Los momentos SOS de una secretaria

Siempre he pensado que los jefes creen que las secretarias tenemos una varita mágica para conseguir todo aquello que ellos solicitan.

Ya te conté en cierta ocasión que una vez mi jefe me llamó porque el parking del aeropuerto estaba completo y tenía que soltar el coche para poder subir al avión. Imagínate, en situaciones así tu voz interior grita:  SOS, SOS, help! help!

Hoy ha venido al blog Marce, asistente de presidencia senior colombiana, que vive en la actualidad vive en Quito (Ecuador). Es ella la que te va a contar más en detalle los momentos SOS de las secretarias. Además te va a dar un consejo super valioso, que todo el mundo en la oficina debería aplicar en su día a día.

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¡Hola! Soy Marce y he sido asistente de presidencia de una Institución importante por el lapso de 9 años. Hoy me auto-invité a compartir con Erika un pequeño espacio de su blog. Realmente me encanta saber que podemos compartir nuestras experiencias y reírnos de ellas, teniendo en cuenta que ser secretaria es uno de los oficios más necesarios en todas las empresas. ¿Qué harían los jefes sin nosotras?

Nuestro papel es como el del genio de la lámpara, tenemos que tratar de solucionar cada problema que se presente y cumplir los deseos de nuestros jefes, todo respecto a temas laborales aunque no falta la que quiere cumplir otros deseos jajaja pero bueno eso no viene al caso.

Los momentos SOS

Es interesante ver cómo en la oficina de un momento a otro, todo se vuelve caótico. Por eso hay que estar más que preparado para lo que se viene pues ellos creen que cuando piden algo, nosotras podemos soplar y así inflar botellas.

Sí, todo lo imposible tiene que hacerse posible:

• Organíceme una reunión con el presidente Barak Obama para mañana
• Organice un evento en 3 días para que asistan 2.000 personas
• Comuníqueme con el Papa Francisco
• Realice el informe anual para mañana
• Compre 1000 rosas y hágalas llegar al fin del mundo en una hora
• Estoy atrasado al vuelo y necesito que pare el avión

Así podríamos quedarnos todo el día hablando de la infinidad de los pedidos que nos hacen a diario. A nosotras no nos queda más remedio que decir:

– ¡sí, jefe, con gusto, ya lo gestiono! –  acompañado de una torcida de ojos . Otras veces tenemos que recurrir a las típicas frases de oficina de las que ya nos habló Erika y con eso, nos podemos zafar de algunas tareas o podemos ganar más tiempo, evitando que se den cuenta de que se nos olvidó lo que nos pidieron hace días.

La estrategia del batallón

Pero además de la respuesta rápida que tenemos a la mano, también debemos organizar una estrategia que nos permita salir de apuros para resolver de manera eficaz y eficiente nuestras tareas.

¿Cómo? Con la ayuda de un batallón. ¿Qué!?  Sí, un batallón de compañeros de trabajo que

• salgan en nuestra defensa o
• que nos ayude en esos momentos críticos que tenemos a diario y en los no que no lo son tanto

pero OJO, sin que ellos sepan que tu trato es con astucia 

A nuestro alrededor trabajan muchas personas. Unas tienen actividades operativas, logísticas, de seguridad, y otras de fuerza.

En momentos SOS todos pueden colaborar si aplicamos inteligencia profesional.

Comúnmente las secretarias somos conocidas como unas fieras, hay que decirlo, en muchos casos los delirios de poder pueden convertirnos en dragonas, como las de Shrek. Somos las villanas del piso.

Eso en la práctica y a la larga NO funciona. Por eso, es importante tener una relación política y amable con los que nos rodean, por ejemplo:

 Personal de seguridad, guardias: son aquellos que nos pueden ayudar a proteger nuestra integridad cuando alguien que no deseamos anda merodeando cerca del trabajo, se pueden convertir en los que te cubran de la escapada a último minuto y en momentos de SOS ellos se pueden volver hasta cargadores de las “1000 rosas” para darte una manito.

 Personal que hacen oficios varios como aseo pueden consentirnos en los antojos que tenemos, son los que pasan haciendo un hueco en el piso de tanto que van a la tienda a comprarnos nuestros snacks para que podamos tragar. En momentos SOS te pueden servir de mensajeros tanto de cositas del trabajo como de diligencias personales.

 Personal de movilización, los chóferes: ni se diga son tu llamada directa a saber con qué carácter viene tu jefe, a qué hora llega y qué diligencias personales tiene que atender. En esos momentos críticos te pueden hasta contar qué infidencias habló tu jefe de ti cuando estaba en el carro.

 Personal de comunicación: son aquellos que te pueden mantener informados de las noticias del mundo, de tu jefe y te pueden ayudar a estar al día de las nuevas normas ortográficas al momento de redactar una comunicación.

 Personal contable: su importancia se nos refleja en los ojos 🤑. Comúnmente  las personas que trabajan en está área son muy serias y herméticas, pero es por la responsabilidad y concentración que deben tener en el momento de hacer cuentas. Lo importante es que son ellas o ellos los que nos sacan de un apuro cuando a tu jefe le den ganas de cumplir un antojo de último momento. Eso sin mencionar que te podrán ayudar en temas personales, declaración de impuestos y hasta te pueden gestionar a mayor velocidad un préstamo, si lo pediste para cubrir una emergencia.

 Personal de recursos humanos: se supone que son abogados de nosotros a la hora de cualquier necesidad y ellos te ayudarán a tramitar cualquier permiso, vacación o salida sin que tu jefe lo sepa. En momentos de SOS te pueden poner a alguien más para que te colabore cuando estás lleno de trabajo 

 Jefes administrativos: son aquellos que deben responder a tu jefe. Pues ¿qué sería de nosotras sin su apoyo? Para convocar una reunión debemos contar con su colaboración porque aunque lo que diga nuestro jefe ellos lo deben cumplir, siempre es bueno un poco de cooperación. En momentos SOS son ellos los que abogarán por ti cuando quieran cortar tu cabeza.

 Compañeras de oficio: nos pueden ayudar a redactar una comunicación, darnos ideas e incluso hacerse pasar por ti cuando en verdad lo necesites.

En fin la lista es tan larga y eso, que en cada institución los puestos pueden variar de acuerdo a la actividad a que se dedique.

Pero volviendo a nuestro tema, y aunque me torne ya más escueta, el ingrediente del que he hablado entre líneas y al que quiero llegar se llama AMABILIDAD. No hay nada que el buen trato, el pedido de ayuda cordial y una sonrisa no pueda solucionar.

Créanme he estado a punto de tirar la toalla, porque en definitiva depender del carácter de una persona es agotador, pero eso me ha mantenido y no quiero con eso decir que nos podemos dejar llenar de tareas por ser “tan queridas” o que vamos a convertirnos en la crema agridulce de lambisconería oficial del trabajo, sin embargo, un No! con amabilidad puede ayudarnos cuando necesitemos pedir apoyo de otras personas.

Conclusión

Entonces nuestro éxito en lo que hagamos también depende de la actitud que tengamos en la relación con el equipo que trabajamos.

Nosotras estamos solo de paso, así que a divertirnos, reírnos de lo que nos pasa y relacionarnos porque la verdadera riqueza de nuestra posición es la relación que tenemos con los demás.

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Marce, te agradezco mucho que hayas querido compartir aquí un tema tan interesante como el que has escrito. No puedo estar más de acuerdo contigo. Solo se consigue la colaboración de los demás, cuando uno mismo es amable y ayuda a otros. Todo el mundo huye de las dragonas y de los egos crecidos en la oficina.

Muchas gracias

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