Medline Europe, la sede Europea de Medline dedicada a la fabricación y distribución de productos médicos y quirúrgicos en más de 27 países y con más de 1.500 empleados, ha conseguido ahorrar más de 300k euros en gastos de gestión de viajes corporativos gracias a la implantación de la solución Destinux de Consultia Business Travel.
Medline Europe implementó Destinux para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos que eran administrativo/ financieros, una asignación incorrecta de los gastos de viajes a los empleados y divisiones de la empresa, falta de cumplimento de la política de viajes y un deficiente servicio de atención ante posibles imprevistos a los empleados.
Desde su implantación, Destinux les ha permitido conseguir un ahorro de entre un 13 y un 24%, dependiendo del país, en la gestión de los viajes de negocios. Esto ha sido posible gracias a una correcta asignación de gastos y una digitalización de los procesos que ha redundado en una automatización de autorizaciones y un mayor cumplimiento de políticas de viajes, además de mejorar el servicio a las personas, antes, durante y después del viaje.
Antecedentes y solución a necesidades específicas a nivel de usuario y de gestión
Medline Europe, con un volumen anual en viajes en Europa de 1,8M euros, estaba viviendo complicaciones en la gestión de sus viajes al no disponer de tecnología y un servicio personalizado.
La compañía de healthcare acudió a Consultia para solucionar los problemas que tenía en la gestión de sus viajes corporativos tanto administrativo-financieros (descuadres de gastos, falta de consolidación de los pagos, dificultades que generaban trabajo adicional al departamento con costes adicionales asociados) como el descontento en el colectivo de empleados que tenían que viajar por el mal servicio proporcionado por el anterior proveedor de servicio de viajes.
Con la implantación de Destinux, la solución SaaS (software as a service) de Consultia Business Travel, la empresa consiguió solucionar necesidades específicas gracias a los diferentes módulos de Destinux, tanto a nivel de usuario para poder realizar las reservas de forma personal e individualizada como a nivel de gestión, con módulos que automatizan su política de viajes y de autorizaciones internas y les facilitan tener informes actualizados y digitalizados de los costes y viajes. Además, les ha permitido tener toda la información financiera integrada y disponible en cualquier momento, de forma estructurada y consolidada en un solo lugar.
Por último, todo el equipo de Medline dispone de la asistencia profesional de un Personal Travel Assistant que les asesora, gestiona sus reservas y les resuelve cualquier incidencia durante los viajes, así como una persona experta en MICE que les ayuda en la organización de los viajes y eventos especiales que realizan y de un teléfono de emergencias 24h para darles soporte en los viajes.
Beneficios obtenidos: ahorros en tiempo y dinero
Gracias a todas las funcionalidades de Destinux, la compañía asegura haber mejorado notablemente en el tiempo que empleaban en solicitar una reserva, elegir las opciones, solicitar autorizaciones, recibir los billetes. Tras su implantación, todo ese proceso es más rápido y está centralizado desde Destinux o bien desde el trato directo con el Personal Travel Assistant. Desde el punto de vista del usuario, la directora financiera de Medline, Mariví Martín-Hordanza, destaca "el trabajo del Personal Travel Assistant, que siempre está disponible, y resuelve nuestras dudas, así como también ayuda en las reservas". Por el lado de la empresa, "valoramos haber reducido los tiempos del proceso de gestión de reservas, aprobaciones, contabilización de facturas y poder preparar informes detallados" y "el descontento de las personas que viajan ha cambiado a satisfacción".
Como resultado de las implementaciones establecidas por Consultia Business Travel, desde Medline calculan que han conseguido ahorrar más del 15%, tal y como explica su directora financiera: "los ahorros vienen principalmente por la digitalización de procesos que supone un ahorro de tiempo al viajero, al autorizador y al departamento administrativo-financiero y la mayor y mejor oferta en los productos a elegir".
Los buenos resultados que les ha proporcionado Destinux en España han llevado a la compañía a ampliar el servicio al resto de Europa: Portugal, Republica Checa, Eslovaquia, Italia, UK, Irlanda, Alemania, Francia, Austria, Países Bajos, Bélgica, Suiza y Suecia.
Se puede acceder al Case Study completo aquí
Sobre Consultia Business Travel
Consultia Business Travel® es una compañía española especialista en la gestión integral de los viajes de negocios (Travel Management Company). Gracias a Destinux®, su solución diferenciada basada en un software en la nube con un servicio de asesoramiento personalizado (Personal Travel Assistant), ofrece una solución integral para la gestión de los viajes de empresa. Además, de gestionar las necesidades de reuniones, incentivos, congresos y eventos (MICE) que la empresa necesite.
La compañía, de capital español y fundada en 2010, cuenta actualmente con sedes en España y Portugal. La startup en fase Growth Stage, ha integrado en su potente sistema de gestión cerca de 3 millones de hoteles, más de 600 compañías aéreas, 27 compañías de alquiler de coches distribuidas por todo el mundo y traslados privados en más de 160 países, trenes, barcos y taxis y VTC en más de 90 estados, con lo que consigue una conectividad online y eficiencia que destacan en el mercado del viaje de empresa.
Sobre Medline Europa
Medline es una compañía global, fabricante y distribuidora de productos y servicios para organizaciones sanitarias en los cuatro continentes. Con sede en Northfield (Illinois, Estados Unidos) cuenta con más de 34.000 empleados en todo el mundo y opera en más de 125 países y territorios.
En 2022 Medline se colocó entre las 5 compañías más grandes del mundo en el sector Medtech a nivel de ingresos, superando los 21 mil millones de dólares. Medline ofrece más de 360.000 productos de más de 250 categorías en América, Europa, Oceanía, Asia, África y Oriente Medio.
En Europa, Medline opera en más de 27 países y cuenta con 4 centros de producción y 10 oficinas comerciales.
El objetivo de Medline es mejorar la atención al paciente y la calidad de vida de las personas, prestando una especial atención a la sostenibilidad, a la comunidad y al suministro ético, con el desarrollo de programas de progreso Medioambiental, Social y Gobernanza (ESG)