Lo que si tuve claro desde el principio fue coger como referencia la metodología GTD (Getting Things Done de David Allen), lo que no tuve tan claro fue, ¿cómo?, o mejor dicho ¿con qué?… el método me resultó claro, pero a pesar que en el libro se muestran ejemplos de como aplicarlo, creo que el detalle ya depende de cada uno.
Cada persona tiene su realidad y es necesario que uno se sienta cómodo con sus herramientas y los procesos se adapten a cada estilo de vida o tipo de trabajo. Es así, y no queriendo forzar comportamientos o bien incorporando las herramientas de forma traumática, cuando el porcentaje de éxito en la implantación del método es alto.
En estos años, he probado muchas cosas hasta dar con lo que, de momento, me funciona, con el tiempo he ido localizando cuales eran mis puntos negros en el proceso y he intentado evitarlos adaptando la metodología a mi manera de hacer las cosas.
Los elementos principales que componen mi sistema, son:
Agenda (punto central de mi sistema): Una Moleskine a semana vista (de 18 meses). Tiene un tamaño muy agradable, no es ni grande ni pequeña, pero lo mejor, es su distribución, en la parte derecha tienes los días de la semana para anotar las citas, y a la izquierda tienes una página en blanco.
La página izquierda la divido dos partes: Acciones Siguientes (listado de acciones que no están planificadas aún o no tienen plazos) y listado de ‘cosas’ A la Espera (cosas que espero de otra gente).
Cuaderno de Proyectos: en esta libreta tengo todos los Proyectos en marcha, cada página es un proyecto con su titulo, los objetivos (resultado que espero del proyecto) y plazos, (ya sean internos o externos) y, evidentemente, las acciones que lo componen. Las últimas páginas las uso para mi lista de Algún Día/Tal Vez.
Cuaderno de mano: mis herramientas principales de recopilación son el móvil o ordenador con el todopoderoso Evernote y un pequeño cuaderno de mano, uso uno u otro depende de la situación, por ejemplo el móvil/Evernote cuando no estoy en la oficina y el cuaderno cuando estoy en la oficina o en alguna reunión (en estas siempre ‘queda mejor’ trastear una libreta que el móvil).
Estuche de rotuladores: parece una tontería, pero me gusta poner color a las notas (por ejemplo, escribir los objetivos en verde me motiva, o el rojo para los plazos…), estos, además de favorecer mi productividad también favorecen mi creatividad: mapas mentales o esquemas: con color mucho mejor!
Así, con todos estos elementos, mi proceso, sería:
Con la lista de Acciones siguientes y las del Cuaderno de Proyectos me planifico el día (acostumbro a escoger intuitivamente, teniendo en cuenta la situación, tiempo y energía disponibles y prioridad) y también reviso la lista de A la Espera y hago los recordatorios oportunos.
Al final del día, vacío las bandejas de entrada (o el lunes por la mañana de las cosas del fin de semana), recordemos que recopilo en un cuaderno o Evernote. Decido donde va cada cosa, a la Agenda como cita o como Acción Siguiente, al Cuaderno como Proyecto nuevo o como acción de alguno de estos o a la lista de Algún Día. No me olvido en este momento de hacer todo lo que me ocupe menos de 2 minutos, de tirar cosas a la papelera (en este casos, tachar o borrar), y archivar material de consulta o el de apoyo de los proyectos.
La revisión semanal, me coincide con el cambio de página de la agenda, este simple hecho me implica transcribir la lista de Acciones Siguientes y A la Espera, a la siguiente página, este ejercicio si o si lo tengo que hacer ya que sino perdería de vista la lista de Acciones Siguientes/A la Espera, así el hecho de tener que ‘arrastrar’ la lista a la página siguiente hace que me vea forzado a mantener el orden y la limpieza. Si hay alguna acción que ya tengo claro mas o menos cuando la haré la ‘envío al futuro’, o sea, la anoto en la página izquierda de la agenda de la semana que toque… como el sistema de carpetas que propone David Allen en el libro Organízate con Eficacia. Durante el proceso también hago revisión del cuaderno de proyectos.
E aquí, muy resumidamente, mi método, he de reconocer que soy ‘muy fan’ del papel, por lo que me resisto aún a utilizar algún software, y aunque sé que este me aportaría ventajas y que seguro que en el futuro terminaré con alguno, de momento sigo con mis cuadernos y colores.