Desde hace tiempo, venimos detectanto que el mecanismo de avisos de nuevos archivos en las carpetas produce cierta confusión.
El 80% de las empresas usuarias de Dataprius utilizan los avisos para notificar a sus usuarios sobre la disponibilidad de nuevos archivos en el sistema.
Mejorar la comprensión y la facilidad en el establecimiento de los avisos estaba pendiente desde antes del lanzamiento de la última versión.
La sencillez de los avisos esconde cierta complejidad
El concepto inicial es sencillo:
- Establecer que cuando existan nuevos archivos en las carpetas se envíe automáticamente un email de aviso a los usuarios permitidos de dicha carpeta.
La compeljidad y la posible confusión pueden producirse:
- Al no tener en cuenta si los avisos se han definido para una carpeta en concreto o para la carpeta y sus subcarpetas.
- Saber que los avisos se emiten para los usuarios permitidos de esas carpetas.
- Incluir o excluir usuarios que recibirán los avisos.
Rediseño del establecimiento de avisos en las carpetas
Con el fin de evitar las confusiones que se venían produciendo se han realizado cambios.
Ahora existen dos formas de configurar los avisos. Cada usuario de Dataprius según sus preferencias puede hacerlo de la forma que le resulte más cómoda.
- Gestión de avisos por usuarios
- Gestión de avisos por carpetas individuales.
La aplicación nos permite seleccionar una de las dos formas.
¿Cuando usar una de las opciones?
- Gestión por usuarios.
Cuando lo habitual es que se envíen avisos a todos o casi todos los usuarios de nuestras carpetas. - Gestión por carpetas individuales.
Cuando sólo queremos que se envién avisos en ciertas carpetas y para ciertos usuarios.
Gestión por usuarios en la aplicación
Cuando queremos definir los avisos para las carpetas se muestra esta ventana.
Podemos activar o desactivar el envío de Avisos en cualquier momento.
Las carpetas tienen sus usuarios permitidos. Dentro de los usuarios que permitimos podemos designar aquellos que recibirán avisos, esos son los Seleccionados.
Gestión por carpetas individuales
Cuando la empresa quiere afinar en los avisos que se envían, esta forma de configurarlos ofrece un control total sobre las carpetas y los usuarios involucrados.
La ventana permite de forma visual:
- Establecer si los avisos se aplican sobre una carpeta o sobre la carpeta y las subcarpetas.
- Comprobar y modificar los usuarios permitidos para cada carpeta.
- Seleccionar los usuarios concretos que recibirán avisos.
Conclusiones.
La nueva forma de establecer los avisos, nos ofrece un mayor control y la posibilidad de visualizar de forma más sencilla cómo están definidos los criterios.
Aunque las ventanas y la gestión puedan parecer más complicadas con el uso se observa que ofrece mucha más sencillez que anteriormente.
Probarlo no lleva más de un minuto. Podemos hacerlo sobre alguna carpeta, con nuestro usuario definiendo que se envíen avisos, basta con que subamos un archivo y veremos cómo actúa el sistema enviándonos el email de aviso.
¿Cómo obtener esta mejora?
Basta con decargar e instalar la versión disponible en la zona de descargas de la web de Dataprius:
https://dataprius.com/descargas
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