El mundo del management está lleno de programas y teorías para ser más efectivo y ejecutar las tareas en tiempo y forma. Algunos optan por usar sistemas GTD lo cual es muy práctico para una persona o dos como máximo, pero si hemos de enfrentarnos a proyectos complejos con interactuación de más personas lo ideal es pasarse al mundo de la gestión de proyectos.
Sobre este particular hay literatura para dar y vender, incluso hay una certificación para gestionarlos, y dentro de este mundo hay corrientes y teorías para dar y vender, que si agile, que si SCRUM y otras tantas que uno se podría perder mirándolo los árboles sin entender el concepto del bosque.
La idea fundamental de una gestión de proyectos es relativamente simple, a partir de la cual podemos ir añadiendo capas de complejidad pero la idea base es que hay un dueño del proceso y los recursos, y unos recursos que ejecutan unas funciones. En este caso, el dueño del proceso es prácticamente Dios y se hace lo que dice, es el que provee de todos los recursos y se le concede el acceso a los mismos desde el principio para evitar problemas de abastecimiento o de sobrecarga.
Si miramos por ejemplo Scrum, vemos que la cosa se complica y hay un rol más con lo que quedaría en Product Owner que representaría al cliente y define lo que ha de hacer o dejar de hacer el producto, el Scrum master que vendría a ser algo equivalente al líder del equipo que se encargaría de mantener el proyecto en fechas, tiempos y metodologías y el Scrum Team que es el que ejecuta las órdenes.
Claro que complicarlo solo con un rol más no sería suficiente, aquí entran en acción lo que llaman interaciones. Si no me equivoco demasiado son ciclos cortos de desarrollo que sirven para ver que todo está funcionando dentro de tiempos, parámetros y requisitos, así como para corregir desviaciones y corregir a tiempo antes de que sea todo demasiado tarde.
Esto implica, por supuesto, una muy buena comunicación y no perder tiempo en reuniones largas que no llevan a nada. Son sesiones rápidas y de repetición casi diaria donde se actualiza a todo el equipo del estado del proyecto, se prueba lo avanzando y se cierran fases para no ir arrastrando partes del proceso y poder avanzar.
Lo divertido del caso es que yo he estado estudiando proyectos y me hizo gracia leer esto de las iteraciones y los bucles porque es algo que ya hacíamos antes de conocer incluso que tenia un nombre. Cada día hacíamos media hora de repaso de lo hecho el día anterior, se probaba, se comprobaba que estaba dentro de especificaciones, discutíamos necesidades y siguientes pasos, y todos a trabajar donde más le apeteciera -su casa, la oficina o en el bar- hasta el día siguiente que repetíamos el proceso.
Parece bastante pesado, pero como has de estar muy enfocado a tareas no te dispersas discutiendo sobre si azul cobalto o azul índigo, sino que se decidía rápido y si no había consenso, siempre existía la persona que era dueña del proyecto que tomaba la última decisión. Además, esta persona tenía el poder necesario para conseguir los recursos necesarios si era menester y estaba justificado y el resto del equipo podía estar centrado en su trabajo y no quejándose que le faltaba acceso a un servidor o que Antonio no le hacía ni caso, el responsable se hacía cargo de todo ya que estaba informado puntualmente día a día.
Como veis, o al menos yo lo he vivido así, es un sistema eficaz si se trabaja de forma conjunta y respetando las reuniones y los tiempos. Se avanza rápido, no se gasta el tiempo y los objetivos se consiguen en tiempo, forma y calidad. Y si por si esto no fuera poco, es el sistema que se está imponiendo no solo en tecnología, sino ingenierías, consultorías y no os perdáis el detalle, en el mundo legal, que también están descubriendo las bondades de estos sistemas para controlar los tiempos, los costes y los resultados.
[1] Sánchez, Jordi. " Qué es GTD: el método que revolucionará tu vida ". Productividad Personal.
[2] Project Management Institute
[5]The Hunt for Red October