Revista Comunicación

Maquetación en Power Point

Publicado el 28 mayo 2012 por Marianaeguaras @MarianaEguaras
Antes de lanzarme algún improperio por el título del post, por favor, leedlo hasta el final J
Luego del post sobre maquetar publicaciones en Word —que despertó opiniones variopintas— decidí meterme nuevamente en el ajo y sacar a relucir la maquetación de documentos o presentaciones en Office Power Point. Ya sé que hablar de “maquetación en Power Point” puede generar más de un escozor y hasta resulta pretencioso, pero por practicidad utilizaré esta expresión como sinónimo de “dar formato” o “formatear”, términos que también utilizaré a lo largo del post.
En algunos ámbitos, como el médico, el científico y el sanitario es imposible escapar de la tiranía del Power Point. Las presentaciones de los casos clínicos o resultados de las investigaciones se hacen con este programa y así los quiere el cliente porque en los congresos o seminarios en los que utilizará esas presentaciones le exigen que el archivo sea Power Point (ejemplos 1y 2 ). Existen plataformas online específicas que se dedican a elaborar este tipo de presentaciones, como Poster Session Onliney Make Signs. Incluso algunas empresas farmacéuticas ofrecen a sus empleados formación en Power Point para la confección de póster y las universidades cursos a sus alumnos sobre esta temática.
No haré alusión al contenido de una presentación en Power Point ni a la regla 10-20-30, ni si cinco diapositivas son pocas y 30 son muchas. El contenido del archivo dependerá de varios factores y puede ser un solo slide de 90 x 120 cm, como un póster científico, o una presentación de empresa con 20 diapositivas de 25 x 19 cm. A lo que sí haré referencia es al diseño y a mínimas cuestiones que deben considerarse para realizar cualquier presentación.

1. Establecer una retícula: como si estuviéramos trabajando en un programa e maquetación, como Adobe Indesign, es necesario fijar una retícula sobre la que se organizarán los elementos (entiéndase por elementos a los cuadros de textos, las imágenes, las tablas, los gráficos, etc.). Power Point posee las herramientas Guías y Cuadrícula para realizar este trabajo. Las guías y la cuadrícula colaboran en la alineación de los objetos y proporcionan una orientación visual para volcar el contenido y editar el documento con coherencia.
Al establecer la retícula hay que considerar espacios para:- la cabecera, que en el caso de varias diapositivas se repetirá en todas y cada una;- el pie o base de la diapositiva;- los márgenes derecho e izquierdo;- el cuerpo de la diapositiva: un bloque entero, con columnas, dividido en bloques, etc.

Maquetación Power Point retícula, guías

Captura de pantalla de archivo de Power Point. El documento se compone de fichas
con estructura similar; se utilizaron guías, y se han aplicado los tips que se mencionan en este post.


2. Criterio cromático: hay archivo .pps o .ppt que parecen un festival carioca y resultan un atolladero cromático. Para evitar esto basta con establecer dos o tres colores como máximo, además del negro. Y luego utilizar variantes y gamas de esos colores a lo largo de todo el documento para que las diapositivas mantengan una coherencia cromática.
3. Selección de tipografías: utilizar una misma fuente en sus variantes cursivas y negritas, o fuentes de una misma familia, pero no cuatro o cinco tipografías diferentes. También es aconsejable fijar el tamaño máximo y mínimo del cuerpo de estas tipografías, que dependerá del carácter del archivo Power Point (no es lo mismo un cuerpo de tipografía para un póster científico que uno para un diapositiva de tamaño estándar).

póster científico Power Point congresos

Ejemplo de póster científico maquetado en
Power Point, 90 x 120 cm (por cuestiones
de confidencialidad todo el contenido
ha sido modificado)

4. Jerarquías y estilos de texto: según la naturaleza del Power Point, este puede tener dos o tres títulos diferentes además de los párrafos de texto. Es necesario establecer jerarquías entre los títulos para que puedan distinguirse visualmente y saber cuál es el principal y cuáles son los secundarios. Y repetir estos estilos de texto con el mismo criterio a lo largo de todas las diapositivas. Se puede jugar con el cuerpo de la fuente y con colores para implantar estas jerarquías de edición.
5. Viñetas: mismo criterio que el punto anterior. Si en un documento de Power Point nos encontramos con cuatro o cinco tipos de viñetas, lo más probable es que no sepamos cuál está subordinada a otra y perdamos el hilo discursivo de lo que dice el documento. Por tanto, también es un requisito deseable establecer jerarquías entre las diferentes viñetas o bullets que utilizamos.
6. Medidas de objetos: sean gráficos, tablas o imágenes es apropiado instaurar medidas estándares para estos objetos. Por ejemplo, tantos centímetros de alto o tantos de ancho, según se haya definido la retícula, y en relación a los elementos que hay que colocar en el archivo. Delimitar medidas para estos recursos hará que el Power Point se comprenda mejor y posea un orden visual. No es aconsejable colocar un gráfico enorme en una diapositiva y una tabla pequeña en otro. Si la tabla es muy grande podrá ajustarse el tamaño de la misma para que pueda leerse el interior.
Estos tips, a modo de sugerencias, no pretenden ser norma de nada, sino recomendaciones para elaborar un Power Point armónico a la vista y a los contenidos. Que cuando alguien abra un archivo .ppt o .pps que has hecho no se asuste y cierre el programa, sino que invite a seguir navegando por las diapositivas.
Ejemplo de maquetación en Power Point

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