El primer escollo de toda empresa Pyme consiste en pasar de una empresa en formación a una empresa en crecimiento.
A partir de ahí, debe enfrentarse a nuevos desafíos, entre los cuales uno de los más importantes es prepararse para soportar este crecimiento y no zozobrar en el intento.
Para lograrlo, la Pyme debe apoyarse en tres pilares fundamentales:- la comunicación interna,
- los procesos,
- la delegación.
Estos tres pilares no son independientes entre sí. Por el contrario, se nutren y fortalecen mutuamente.
Para que exista una adecuada delegación de tareas, es necesaria una excelente comunicación del resultado esperado y deben existir procesos que reglamenten el accionar de la persona para el logro del objetivo.
La comunicación
En la definición clásica, la comunicación está dada por el esquema emisor - canal - receptor que incluye una retroalimentación del receptor hacia el emisor para chequear que entendió del mensaje.
En estos tiempos, sin embargo, ese concepto se ha replanteado. En primer lugar hay que tener en cuenta que es el emisor el responsable de la comunicación y de lo que entiende el receptor de lo que él dijo o dejó de decir.
Hay que tener en cuenta que en un mensaje sólo el 30% del mismo está dado por lo que la persona dice. El 70% restante del mensaje está compuesto por cómo lo dice; por sus gestos, tono de voz, disposición corporal.
Debido a esto, es necesario que el emisor también sea responsable de lo que entendió el receptor del mensaje. No solamente es importante qué le dije, sino cómo se lo dije y qué entendió el receptor de lo que dije.
En palabras de Ernesto Maturana:"SOY ABSOLUTAMENTE RESPONSABLE DE LO QUE DIGO, MARAVILLOSAMENTE IRRESPONSABLE DE LO QUE ESCUCHAS Y ABSOLUTAMENTE RESPONSABLE DE LO QUE MI DECIR DISPARA EN TI".
Por ello cuando transmitimos un mensaje es necesario cerciorarnos de qué es lo que la otra persona interpretó de lo que le estoy diciendo.
Los procesos
Los procesos son como los mapas de las organizaciones; sin ellos estamos a la deriva: avanzamos pero realmente no sabemos si estamos yendo en la dirección acertada.
Los procesos son las reglas internas de la organización. Lo que a mí me gusta llamar, la ley de la empresa; cómo se hacen las cosas en la empresa.
Esta ley tiene la particularidad que es única y diferente para cada empresa, es su huella dactilar.
Los procesos deben ser rígidos pero, a su vez, tienen que ser lo suficientemente flexibles para que puedan no sólo contemplar las excepciones, sino también estar abiertos a modificaciones.
Es necesario que estos procesos sean creados por la dirección y los mandos medios, deben ser consensuados con los empleados que son los reales ejecutores de estos procesos; para que, por un lado evalúen si cuentan con los recursos necesarios para llevarlos adelante y por otro lado, eleven las propuestas de mejora que consideren oportunas.
Aquí ya vemos la primera interrelación: para que un proceso se cumpla, debe ser adecuadamente comunicado para evitar errores a la hora de ejecutarlo.
La delegación
¿Qué es delegar? ¿Cómo hago para delegar? Todos alguna vez nos hemos hecho estas preguntas. Delegar significa desarrollo tanto para la empresa, como para las personas que la componen.
Al delegar, no sólo transmitimos conocimiento y le damos la posibilidad a otro miembro de nuestra organización de demostrar sus capacidades; sino que también generamos algo imprescindible en toda organización; la confianza para con nuestros empleados. Es muy difícil que alguien le delegue una tarea a una persona en la que no tenga confianza de que podrá realizarla adecuadamente según sus expectativas.
Para delegar existen dos métodos:- por un lado tenemos la delegación por pedidos y
- por el otro la delegación por objetivos.
La primera se centra en el proceso y la segunda en los resultados.
Cuando delego por pedidos, lo que hago es justamente indicarle a la persona cómo tiene que hacer las cosas, "vaya a buscar esto, vaya a buscar aquello, llame a esta persona, y avíseme cuando esté realizado". Con este método uno no logra la delegación completa de la tarea; como así tampoco logra que la gente muestre toda su capacidad, compromiso y actitud hacia las tareas.
Es más, en muchas oportunidades, cuando la persona que delega ve que la tarea no se lleva adelante exactamente como lo solicitó, será él quien la termine haciendo bajo el lema "nadie lo puede hacer tan bien como lo hago yo".
Desde ya que existe una forma más eficiente de delegar y es mediante la delegación por resultados. En esta forma de delegar, se le pide a la persona un resultado determinado, haciéndola responsable del mismo; dejando en manos de la persona el método que utilizará para alcanzarlo.
Para lograrlo hay que consensuar cinco aspectos:- Resultado deseado. Creando una comprensión mutua y clara de lo que hay que lograr, el objetivo, concentrándose en el qué y no el cómo.
- Directrices. Es identificar los parámetros dentro de los cuales puede operar el individuo. Si por la experiencia del que delega, conoce algunas rutas que llevan al fracaso, las debe comunicar.
- Recursos. Identificar los recursos humanos, técnicos, económicos y organizacionales con los que la persona cuenta para alcanzar el resultado.
- Rendición de cuentas. Determinar cómo serán evaluados los resultados y en qué momento esto se realizará.
- Consecuencias. Especificar lo bueno y lo malo que sucederá como resultado de la evaluación.
Dentro de una organización y dependiendo de las circunstancias, es necesario usar uno u otro método de delegación. Es importante tener en cuenta que cuanto más se utilice el método de la delegación por objetivos, más autónoma será la organización y más rápidamente está podrá crecer y evolucionar a un equipo de trabajo basado en la confianza.
La interrelación de los tres pilares
Podemos concluir que los tres pilares están interrelacionados el uno con el otro. Que para existir se necesitan mutuamente.
No podemos pensar en procesos sin comunicación. Tampoco podemos pensar en delegación sin comunicación y sin procesos.
Por lo tanto es necesario trabajar sobre los tres de manera conjunta para cimentar el crecimiento sobre una estructura firme que le permita a la empresa encarar los nuevos desafíos que se le avecinan, en el marco de su crecimiento
Fuente http://www.mujeresdeempresa.com/los-problemas-de-una-pyme-cuando-empieza-a-crecer/