Administrar la nómina de pequeñas empresas no es tan fácil como a la gente le gusta creer. Por lo general, las personas que hablan de ello han trabajado en el mismo puesto de gerente de nómina durante muchos años y están acostumbradas a lidiar con los formularios W-4 o W-9 adecuados para contratistas del IRS . Sin embargo, cuando se dirige una pequeña empresa, aprender a hacer la nómina por sí mismo lleva tiempo.
Hay diferentes opciones al ejecutar la nómina, pagar salarios o realizar un seguimiento de las horas del personal. Las pequeñas empresas pueden seguir haciéndolo manualmente, pueden usar software para ayudar con el aspecto de la nómina o usar una solución de administración integrada que prácticamente lo hace todo por usted.
Veamos ahora estas opciones con un poco más de detalle.
Software para nómina
El software está disponible solo para ejecutar la nómina. Con mucho gusto sumará el pago adeudado por cada trabajador, realizará los cálculos de nómina, preparará los formularios de impuestos para la nómina para el IRS e iniciará las transferencias bancarias para pagar a cada empleado.
Esto funciona bien para las empresas pequeñas y medianas donde el personal tiende a tener salarios fijos sin horas extras donde el monitoreo de las horas trabajadas es menos preocupante. Para una nómina más simple que generalmente no incluye el seguimiento del reloj, la supervisión y aprobación de la gerencia y otras sutilezas, estas soluciones son bastante viables.
Cuando necesite ir más allá de lo básico al integrar las funciones de seguimiento de tiempo, tiempo de vacaciones, hojas de tiempo con verificación GPS, junto con informes detallados a nivel local o regional, se requiere una solución de software más integrada.
Nómina manual
La nómina manual ciertamente se puede hacer con la ayuda de una calculadora, un libro mayor y un conocimiento sólido de las reglas fiscales relevantes. Para las personas que siempre han completado la nómina de esta manera y nunca se han movido a una solución de software más sofisticada, ciertamente es posible continuar de esta manera. Sin embargo, no escala bien cuando la empresa crece con un número cada vez mayor de empleados, trabajadores a tiempo parcial y contratistas.
Algunas partes de un proceso manual aún pueden usar soluciones computarizadas para ayudar, por ejemplo, una hoja de horas para que la gente inicie sesión y salga o los registros mensuales recopilados de una máquina de registro / salida podrían confirmar las horas trabajadas. Es posible que las empresas se hayan ido un poco a la alta tecnología con insignias biométricas que confirman quién está en el lugar, cuándo llegaron y cuándo se fueron por el día. Algunos aspectos de la nómina también se pueden realizar en Excel.
Independientemente de los procedimientos manuales de nómina y las soluciones de software de mosaico implementadas para completar la nómina en cada período de pago, se vuelve terriblemente complicado ya que unos pocos empleados se convierten gradualmente en una fuerza laboral sustancial.
Mejor supervisión de la gestión mediante soluciones de software
Es importante una supervisión administrativa adecuada, particularmente dentro del departamento de finanzas. Cuando alguna vez ha habido un problema sobre transacciones financieras cuestionables y consultas con el banco al respecto, tener la información correcta a mano significa que los problemas se detectan antes.
Con las soluciones de software que ofrecen registro digital de la hoja de horas, un supervisor puede revisar la información de la hoja de horas proporcionada usando una aplicación móvil para verificar si hay errores. Esto evita que los miembros del personal paguen de más o de menos por error .
Software para seguimiento de nóminas y tiempos
Puede ahorrar aún más tiempo y estrés si el software que utiliza para ejecutar la nómina también captura sus datos de seguimiento del tiempo. Esto es especialmente valioso para empresas más grandes y maduras con muchos empleados. Cualquiera que trabaje en una función de nómina dentro de un departamento de contabilidad puede verse abrumado rápidamente por la compleja tarea de agregar y verificar los datos de tiempo y asistencia para una gran lista de personal. Al generar informes de nómina listos para ejecutar basados directamente en los datos capturados por su reloj, estos productos de software más completos pueden ahorrarle horas de trabajo a su equipo de contabilidad.
Informes y análisis de datos personalizados
Los informes personalizados y los datos analíticos detallados son útiles para los altos directivos preocupados por el aumento del costo de la nómina o los picos en la demanda de personal en un negocio estacional donde la nómina crece sustancialmente. En lugar de operar en gran medida en la oscuridad con los costos variables de personal, al utilizar un excelente software de nómina de un proveedor de calidad, es posible comparar los gastos de personal de las temporadas anteriores y de mes a mes.
Cuando se dispone de datos fiables, los altos directivos pueden apreciar mejor si la fuerza laboral está creciendo con la demanda al mismo ritmo o si un mayor número de miembros del personal gestiona menos ingresos comerciales por empleado . Esto último indica una reducción en la eficiencia de los trabajadores o quizás bajos ingresos por venta en comparación con años anteriores debido a la ampliación a mercados menos rentables.
Si bien no hay duda de que algunas empresas pueden funcionar satisfactoriamente utilizando un sistema puramente manual para el cálculo de la nómina y los pagos al personal, a medida que las empresas crecen, la gestión de la nómina se vuelve mucho menos manejable de esta manera. Algunas empresas pasarán a la subcontratación de nóminas, pero esto tiene preocupaciones de seguridad preocupantes y los costos aumentan notablemente a medida que aumenta la lista de personal. La gestión de la nómina internamente mediante soluciones de software sofisticadas y escalables es una opción mucho mejor para la mayoría de las empresas.
La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.