionalmente mucho menos que los pequeños. Estos, se revolvían tratando de descargar todos los costes sobre los grandes. Así, a duras penas se llegaba a acuerdos aceptables y la hora de la comida colectiva, también en un restaurante próximo, llegaba de pronto y se tocaba a retirada, dejando para la misma la solución de los problemas pendientes. O sea la mayoría. La comida, en vez de encalmar los ánimos, acababa por alterar los estómagos al empeñarse quienes llevaban la voz cantante en colocar su propuesta sobre las nuevas cuotas. Los postres eran prólogo de una fugaz partida hacia los lugares de origen de cada cual, dejando el café para mejor ocasión.
ALGUNAS ACTITUDES QUE ENVENENAN LAS REUNIONES DE TRABAJO
Tras lo anterior, con un poco de caricatura de unas realidades vividas por quien esto escribe, exponemos sin una adecuada sistemática algunas actitudes o formas de actuar que trastocan el buen funcionamiento de una reunión de trabajo.
a) El que llega tarde e interrumpe, con sus saludos a todos los demás, la reunión.
b) El que, además de llegar tarde, pregunta y quiere saber todo lo que ya se ha hablado o deliberado.
c) El que nada más llegar, empieza con el peródico o la revista que lleva en la mano a leer o comentar con el de al lado.
d) El que interrumpe de continuo y no deja hablar al que interviene.
e) El que se cree que todo el tiempo es para él y que ha de ocuparlo con sus peroratas, dejando a los demás sin tiempo.
f) El que se acalora de continuo y se enfada.
g) El de los chistecillos con el vecino de silla.
h) El de los chistes con mayúscula o simplemente el del último chiste de moda, que interrumpe la reunión varias veces para contarlos.
(Nota.- Un chiste bueno en medio de una reunión es recomendable porque relaja al personal y baja la tensión. Pero sin pasarse)
i) El que no para con el móvil, jugando con él y poniendo mensajitos.
j) El que recibe llamadas de continuo de su empresa o despacho, o simplemente de su sección en la empresa.
k) El que abandona un rato la sala para hablar por el móvil.
l) El que toma la palabra para preguntar algo y da una conferencia a los demás, tratando de exhibir sus conocimientos.
m) El que, en el colmo de lo anterior, se “va de jurista” y se empeña en redactar él el acta, las conclusiones o lo que sea.
n) El que cuando se está en el punto décimo del orden del día, se empeña en volver al segundo tratado tres horas antes.
o) El jefe que no deja hablar a nadie, mientras él duerme al personal o lo “acoquina”.
p) El “pelotas” que, sentado junto al Jefe, interviene de continuo para envolverlo en incienso o para partirse el pecho en defensa de las tesis de aquel.
q) El que quiere acabar rápido, se pone nervioso cuando alguien debate en serio los temas y no para con “eso para otro día”, “no nos va a dar tiempo” o “deberíamos ir acabando”.
r) El que se empeña en convertir el acta de la reunión que se va redactando en “El Quijote” o artículos del Código Civil.
s) El que va a la reunión con las manos en los bolsillos, sin haber mirado un papel y que, una vez en la reunión, no se aclara, no sabe de que va y no puede contestar ni dar dato alguno de su área.
t) El que trata de convertir las reuniones en cacerías, disparando de continuo hacia “sus adversarios” en la empresa, poniendo toda clase de trampas y jugando “al escondite”.
u) El que se pasa la reunión de charla con su vecino en la mesa, contándole las mil y una peripecias de su día de ayer o de los chismes que corren por su empresa, departamento o sección.
v) Y otros muchos más que no citamos para no alargar esta lista de peligros para las reuniones.
ALGUNAS CONCLUSIONES
Son muchos los manuales publicados sobre la eficacia de las reuniones y los mejores consejos para que éstas transcurran ordenadas y lleguen a buen puerto. Nos atrevemos a enumerar unas pocas cuestiones que, por lo general, ayudan a que las reuniones sean eficaces y sirvan para algo.
1.- Toda reunión ha de ser para algo útil, ha de tener unos objetivos concretos.
2.- Las reuniones deben planificarse, tanto en el tiempo de duración, como en el Orden del día o temas a tratar.
3.- Toda reunión necesita un moderador, alguien capaz de controlar el tiempo y las intervenciones para que todos los temas se debatan y todos los asistentes puedan participar activamente.
4.- Hay que distinguir las reuniones meramente informativas de las deliberativas. En las primeras, por lo general, unos hablarán para exponer la información y otros escucharán. En las segundas, se requiere participación de todos.
5.- Se debe de redactar siempre un acta o resumen de lo tratado y de las conclusiones o decisiones tomadas, sobre todo para que sirva de recordatorio.
6.- Se debe de restringir, según los casos, el uso de los móviles durante las reuniones de trabajo. Mejor, salvo exigencias del caso, apagados.
7.- El moderador debe, con la mano izquierda que el caso requiera, dar “el corte” al que da la conferencia cuando expone su opinión o pregunta, al que “se enrolla”, “al que se va del tema” y al que hace perder el tiempo.
8.- Se debe de respetar la hora de inicio y la de terminación marcada previamente. Ha de ser así por educación y por atención a las necesidades de los asistentes.
9.- Se debe de acudir a la reunión con la mayor información posible sobre los temas a tratar, bien llevando documentación estudiada, bien habiendo leído el dossier que acompañe a la convocatoria.
10.- Es bueno rebajar el tono alto y la tensión que, con frecuencia, existe en muchas reuniones de trabajo. Aquellos asistentes que por experiencia, por tener “gracia” o por estar más relajados se percaten de ello y puedan cortar, de vez en cuando y suavemente, la reunión deben hacerlo. Después, se debe de regresar a los temas tratados sin quedarse “enganchados” en el “relax”.
Si estos sencillos consejos se siguen al pie de la letra, serán bastantes las reuniones de trabajo que se verán mejoradas en su desarrollo y en su eficacia. Al menos, a la luz de mi propia experiencia personal.
Manuel Díaz Aledo – Consultor de “DYAL QUALITY”