A lo largo del próximo año, y con el fin de garantizar las buenas prácticas y la transparencia en las compañías, las empresas de los países que forman parte de la Unión Europea deberán comenzar a incorporar un canal de denuncias o whistleblowing que esté adaptado a la Directiva 2019/1937, del 23 de octubre, del Parlamento Europeo y el Consejo de la UE. El plazo de transposición de la norma por parte de los Estados miembros es de dos años, estableciéndose como primera fecha límite el 17 de diciembre de 2021. Las entidades jurídicas de más de 250 trabajadores, o aquellas que sean requeridas debido a su actividad o a un nivel de riesgo particular, deberán integrar obligatoriamente un canal de denuncias interno en su estructura de compliance y realizar un seguimiento de estas. Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores disponen de un plazo mayor que se amplía hasta el 17 de diciembre de 2023.
Para ayudar a todas las empresas y despachos a adaptarse a esta nueva normativa, Lefebvre presenta Centinela Canal de Denuncias. Se trata de una nueva herramienta que permite a las organizaciones tener un sistema de alertas y de detección temprana de irregularidades, asegurando un control exhaustivo de los casos, informaciones y datos que los informantes trasladen a la compañía, garantizando la protección y anonimato del denunciante y asegurando el proceso de tratamiento de la información sensible.
Entre sus funciones, Centinela Canal de Denuncias realiza un registro de la actividad realizada por cada usuario, genera automáticamente informes y permite trabajar a nivel de empresa o a nivel de centros de trabajo.
Asimismo, Centinela Canal de Denuncias ayuda en el proceso de implantación de un canal de denuncias e información de todas las fases que lo forman:
¿Qué tipos de canal de denuncias hay?
- Digitales: La más actual. La comunicación de irregularidades por una aplicación web.
- Telefónicas: el denunciante realiza una llamada a un operador designado.
- Cara a cara: el denunciante presenta su denuncia directamente ante su superior.
- Correo electrónico: la denuncia se realiza escribiendo a una dirección de email estipulada a tal efecto.
Procesos del canal de denuncias
- Información: sobre el canal de denuncias.
- Comunicación: uso/manejo interno por los responsables y accesibilidad externa.
- Seguridad: medidas de seguridad para el acceso no autorizado al Canal y brechas de seguridad.
- Formación: concienciación sobre el uso del Canal de denuncias.
- Gestión y tratamiento: efectividad (celeridad y diligencia), seguridad y confidencialidad.
Información sobre el canal de denuncias
¿Qué es? ¿Para qué se utiliza? ¿Cómo funciona? ¿Dónde se encuentra o cuál es el acceso al Canal y cómo se hace? Además de información sobre la actividad del tratamiento de los datos (RAT), seguridad de la información, sistema disciplinario o código de conducta ética y formación (concienciación dentro de la empresa y del organismo público).
Esquema canal de denuncias
- A través de un formulario web: la denuncia puede ser anónima o no anónima, no es necesario tener datos excesivos e innecesarios y es suficiente con aportar la documentación que evidencie de lo que se comunica.
- Responsable del Canal: puede ser una persona, un departamento o terceros externos. Además de la recepción del Formulario web, determina si el hecho comunicado puede ser objeto de denuncia o es admitido a investigación.
- ¿Denuncia admitida?
- Sí: Seguro y confidencial. Si son necesarios asesores externos no tiene que existir conflictos de intereses entre las partes. Una vez que esté el informe, se lleva a cabo la resolución de la denuncia, el acuse de recibo son 7 días y la respuesta a denuncia, no más de 3 meses.
- No: Comunicación de no admisión de la denuncia y comunicación de su resolución en la actividad laboral, ya sea pública o privada, sobre las actividades corruptas, fraudulentas o lesivas comunicadas a empleados, trabajadores autónomos, freelances, consultores, proveedores, becarios, candidatos a puestos de trabajo y voluntarios.
Es posible verlo también en esta infografía.