Las utilidades esenciales de un programa MLS

No es lo mismo un programa inmobiliario tradicional, pensado para una agencia inmobiliaria, que un programa basado en el sistema MLS, concebido desde sus orígenes para compartir información de inmuebles en multi-exclusiva.

Tampoco es lo mismo un programa MLS que un CRM, ya que éste último tiene como objetivo el seguimiento y maduración de contactos, desde que se obtienen sus datos hasta que se convierten en clientes y más allá (recomendaciones, referidos,…).

He recogido 3 de las peticiones más habituales entre los agentes que se plantean utilizar un programa MLS, para colaborar con otros profesionales de la zona, con el propósito de compararlas con funciones más avanzadas, propias de sistemas puros de compartición de información.

Lo que los agentes suelen pedir en un programa inmobiliario.

Utilidades básicas de un programa MLS:

Importar datos desde otro software

Es lo primero que se busca cuando ya se usa un programa inmobiliario: evitar tener que meter datos en otro programa. Es lógico este requerimiento cuando se trata de una actividad que no aporta valor a nadie, como es la replicar datos públicos de inmuebles. Las pasarelas actuales permiten transmitir datos de inmuebles activos, incluso se pueden conectar datos en tiempo real (BDUI).

Pero lo que hay que tener en cuenta es, que tan importantes como los datos de los inmuebles activos, son los datos de los inmuebles vendidos, indicando las condiciones y si se ha realizado la venta en colaboración. Esa información no se añade en las pasarelas de datos de inmuebles.

Además, es necesario completar la información de los inmuebles con información sobre la exclusiva. Y añadir datos complementarios, necesarios para conocer los detalles de cada propiedad, información que no siempre es pública.

La agrupación puede tener una normativa que exija la introducción de ciertos datos mínimos, para poder compartir el inmueble.

Hay Asociaciones que generan y revisan informes sobre la calidad de la información de las viviendas, exigiendo un mínimo de fotografías, datos como el año de construcción del edificio, el tipo de calefacción, los gastos de comunidad, … Sin esa información, no se pueden compartir, ya que los primeros clientes deben las propias inmobiliarias colaboradoras, que necesitan esos datos para poder realizar su labor de prospección.

Exportar a portales

Supone un ahorro de tiempo en la publicación en diferentes portales inmobiliarios pero, ¿realmente interesa publicar la misma información en los portales que en tu web propia?

¿Realmente tienes permiso para publicar inmuebles de otras agencias?

Cuidado con la duplicación de inmuebles y con la distribución de contenido, que los buscadores pueden atribuir como contenido duplicado.

Enviar cruces automáticos de oferta y demanda

Disponer de una mayor oferta de inmuebles en exclusiva, supone aumentar las posibilidades de que se satisfagan las demandas de los compradores. Es por lo tanto una utilidad básica y es muy recomendable crear una demanda por cada cliente comprador, lo más detallada posible, para aumentar el procentaje de fiabilidad de las propiedades encontradas.

Pero cuando se realizan los envíos de manera automatizada, a un número elevado de contactos, sobre una base elevada de inmuebles, ¿sabes lo que mandas y a quien?, ¿están preparados los comerciales para atender peticiones específicas de contactos?

Utilidades avanzadas de un programa MLS.

Además de las funciones básicas más demandas, hay utilidades específicas, relacionadas con la cooperación, que no deben faltar en un sistema MLS que normalice la colaboración y la compartición de información del mercado inmobiliario local. Estas son algunas de esas funciones y herramientas:

Registro de visitas

Tanto de solicitudes de visita como de las propias visitas, en sus diferentes situaciones (programadas, canceladas y realizadas), junto con la valoración de los clientes compradores, que ayuda a la agencia captadora a confeccionar los informes de seguimiento para sus clientes propietarios.

El buen funcionamiento de una MLS, se mide en gran medida por su volumen de visitas compartidas.

Cierre de operaciones

Es necesario registrar cada cierre de operación, con la información sobre el precio final de venta, la fecha y la identificación de agencia y agentes intervinientes.

Esos datos se comparten para confeccionar informes del mercado y mejorar la calidad de las herramientas.

Herramientas para la captación

El Análisis comparativo de mercado sólo es fiable cuando existe un volumen de datos relevante, que permite realizar una segmentación del análisis. La información agregada de las propiedades compartidas, tanto en oferta como tramitadas, permite disponer de esa masa crítica de datos.

El análisis de la demanda existente en la zona, supone otra herramienta fundamental, para demostrar al propietario la existencia de un número relevante e posibles compradores para su propiedad. De nuevo, la información proporcionada por todas las agencias, a través de las demandas de cada uno de sus clientes compradores, permiten dar valor a esta herramienta.

Informes de operaciones vendidas

Es la información más preciada, la que no disponen otras fuentes, porque refleja la realidad del mercado inmobiliario de la zona, con plazos de venta, histórico de precios, diferencias entre precios iniciales y finales de venta, distribución de ventas por tipología, por ubicación, características, servicios de la zona,…

Las gráficas del programa MLS Urbaniza, permiten un conocimiento exhaustivo del mercado inmobiliario local

Informes para propietarios

Gracias al registro de información de las agencias, se dispone de información compartida de visitas, seguimientos, ofertas y reservas de cada uno de los inmuebles, posibilitando la creación de informes de actividad para cada propietario.

Esa información, además de demostrar el trabajo realizado por la agencia captadora y por las colaboradoras, permite analizar la situación del inmueble, valorar si el precio es el adecuado, si los candidatos salen contentos o no después de las visitas,…

Registro de ofertas y reservas

Uno de los conflictos recurrentes en los sistemas colaborativos, es la gestión de ofertas.

Puede haber diferentes criterios en cada agrupación, pese a que el sentido común indica que es el propietario quien debe tener la última palabra. El sistema permite conocer el momento en el que se presenta cada oferta, el importe ofrecido, la cantidad entregada como depósito, asi como las contraofertas y decisiones del propietario, para aceptar o denegar cada oferta.

En el caso de las reservas, igualmente es importante señalar ese cambio de estado en el momento de producirse, para que el resto de agencias estén alertadas.

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Registrar datos no es una tarea cómoda ni agradable, pero es el sustento de la fortaleza de una MLS. Los datos compartidos diferencian a aquellas agencias que disponen de ellos y tienen las herramientas para aprovecharlos.

No nos conformemos con compartir datos de inmuebles y difundirlos entre las agencias para eso basta con un grupo de Whatsapp y una cuenta de Dropbox.

ResumenTítulo del ArtículoLas utilidades esenciales de un programa MLSDescripciónCómo sacar partido de la información agregada en un sistema MLS de colaboración inmobiliariaAutor Cesar Villasante