Seguro que recuerdas este eslogan del fabricante de neumáticos Phirelli. Si lo piensas con detenimiento, es una frase que se puede aplicar a muchos ámbitos de la vida y de la empresa, refleja claramente la importancia de hacer las cosas de manera planificada, con los recursos adecuados y con el enfoque correcto, por supuesto, como lo nuestro es la logística, no podemos dejar de aplicarla.
Una historia de 6000€
Quiero hablarte de una empresa, vamos a llamarla Cohete s.l para que nadie se entere, dedicada a la distribución de productos de aseo, limpieza y sanitarios.
Su equipo de dirección estaba planificando el desarrollo de la empresa, variando el modelo de negocio y estudiando la forma de encauzar y rentabilizar el aumento de clientes y ventas que habían conseguido. Eran conscientes de que tenían un grave problema de gestión de almacén. El aumento de pedidos había hecho que afloraran los fallos de gestión y salieran a la superficie los típicos problemas de gestión de stocks, pedidos y servicio al cliente. Estaban anclados en el "eso se ha hecho toda la vida así" .
La verdad es que estaban desbordados, no por la cantidad de trabajo que tenían que gestionar, si no por , la gran cantidad de problemas que estaban teniendo. Su estructura de procesos estaba obsoleta, por lo tanto, en el momento aumentaba el volumen de trabajo se colapsaba sin remedio, los clientes se quejaban y la solución habitual era poner parches y tirar adelante como fuera (te suena de algo...).
Y se le encendió la bombilla !
Una magnífica idea surgió de la reunión, y digo lo de magnífica si intención de menospreciarla, que es una idea perfectamente válida. Uno de los socios tuvo una revelación y dando un puñetazo en la mesa, certificó:
- Tenemos que subirnos al carro de las nuevas tecnologías ! ponernos a la altura de los grandes y trabajar con los mejores sistemas !
Dado que se trataba de una empresa que no tenía el apoyo de un SGA, si no que, su gestión se realizaba mediante Excel, papel y boli, no parecía una mala idea. El problema vino cuando este socio fué el encargado de la actualización de la empresa al nuevo estado tecnológico y su enfoque fue:
- De lo bueno, lo mejor (el mejor software de gestión de almacenes).
- De lo moderno, lo más avanzado (un verdadero prodigio informático).
- El dinero no importa... estamos hablando del desarrollo y eso tiene un precio (vamos a ponerle 6000€, para no asustar a nadie...)
Efectivamente, todo eso tiene un precio, el precio de la potencia sin control, el precio de tener un SGA carísimo que vuelve locos a los empleados, está infrautilizado y de ninguna manera existe un ROI que justifique la inversión.
La empresa mejoró, hay que decirlo, aunque lo hizo de forma poco significativa, los problemas de gestión siguieron saliendo a la superficie, los clientes siguieron quejándose y la gestión general del almacén tenía carencias básicas que un SGA no podía solucionar por sí mismo. Finalmente se trazó un plan de formación e intervención, comenzando por solucionar los problemas básicos, creando una base sólida con un sistema y unos empleados formados y capacitados para iniciar el cambio desde la base hasta el dominio del SGA, lo que supuso el comienzo del retorno de inversión de la tecnología y la capacidad de trabajo de la plantilla. Un final feliz.
Claro está , que este es un caso extremo, pero es un buen ejemplo de la gestión del equilibrio entre el potencial de una empresa o sus sistemas y el uso que se hace de ellos.
La potencia de la herramienta lean logística
Una de las herramientas más potentes a la hora de realizar cambios y mejoras, cambios de modelo de negocio u organización y cambios y mejoras en los procesos, es el Lean. Sin duda un claro ejemplo de la utilización de una herramienta potente que, sin control, no obtiene los resultados a medio- largo plazo deseados.
En este caso, muchas veces nos perdemos en los resultados inmediatos y dejamos que se enfríe la oportunidad de seguir mejorando día a día. La empresa se conforma con las migas, pudiendo obtener el pan entero, este requiere de un mayor esfuerzo por parte de todos y en ocasiones, es un esfuerzo que se deja pasar por diferentes motivos; en definitiva, teniendo en las manos una herramienta como la Lean logística, la falta de motivación e interés hacen que toda esa potencia no sirva de nada.
No solo es para producción y... no, no es una moda.
Por último, me gustaría que te quedases con un par de ideas.
Si hablamos de Lean, enseguida nos viene a la cabeza "producción", ese es su origen pero no su destino único. La metodología Lean es efectivamente aplicable a todas las áreas de una empresa y de casi cualquier sector, no solo en un compendio de sistemas, es más que eso, es una filosofía y una manera comprobada de gestionar y mejorar en todos los ámbitos y de manera continua.
Que me dirias si te dijese que existe un método que tiene su origen en la fábrica de Toyota, en Japón y que lleva desarrollándose por todo el mundo y funcionando de manera óptima y comprobada desde 1937 ¿una moda?
La potencia sin control, no sirve de nada. Sin duda algo sobre lo que reflexionar.
Gracias por tu tiempo.
Jose Carlos GisbertDirector de FPL logística, consultores y formación.