La importancia de evitar desvíos en reuniones
Todos estamos de acuerdo (o eso creo) en que para que una reunión sea efectiva y para respetar el derecho a saber a qué hora estaremos libres, no deberíamos entrar en temas no previstos con antelación.
- “Es que a mí me gusta que todo el mundo se sienta libre de hablar de lo que quiera en mis reuniones”
- Pues si puedes olvidarte de convocarme… te lo agradeceré.
Si los participantes pueden, sin previo aviso, sacar cualquier tema durante una reunión mediante las continuas interrupciones de los adictos al “ah, y por cierto” o usando ese espacio mal definido de ruegos y preguntas del final, se pueden dar muchas situaciones desesperantes, pero entre ellas hoy destacaré y describiré las tres principales:
1. Salta el primer “ah, por cierto” y entramos en un tema no previsto, pero claro, no tenemos la información o las personas necesarias para hacerlo adecuadamente…
¿Os suena? Empezamos a navegar entre los “yo diría que”, “creo recordar que”, “me suena que”, “algo leí”, “quien nos podría ayudar es Matilde, pero no está” …
¿Y entonces qué pasa? En el mejor de los casos, después de perder el tiempo divagando, acabamos aplazando el temita. Vamos, lo que tendríamos que haber hecho desde un principio.
2. Otra situación habitual, es que el tema no interesa a la totalidad de las personas que están reunidas o conectadas. Todos hemos “disfrutado” de intervenciones del tipo “por cierto, para que me validen “X” ¿qué tengo que hacer?” y llega esa desesperación colectiva que conlleva escuchar durante 10 minutos unas instrucciones dirigidas a una o dos personas de la reunión. ¿Qué costaba hacer esa pregunta fuera de reunión o contestarla en un correo o llamada personal?
Si mirar de reojo la hora durante estos dichosos desvíos provocara estrabismo, todos bizcos.
3. Otro caso a evitar y que igual reconocéis, es aquél en que después de ver acogidos algunos “por ciertos” ajenos, vas tú, te motivas y te sumas con el tuyo… Pero mira por dónde, tu “por cierto” se aplaza, con lo que te quedas con un regusto extraño… especialmente si tienes el síndrome de Calimero (traducción para los más jóvenes: tenencia al “nadie me quiere”).
Una reunión de trabajo debe estar bien planificada y estructurada y todos los que acuden han de saber a qué van y para qué se les ha convocado a la misma. De manera inequívoca. Eso no significa que no hay que tener en cuenta las inquietudes de quienes trabajan con nosotros. Bien al contrario. Pero deberá hacerse por los cauces apropiados (reglas de juego, implementación de la P de parking, etc…). Pero es vital que esos cauces no se impongan, sino que se establezcan de manera consensuada y que todos vean el beneficio colectivo de respetar esos códigos de conducta en reuniones.
Foto de Robin Higgins via Pixabay