Hace unas semanas me ofrecieron probar el servicio de Workmeter. En pocas palabras se trata de una aplicación a instalar en los diversos equipos informáticos que utilizamos, la cual recopilará datos de nuestra actividad y ofreciendo información de nuestra productividad frente al ordenador a base de reportes y gráficos. La aplicación puede utilizarse dentro de un entorno corporativo, permitiendo diferenciar entre proyectos, departamentos e individuos… Dejo para más adelante el análisis funcional, lo importante son las preguntas que me ha planteado su uso y su potencial operativo: ¿Se convertirá en una herramienta de análisis de la productividad o en una herramienta para el control de los trabajadores?
Workmeter se ha diseñado para registrar datos de nuestra actividad y transformarlos en información. Evidentemente hay un trabajo previo de configuración que permita poner en marcha el sistema, pero a partir de este punto nos ofrecerá un desglosado de las aplicaciones usadas y webs visitadas, así como cuánto tiempo pasamos en cada una.
Creo que en nuestra sociedad hay una falta de cultura productiva. Entendemos por producir trabajar cuantas más horas mejor, primando la presencia en el lugar de trabajo por encima de la obtención de resultados. De esta premisa se derivan una serie de perjuicios que pueden catalizar la sorpresa de la primera revisión de los datos obtenidos a través de la aplicación. Nos podemos encontrar situaciones como:
- El listado de aplicaciones utilizadas refleja una gran cantidad de páginas web a las que los trabajadores dedican una cantidad de tiempo significativo. Mis empleados navegan en exceso y esto evita que sus proyectos avancen.
- El porcentaje de uso de las aplicaciones específicas para el trabajo que realizamos no es mayoritario, a pesar de ser de las más utilizadas. No se aprovechan suficientemente los recursos que ponemos a disposición del equipo para realizar su trabajo.
- Enlazando con el anterior punto, el tiempo dedicado a las aplicaciones de uso común es el más destacado. El operario ofrece una profunda dedicación a su trabajo. Quizás el equipamiento informático y el software no funciona eficientemente, creando demora en el trabajo de la gente que lo utiliza.
- Se detectan períodos de inactividad durante el día. El número de pausas es excesivo, hace un mal uso de la libertad otorgada. Existe el trabajo offline fuera del ordenador, lo que workmeter aún no registra, y una infinidad de situaciones que nos pueden apartar de delante la pantalla…
- El gráfico de actividad productiva indica una desviación notable del número de horas de producción deseadas. ¿Se puede llegar a producir 8 horas al día? Se ha parado a pensar en qué es el número de horas de producción deseada. Están basados en criterios racionales.
Un conjunto de ejemplos exagerados que caricaturizan una situación que se puede vivir en aquellas empresas que cuentan con una dirección que aún cree que más cantidad es mejor.
Workmeter me parece una gran herramienta para ayudar en un proceso de mejora continua que permita a nuestro equipo a ser más asertivo en su trabajo, pero tengamos en cuenta que sólo se trata de una herramienta que ofrece información y que sin unos criterios de lectura esta puede ser distorsionada y mal interpretada. Corremos el riesgo de desviar la atención de lo que realmente importa: los resultados y la calidad del trabajo.
Antes de iniciar un proceso como de mejora productiva fijemos unos criterios mínimos: Busquemos una motivación, fijemos un calendario junto con un sistema de revisión de los datos, dialoguemos con los trabajadores e intentamos comunicar nuestras metas e intenciones, contrastemos los datos obtenidos con los resultados de nuestros proyectos etc … Apliquemos planificación y reflexión antes de empezar, contando con la participación y complicidad de nuestro equipo.
Utilizar herramientas como Workmeter para el control de los trabajadores es algo condenado al fracaso. Aunque conseguir una mejora en la productividad del equipo y el individuo, éste puede ver mermada su calidad de vida debido a la presión extra que se aplica al trabajador, y de la distancia que se crea con la dirección debido a la percepción negativa de sus intenciones.
Me permitiréis que deje para la próxima semana dos post complementarios, uno sobre que es para mí cultura productiva, y el análisis funcional de Workmeter. Mientras os invito a que dejéis vuestras reflexiones sobre estos tipos de software. ¿Qué pasaría si de un día para otro te encuentras con que tu empresa ha decidido aplicar un programa para estudiar tu actividad? ¿Y si vosotros fuerais los responsables, qué criterios primaríais para analizar los datos y aplicar mejoras? ¿Os decantaríais por una actitud constructiva o te os escoraríais hacia actitudes de control?