Todos conocemos la sensación de pensar que vamos a perder otra vez el tiempo antes de que empiece una reunión, ¡y no es buena! Para aumentar la productividad y la eficacia, hay que trabajar antes de entrar en la sala de reuniones.
¿Cómo puedes organizar reuniones más productivas y asegurarte de que ninguna reunión quede sin un objetivo? Hemos recopilado algunos accesorios y equipamientos que te ayudarán a mejorar la productividad de tus reuniones. De media, solemos perder unas 31 horas en reuniones improductivas, ¡imagínate todo el tiempo que podrías ahorrar si optimizas las reuniones!
Una Sala de Reuniones adecuada
Equipamiento de la sala de reuniones
No es una sorpresa: el entorno de trabajo tiene un gran impacto en su productividad laboral. Del mismo modo, las salas de reuniones afectan a la productividad de las mismas. Aspectos como la temperatura y la luz pueden hacer que tus reuniones sean más o menos productivas.
Esto es lo que hay que tener en cuenta para crear un entorno de reunión productivo:
Temperatura de la sala de reuniones
La temperatura tiene un gran impacto en el entorno de trabajo.
Según un estudio de la Universidad de Cornell, los empleados son más propensos a cometer errores si la temperatura de la sala es inferior a la óptima, que es de unos 25 grados centígrados.
Cuando alquilas una sala de reuniones en SpacesON, sabes que todos los espacios están equipados de forma óptima para tener la temperatura que tú deseas. Y si juzgas que la temperatura no es la adecuada, puedes pedir al centro que modifique esta temperatura.
¿Por qué?
Resulta que utilizamos energía para mantenernos calientes. En consecuencia, tenemos menos energía para mantenernos concentrados y creativos. Para que tú y tu equipo seáis productivos, opta por organizar tu reunión en una sala que esté a una buena temperatura.
La luz de la sala de reuniones te permitirá tener una productividad óptima
Si es posible, la sala de reuniones debe tener ventanas que dejen entrar mucha luz natural.
Se ha demostrado que la luz artificial provoca sueño y más estrés. Para sacar el máximo partido a tu reunión, debes asegurarte de que tú y tus compañeros os reunís en una sala en la que no sólo estéis expuestos a la luz artificial. En SpacesON, podrás encontrar muchas salas con luz natural
El aire de la sala de reuniones influye en la productividad de tu reunión
Seguro que has notado que tus niveles de energía bajan cuando estás mucho tiempo en una sala con mala calidad de aire.
No es de extrañar:
La calidad del aire interior tiene un enorme impacto en la productividad laboral. Para que no afecte a tu reunión, asegúrate de que tu equipo se reúne en una sala con aire fresco.
Por ejemplo, abra las ventanas para ventilar la sala antes de la reunión. Si su oficina no dispone de una sala de reuniones con ventanas, puede incluso reunirse al aire libre.
Por último, pero no por ello menos importante, su reunión debe contar con el equipo adecuado para garantizar que cada reunión sea lo más eficaz posible. Esto incluye bebidas y aperitivos, material de oficina y mobiliario.
Catering para tu reunión
Aunque puedan parecer un detalle, el catering que elijas para reunión marca una gran diferencia en el rendimiento laboral.
Agua
En primer lugar, todos necesitamos agua todos los días, así que no hace falta decir que necesitas agua cuando trabajas. El agua puede aumentar tu productividad hasta un 14%. Si hay algo que necesitas en la sala de reuniones, el agua puede serlo.
Café
El café, de nuevo, es la droga psicoactiva más consumida del mundo. Tiene beneficios para tu productividad y podría aumentar tu rendimiento durante las reuniones.
Bocadillos
Los tentempiés saludables son la clave para mantener equilibrados tus niveles de glucosa. La glucosa te mantiene despierto y alerta, justo lo que necesitas durante una reunión. Los tentempiés como las frutas, las verduras, las bayas y los frutos secos te mantienen concentrado y atento.
Esto demuestra que las bebidas y los tentempiés tienen un gran impacto en tu rendimiento durante la jornada laboral. Considera la posibilidad de tener algunos refrescos, bebidas y aperitivos a disposición de los participantes en la reunión. De este modo, tus colaboradores tendrán más facilidad para concentrarse y aumentar su rendimiento durante la reunión.
Material de oficina
Cada interrupción de la reunión significa una pérdida de tiempo.
Para asegurarse de que tu reunión fluye sin interrupciones, debes asegurarte de que tienes todo el material de oficina que necesitas antes de la reunión.
Utilice esta lista de comprobación para asegurarse de que tiene los suministros más importantes en la sala de reuniones:
- Blocs de notas
- Bolígrafos
- Pizarra blanca
- Proyector
- Pantallas
- Ratón
- Micrófono
- Punteros láser